03.2017

Outils collaboratifs : des bénéfices évidents, même pour la PME

Si le collaboratif est souvent associé aux grandes entreprises, où la communication n’est pas toujours aisée, les petites sociétés peuvent elles aussi tirer profit des nouveaux outils disponibles – et ce, quel que soit leur secteur d'activité. C’est du moins l’avis de Loïc Vanhove, consultant en e-commerce chez Retis, bureau-conseil indépendant, spécialisé en e-commerce & e-business.

Marc Husquinet

Alors qu'elles travaillaient autrefois de manière asynchrone, les entreprises se doivent désormais d'être dynamiques, réactives et flexibles. Que ce soit pour la création de documents, le partage et la centralisation d’informations ou encore la gestion de projet, il existe désormais de nombreux outils susceptibles de promouvoir des méthodes de travail synchrone axées sur la collaboration. D'autant que les avantages de ces outils sont évidents, aux dires de Loïc Vanhove, consultant en e-commerce chez Retis : augmentation de la productivité, gain de temps, amélioration du confort au travail, diminution des risques d’erreur, etc. Bien évidemment, les aspects relatifs à la sécurité de l’information doivent être pris en compte, qu’il s’agisse de risques de perte, mais aussi de vol de données sensibles, surtout si l’outil collaboratif est utilisable en ligne.

Pour tous

« Aujourd'hui, plus personne ne contesterait l'utilisation de Word par exemple. Il devrait en être de même pour les outils collaboratifs », estime encore Loïc Vanhove. « Toute entreprise, quels que soient sa taille et son secteur d'activité, peut trouver sur le marché une solution adaptée à ses besoins, que celle-ci soit développée par un grand éditeur de solutions ou un studio plus petit. Certes, il importe d'abord de dresser un état des lieux de la situation de l'entreprise et de bien comprendre ses attentes. À cet égard, le recours à un consultant extérieur peut se révéler intéressant pour apporter un regard neuf et neutre sur les processus organisationnels et la manière de les améliorer. En outre, ce regard extérieur permettra de présenter l'offre du marché, sans parti pris, et peut-être d'imposer plus facilement une solution originale. »

« Les outils collaboratifs sont désormais particulièrement conviviaux et faciles à déployer. Il est même possible de procéder de manière progressive, sans forcément chambouler d'emblée l'ensemble des méthodes de travail existantes, ce qui permettra par ailleurs un retour sur investissement plus direct », note encore Loïc Vanhove, qui insiste sur la dimension humaine d'un tel projet. « Pour qu'un outil collaboratif soit un réel succès, il importe de bien présenter le projet, de sensibiliser les équipes et de former à l'utilisation de l'outil en expliquant ce qu'il peut apporter à chaque collaborateur. Car un outil collaboratif n'est qu'une solution parmi d'autres, qui doit répondre à un besoin concret et permettre d'améliorer une situation existante. »

Par ailleurs, Loïc Vanhove insiste sur la gestion du changement inhérente à ce type de projet : « L'homme est par nature réticent au changement. Il faut donc lui faire accepter l'outil sans le forcer et continuer à faire vivre la solution sans faire de forcing. Il est également bon de souligner le fait que si l’outil collaboratif est un outil numérique, il ne doit certainement pas éliminer le contact humain. Enfin, si l'outil ne rencontre pas le succès escompté, il est important d’en comprendre la raison pour continuer d’avancer en rectifiant le tir. »

Pour aller plus loin

Loïc Vanhove sera l’orateur de deux formations sur les outils collaboratifs organisées le 20 mars prochain chez BECI :

9h à 12h30 Outils collaboratifs en ligne : édition et partage de documents Créer des documents, les éditer à plusieurs simultanément et les partager d'un simple clic grâce aux outils collaboratifs d'édition et de partage.
13h30 à 17h Les outils collaboratifs de gestion de projet. La gestion de projet, elle aussi, peut se faire de manière collaborative ! Découvrez les outils collaboratifs spécialement créés à cette fin.


Info et inscriptions :
Émilie Lessire - ele@beci.be ;  02 643 78 11.