Les médias sociaux au travail

La présence des employés sur les médias sociaux dans le cadre de leur travail est une réalité.

Comment gérer le temps passé par les employés sur ces réseaux ? Les employeurs sont parfois démunis face à cette question. Par ailleurs, certains débordements à l'occasion de communications faites sur les médias sociaux peuvent poser problème. Conseils d’expert.

Les excès des médias sociaux

Avec l'utilisation de médias sociaux, certains problèmes peuvent apparaître dans le cadre de la relation de travail. 

Il peut, tout d’abord, s'agir d'une « présence fictive » lorsque l'employé donne l'impression de travailler alors qu'il participe pendant les heures de travail à une discussion entre internautes, poste des photos ou parcours le profils de ces contacts.  Par ailleurs, le média social peut aussi être utilisé par l'employé (même de bonne foi) pour divulguer des informations confidentielles et/ou sensibles. La présence de l'employé sur un média social, ce qu’il y écrit, les commentaires qu’il faits… peuvent également porter préjudice à l’image de l’employeur.

Que dit le cadre légal ?

S'il souhaite contrôler ce qui se passe sur les médias sociaux, l'employeur doit faire preuve de finesse afin d'obtenir un équilibre entre les dispositions légales en faveur de l'employé (le respect du droit à la vie privée et du droit à la liberté d’expression) et celles qui sont en sa faveur (l'exercice de l’autorité patronale, le droit de propriété, la loyauté et la bonne foi mais également le devoir de confidentialité). Un équilibre pas toujours facile à trouver.

La nécessité d'une social media policy

L'équilibre recherché par l'employeur doit nécessairement passer par un souci de transparence à l'égard des employés. 

A cette fin, la mise en place d'une social media policy permettra d'encadrer de manière efficace l'usage qui pourra être fait par les employés des médias sociaux.

La policy définit quelle est politique l'employeur souhaite voir respecter au sein de son entreprise. Souhaite-t-il encourager ou décourager l'utilisation des médias sociaux par les membres du personnel? En effet, en fonction du secteur dans lequel il se trouve, l'employeur pourrait avoir une attitude tout-à-fait différente par rapport à l'usage qui est fait des médias sociaux par les membres de son personnel.

La partie principale de la policy porte sur les « règles du jeu » qui sont en vigueur au sein de l'entreprise. Il importe de responsabiliser le travailleur afin de lui faire prendre conscience que la diffusion d'informations sur des réseaux sociaux ne peut pas être considérée différemment d'une déclaration publique. Il n'y a pas de droit à l'oubli sur internet, une diffusion sur le net est non maîtrisable. Toute communication accessible par le grand public ou un nombre limité de personnes autres que des destinataires spécifiques (par exemple un groupe « d'amis ») pourra être considérée comme publique en raison de l'impossibilité de maîtriser sa diffusion ultérieure.

Les règles du jeu

Les règles du jeu permettent également de déterminer ce que l'employeur accepte comme contenu des échanges.

L'employé peut-il faire référence à l'entreprise? Quel titre l'employé peut-il poster sur un site professionnel tel que LinkedIn? Enfin, l'employeur devra rappeler à ses employés la notion d'information à caractère confidentiel, à savoir toute information non généralement accessible au public. Une telle information est protégée et ne peut pas être diffusée.

Autre chapitre de la policy : le mode de contrôle que pourra exercer l'employeur sur l'échange de communications publiques ou semi-publiques réalisé avec le matériel mis à la disposition de l'employé.

Enfin, la policy portera sur les sanctions qui pourront être infligées à l'employé si l'employeur constate un débordement à l'occasion de communications ou d'échanges sur les médias sociaux. Car si le Web est un outil très utile pour doper une carrière, il peut tout autant la ruiner quand on manque de bon sens numérique. Attention, un petit commentaire peut coûter cher ! Un Twitter averti en vaut deux…

En conclusion, les médias sociaux constituent un nouvel événement qui s'invite au sein de l'entreprise. Il est important d'intégrer l'usage des médias sociaux dans la relation de travail tout en permettant à l'employeur de juger des limites de l'utilisation de tels médias pendant ou hors des heures de travail. Un texte contraignant, et opposable aux employés nous semble être la meilleure solution.

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Cet article vous est proposé par Thierry Duquesne & Heidi Waem - NautaDutilh BVBA/SPRL, le 02.02.2016.

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