Ik vrees dat de klant de factuur niet betaalt. Wat kan ik doen?

De praktijk leert ons dat ondanks alle voorzorgen die een bedrijf kan nemen, er toch altijd het risico bestaat dat facturen niet worden betaald.

De beste manier om een wanbetaler aan te pakken, bevindt zich ergens tussen twee uitersten: een commerciële aanpak en de gerechtelijke procedure.

Als u vreest dat de klant u niet zal betalen, dan is er wel een zaak die u nooit uit het oog mag verliezen: communicatie. Als uw klant een klacht indient, dan weet u uiteraard meteen waar het probleem zit. U kunt dan focussen op de oplossing die de tevredenheid van de klant zal herstellen. Een meer 'psychologische' aanpak kan in dergelijk geval bijzonder nuttig blijken.

Als de klant niet reageert na ontvangst van de factuur, dan stuurt u in een eerste fase een bericht waarin u de ‘wanbetaler’ aan de betaling herinnert. Het kan best zijn dat de klant te goeder trouw de factuur gewoonweg is vergeten te betalen. In dit geval is het natuurlijk niet verantwoord om meteen een aangetekend schrijven te sturen, al was het maar om de goede commerciële relatie te behouden.
Als u uw bericht per fax stuurt, hebt u zelfs het bewijs dat de klant het document wel degelijk heeft ontvangen.

Als die eerste stap geen resultaat oplevert, dan zult u een nieuwe ingebrekestelling moeten versturen. Vermijd echter elke vorm van dreiging. We weten uit ervaring dat rechters intimidatietechnieken weinig waarderen. In dit stadium is het wel belangrijk dat u verwijst naar de toepassing van uw algemene verkoopsvoorwaarden.

Mocht ook deze tweede stap geen enkele reactie van de klant teweegbrengen, dan wordt het tijd voor een officiële aanmaning. Hier bestaan drie mogelijkheden. U verstuurt zelf een aangetekende brief met een ‘aanmaning tot betaling’. Of u doet een beroep op een incassobureau. U kunt de aanmaningsbrief ook door een advocaat laten versturen.

Indien een vonnis is uitgesproken en de klant betaalt nog steeds niet zijn schuld, dan kunt u zich rechtstreeks tot een gerechtsdeurwaarder wenden om een gerechtelijke tenuitvoerlegging van de beslissing te verkrijgen.

Zelfs als het vonnis in uw voordeel werd uitgesproken, zult u het geld niet terugvorderen als uw klant onvermogend blijkt te zijn. De ganse procedure zal echter niet nutteloos zijn geweest, want u kunt de BTW aftrekken en de factuur als een ‘niet-terugvorderbare vordering’ laten doorgaan. Fiscaal heeft dit dus wel zijn voordelen.

Als u niet zeker bent dat uw factuur zal worden betaald, wees dan proactief …

De Franse captain of industry Monsieur François Michelin zei het al: “Het bedrijf wordt dagelijks door zijn klanten verkozen”.