Forfaitaire kostenvergoedingen - 27.10.2017

Forfaitaire kostenvergoedingen : aandachtspunten en praktische aanbevelingen

De terugbetaling van de door de werknemers werkelijk gedragen kosten in het kader van de uitoefening van hun functie zijn in principe vrijgesteld van sociale zekerheidsbijdragen en belastingen.

Hiermee worden bijvoorbeeld de kosten bedoeld voor het inrichten van een thuisbureau, de kosten gelinkt aan het beroepsmatig gebruik van de wagen (parking, carwash, enz.) of de representatiekosten (relatiegeschenken, deelname aan professionele evenementen, enz.).

In deze context kennen tal van ondernemingen - vaak op maandbasis - forfaitaire kostenvergoedingen toe aan de betrokken werknemers. Meestal resulteert de terugbetaling op reële basis, aan de hand van verantwoordingsstukken, immers in praktische problemen voor de werkgevers (te zware administratieve lasten, enz.).

Indien deze terugbetalingen van kosten eigen aan de werkgever worden vermeld op de fiscale fiche, zijn ze voor de werkgever (in sommige gevallen slechts beperkt) aftrekbaar in de vennootschapsbelasting. 

De werkgevers moeten evenwel voorzichtig zijn bij het invoeren van hun politiek inzake kostenforfaits en bij de praktische uitwerking ervan.

In het bijzonder eisen de inspectiediensten van de RSZ regelmatig de regularisatie van sociale zekerheidsbijdragen op het geheel of een deel van de forfaitaire onkostenvergoedingen, ofwel omdat dezelfde kosten eveneens terugbetaald worden op reële basis, ofwel omdat zij van mening zijn dat de werkgever (die de bewijslast draagt) niet aantoont dat de forfaitaire bedragen op redelijke wijze de door de werknemer werkelijk gedragen kosten dekken.

Om een herkwalificatie van de forfaits in loon en de zware financiële gevolgen hiervan (op parafiscaal en fiscaal vlak) te vermijden, bestaat er geen ‘magische formule’, maar kunnen wel een aantal praktische richtlijnen gevolgd worden. Indien deze gevolgd worden, zullen de werkgevers bij een eventuele (fiscale of sociale) controle hun werkwijze kunnen verdedigen en kunnen zij zo een eventuele herziening anticiperen.

Wij geven u hieronder 5 praktische aanbevelingen.

1)    Ga te werk per functiecategorie

Het is aangeraden om eenzelfde forfait toe te kennen aan alle werknemers die een functie van dezelfde aard uitoefenen en die bijgevolg dezelfde kosten in dezelfde grootorde maken.

Het is tevens aangeraden om de kostenvergoeding op te splitsen in verschillende uitgaveposten en dit op basis van ernstige criteria (kosten voor een thuisbureau, representatiekosten, enz.).

Men moet dus specifiek een overzichtstabel opstellen die de maandelijkse forfaitaire bedragen weergeeft per (1) functiecategorie en (2) per kostentype.

2)    Hanteer de door de RSZ en de fiscus aanvaarde forfaitaire bedragen

In haar ‘Instructies’ stelt de RSZ voor bepaalde types van kosten en onder bepaalde voorwaarden forfaitaire vergoedingen voor (bijvoorbeeld vandaag 122,01 EUR per maand voor kosten gerelateerd aan een thuisbureau). De fiscale administratie doet dit ook in bepaalde circulaires (bijvoorbeeld vandaag 20 EUR per maand voor het gebruik van een private computer in geval van telewerk) of in fiscale voorafgaande beslissingen.

Indien de werkgever hogere forfaits wenst toe te kennen, moet hij in principe aantonen dat de werknemers wel degelijk hogere bijkomende kosten dragen.

Hoewel deze door de ‘administratieve jurisprudentie’ uitgewerkte forfaits niet juridisch bindend zijn, is het voor de werkgever raadzaam om deze bedragen in de praktijk toe te passen (of zo goed mogelijk te benaderen).

3)    Laat de forfaitaire vergoedingen valideren door de Dienst Voorafgaande Beslissingen

Het is aanbevolen de vastgestelde kostenforfaits te laten valideren door de Dienst Voorafgaande Beslissingen in fiscale zaken (ook wel de Rulingdienst genoemd).

Indien de werkgever de door hem toegekende kostenvergoedingen dient te verantwoorden, kan de fiscale ruling een doorslaggevend element zijn. Dit is zeker zo indien de (para)fiscale instanties voor een bepaald type kosten geen forfait hebben bepaald. Dit is bijvoorbeeld het geval voor representatiekosten.

Hoewel de instellingen voor sociale zekerheid (RSZ, inspectiedienst) juridisch gezien niet gebonden zijn door een fiscale ruling, is deze toch een zeer belangrijk element bij de beoordeling van het dossier aangezien het begrip ‘kosten eigen aan de werkgever’ hetzelfde is voor de fiscus en de sociale zekerheid. Een fiscale ruling evalueert maw op een ernstige wijze het redelijk karakter van de forfaits en dit gebaseerd op de realiteit van de kosten;  deze moet dan ook mee in overweging worden genomen.

4)    Dubbel gebruik vermijden

Er bestaat geen verbod voor ondernemingen om kosten terug te betalen op voorlegging van verantwoordingsstukken indien er reeds een  forfaitaire kostenvergoeding wordt toegekend. Het is echter cruciaal dat de terugbetalingen op reële basis geen betrekking hebben op de kosten die al gedekt worden door het forfait. Indien dit wel het geval is, zouden de kostenforfaits kwalificeren als verdoken bezoldigingen.

Uiteraard mogen de hogere professionele kosten die niet gedekt worden door het forfait (bijvoorbeeld hotel- of restaurantkosten) altijd terugbetaald worden door de werkgever via onkostennota’s of via een kredietkaart (mits rechtvaardigingsstukken).

5)    Formaliseer de praktijk inzake kostenforfaits

Het is eveneens belangrijk de toegepaste praktijk inzake kostenforfaits in een onderneming te formaliseren, bijvoorbeeld in bijlagen aan de arbeidsovereenkomst of in een policy die in het bijzonder de toekenningsvoorwaarden voor forfaitaire vergoedingen uiteenzet (proportionalisering bij langdurige afwezigheden, in geval van halftijdse tewerkstelling, enz.). Heldere regels maken het ook mogelijk om dubbele terugbetalingen te vermijden.

 

Dit artikel wordt u aangeboden door Nadège Toussaint, advocaat - Senior Associate CLAEYS & ENGELS