29.03.2018

Voorzichtigheid geboden bij forfaitaire kostenvergoedingen - Enkele praktische aanbevelingen

De terugbetaling van de door de werknemers gemaakte kosten in het kader van de uitoefening van hun functie, zijn in principe vrijgesteld van sociale zekerheidsbijdragen en belastingen.

Hiermee worden bijvoorbeeld de kosten bedoeld voor het inrichten van een thuiskantoor, de kosten gelinkt aan het beroepsmatig gebruik van de wagen (parking, car wash, enz.) of de representatiekosten (relatiegeschenken, deelname aan professionele evenementen, enz.).

In deze context kennen tal van ondernemingen maandelijks forfaitaire kostenvergoedingen toe.

Een terugbetaling op reële basis, met voorlegging van verantwoordingsstukken, geeft in het algemeen immers aanleiding tot praktische problemen voor de werkgevers (te zware administratieve lasten, enz.).

De werkgevers moeten evenwel voorzichtig zijn bij het invoeren van hun beleid inzake kostenforfaits en bij de praktische uitwerking ervan.

Met name de inspectiediensten van de RSZ eisen regelmatig de regularisatie van sociale zekerheidsbijdragen op het geheel of een deel van de forfaitaire kostenvergoedingen. Dit kan zware financiële gevolgen hebben voor de onderneming.

Om een herkwalficiatie van forfaitaire kostenvergoedingen naar loon te vermijden, bestaat er geen “magische formule”, maar wel kan rekening gehouden worden met een aantal praktische aanbevelingen. Hierna geven wij u alvast enkele voorbeelden:

1       Analyseer de werkelijke kosten van de betrokken werknemers

2       Ga te werk per functiecategorie

3       Ventileer de kosten die gedekt worden door de forfaits

4       Hanteer de door de RSZ aanvaarde forfaits

5       Hou ook rekening met de door de fiscale administratie gevalideerde forfaits

6       Vraag een fiscale ruling

7       Vermijd het dubbel gebruik met onkostennota’s

8       Vermeld de toepasselijke regels in een policy

9       Proratiseer in geval van schorsing van de arbeidsprestaties

10     Vul de sociale documenten correct in

Indien deze gevolgd worden, maken deze aanbevelingen het de werkgevers mogelijk om hun praktijk inzake kostenvergoedingen veilig te stellen en te anticiperen op discussies dienaangaande in geval van (sociale of fiscale) controle.

Om meer te weten te komen over deze aanbevelingen, nodigen wij u van harte uit op onze studienamiddag (Franstalig) over forfaitaire kostenvergoedingen op 25.05.2018