De Zomer nadert! En dus ook de tewerkstelling van studenten…

Nog anderhalve maand en het is zomervakantie! Zoals elk jaar start dan ook de zoektocht naar efficiënte vervanging van uw medewerkers die op dat moment in andere oorden vertoeven. Het tewerkstellen van studenten blijft een van de meest gebruikte alternatieven. U vindt hieronder een checklist van enkele te vervullen formaliteiten die niet uit het oog mogen worden verloren.

Afsluiten van een “overeenkomst voor tewerkstelling van studenten”

Welke studenten mogen een overeenkomst voor tewerkstelling afsluiten? Het gaat om studenten vanaf 15 jaar die niet meer aan de voltijdse schoolplicht onderworpen zijn. De student dient een speciale arbeidsovereenkomst af te sluiten: “de overeenkomst voor tewerkstelling van studenten”. Deze overeenkomst dient een reeks verplichte gegevens te vermelden, voor elke student afzonderlijk te worden opgesteld en uiterlijk te worden ondertekend op het ogenblik van de indiensttreding. De overeenkomst wordt opgemaakt in 2 exemplaren (voor zover een Dimona werd uitgevoerd): één voor de werkgever, één voor de student. Het betreft een overeenkomst voor bepaalde duur. Sinds 1 januari 2012 bedraagt de periode maximaal 12 maanden.

Opgepast bij gebrek aan een overeenkomst

De wet voorziet sancties indien er geen schriftelijke overeenkomst werd opgesteld of indien de overeenkomst geen melding maakt van de verplichte gegevens. Laten we dit even van nabij bekijken. Indien de overeenkomst niet schriftelijk werd opgesteld of geen melding maakt van de begin- en einddatum van de uitvoering, van het uurrooster of van de verwijzing naar het toepasselijke werkrooster in het arbeidsreglement, wordt de verbintenis met de werkgever beschouwd als zijnde een overeenkomst van onbepaalde duur. Hierdoor zal de werkgever de gewone opzeggingstermijn moeten respecteren indien hij het contract beëindigt en kan hij geen beroep doen op de verkorte opzeggingstermijn van een studentenovereenkomst.

Overhandigen van het arbeidsreglement

Net zoals bij andere werknemers, dient u een kopie van het arbeidsreglement aan de tewerkgestelde student te bezorgen en een ontvangstbewijs te laten aftekenen.

De Dimona-aangifte

Op enkele uitzonderingen na dient de werkgever uiterlijk op het ogenblik van de indiensttreding, de tewerkstelling bij de RSZ te melden via een Dimona-aangifte. De Dimona houdt enkele gebruikelijke gegevens in: aansluitingsnummer bij de RSZ, het INSZ (identificatienummer van de werknemer bij de sociale zekerheid), SIS-kaartnummer, datum van indiensttreding, nummer van het paritair comité.

De Dimona-aangifte voor studenten geeft ook informatie over:

  • het feit dat het om een student gaat
  • het adres van de plaats van uitvoering van de overeenkomst indien de student tewerkgesteld wordt op een andere plaats dan de maatschappelijke zetel van de onderneming ingeschreven bij de RSZ
  • de einddatum van de overeenkomst (het is dus in principe niet nodig om de uitdiensttreding te melden)
  • sinds 1 januari 2012: het aantal dagen van tewerkstelling van de student per trimester.

Buitenlandse studenten die geen onderdaan zijn van een Lidstaat uit de Europese Economische Ruimte

De buitenlandse studenten afkomstig uit een land van buiten de Europese Economische Ruimte moeten een geldige verblijfsvergunning bezitten. Ze moeten ingeschreven zijn in het vreemdelingenregister en in het bezit zijn van een Bewijs van Inschrijving in het Vreemdelingenregister (BIVR). Deze studenten zijn vrijgesteld van een werkvergunning, mits zij voltijds onderwijs in België volgen. Deze vrijstelling geldt alleen tijdens de schoolvakanties.

Afsluiten van een arbeidsongevallenverzekering

De werkgever is verplicht een arbeidsongevallenverzekering af te sluiten.

Sommige studentenovereenkomsten vereisen een voorafgaand medisch onderzoek

Sommige studenten dienen verplicht onderworpen te worden aan een voorgaand medisch onderzoek:

  • indien de student nog geen 18 jaar is op het ogenblik van de indiensttreding
  • indien de student nachtwerk zal verrichten
  • indien de student gevaarlijk werk zal uitvoeren.

Controleren of de onttrekking aan onderwerping van toepassing is

Studenten zijn normaal onderworpen aan sociale zekerheid en de gebruikelijke sociale bijdragen blijven van toepassing. Toch kunnen er kleinere bijdragen (solidariteitsbijdrage van 5,42% ten laste van de werkgever en 2,71% ten laste van de student) worden betaald mits de tewerkstelling beantwoordt aan de volgende voorwaarden:

  • de student is tewerkgesteld op basis van een “overeenkomst voor tewerkstelling van studenten”;
  • de tewerkstelling dient plaats te vinden in een niet-schoolplichtige periode;
  • de student mag niet meer dan 50 dagen per kalenderjaar bij één of meerdere werkgevers worden tewerkgesteld.

De RSZ heeft een toepassing ontworpen die het aantal gewerkte dagen van de student controleert. Dankzij de “50-days”-toepassing kan de student het aantal resterende dagen nakijken op de website www.studentatwork.be en een attest met dit aantal dagen afprinten voor een potentiële werkgever. De student kan ook zelf beslissen om zijn toegangscode tot de toepassing aan de werkgever door te geven.

Voor meer informatie over dit onderwerp, gelieve contact op te nemen met de heer Frédéric SIMON: fs@beci.be