03.2017

De troeven van samenwerkingstools, ook voor KMO’s

Collaboratieve middelen doen meteen denken aan grote ondernemingen, waar de communicatie niet altijd even vlot verloopt. Toch kunnen ook kleinere bedrijven, uit eender welke sector, dankbaar gebruik maken van de nieuwe beschikbare hulpmiddelen. Dit beweert Loïc Vanhove, e-commerce consulent bij Retis, een onafhankelijk adviesbureau voor e-commerce en e-business.

Marc Husquinet

Vroeger konden ondernemingen zich veroorloven asynchroon te werken. Vandaag niet meer: ze moeten zich dynamisch, reactief en flexibel opstellen. Gelukkig bestaan er nu talrijke hulpmiddelen om synchrone arbeidsmethodes aan de hand van samenwerking te ondersteunen. Dit geldt zowel voor het aanmaken van documenten, de verdeling en centralisering van informatie of bijvoorbeeld nog projectbeheer. De voordelen van deze hulpmiddelen staan als een paal boven water, volgens Retis e-commerce consulent Loïc Vanhove. Hij citeert een verhoging van de productiviteit, tijdswinst, meer welzijn op het werk, een geringer foutenrisico enz. Vanzelfsprekend dient rekening te worden gehouden met al wat gegevensbeveiliging betreft, zoals het gevaar van verlies of diefstal van gevoelige data. En dan vooral wanneer een samenwerkingstool online bruikbaar is.

Voor iedereen weggelegd

“Niemand betwist vandaag nog het gebruik van Word. Voor collaboratieve hulpmiddelen zou dat ook zo moeten zijn”, oordeelt Loïc Vanhove. “Elk bedrijf van eender welke omvang of sector kan op de markt een oplossing vinden die aan zijn behoeften beantwoordt. Het maakt niet uit of het pakket van een grote softwareverkoper of een kleine studio afkomstig is. Vooreerst moeten natuurlijk de situatie van de onderneming en haar verwachtingen grondig worden doorgelicht. Daar kan het nuttig zijn een beroep te doen op een externe consultant die een nieuwe en neutrale kijk op de organisatorische processen zal werpen en zal inzien hoe die kunnen worden verbeterd. Bovendien zal deze externe inbreng het aanbod op de markt onpartijdig kunnen voorstellen en op die manier misschien gemakkelijker een originele oplossing doen aanvaarden.”

“Samenwerkingstools zijn voortaan bijzonder gebruiksvriendelijk en gemakkelijk te implementeren. Ze kunnen ook geleidelijk aan een plaats in de organisatie innemen, zonder alle bestaande werkmethodes meteen overhoop te gooien. Dit bevordert trouwens een meer direct rendement van de investering”, aldus nog Loïc Vanhove, die de klemtoon legt op de menselijke dimensie van een dergelijk project. “Het succes van een collaboratief hulpmiddel begint met een goede presentatie van het project, de sensibilisering van de teams en een doelmatige praktische opleiding die aan elke medewerker duidelijk maakt wat hij of zij eruit kan halen. Een dergelijk tool is trouwens slechts een oplossing tussen meerdere andere om te voldoen aan een concrete behoefte en om de huidige situatie te verbeteren.”

Loïc Vanhove benadrukt verder het change management proces waarmee een dergelijk project gepaard gaat: “De mens staat spontaan weigerachtig tegenover veranderingen. Het is dus de bedoeling hem zonder dwang te overtuigen de nieuwe tool te aanvaarden en in gebruik te nemen. Ook dient gezegd dat een digitaal samenwerkingstool in geen geval contacten tussen mensen maar vervangen. En als het succes op zich laat wachten, ga dan na waarom, stuur het proces wat bij en blijf vooruitgaan.”

Nu even concreet

Loïc Vanhove animeert twee opleidingssessies op 20 maart bij BECI. De voertaal van deze activiteit is Frans, maar u bent natuurlijk van harte welkom.

Van 9 tot 12u30 Outils Collaboratifs en ligne : édition et partage de documents Documenten aanmaken, ze met meerdere mensen tegelijk bijwerken en ze met een eenvoudige klik delen dankzij de samenwerkingstools voor documentenverwerking en -verdeling.
Van 13u30 tot 17u    Les outils collaboratifs de gestion de projet. Ook projectbeheer kan collaboratief gebeuren! Ontdek de samenwerkingstools die speciaal hiervoor werden ontworpen.


Informatie en inschrijvingen:
Émilie Lessire – ele@beci.be –  02 643 78 11.