Social media op de werkvloer 

Het is een realiteit waar werkgevers niet omheen kunnen: hun werknemers zijn actief op de sociale media, ook tijdens de werkuren.

Hoe moeten ze omgaan met de tijd die hun personeelsleden hieraan besteden? Werkgevers hebben vaak geen antwoord op deze vraag. Bovendien kan het plaatsen van berichten op sociale media in bepaalde gevallen volledig uit de hand lopen en aardig wat problemen opleveren. Tijd dus om een aantal deskundigen aan het woord laten. 

Wat als het uit de hand loopt? 

Het gebruik van sociale media kan in bepaalde gevallen problemen opleveren binnen de arbeidsrelatie.

Het betreft eerst en vooral een “fictieve aanwezigheid” van de werknemer: hij lijkt aan het werk maar in werkelijkheid neemt hij deel aan een of andere discussie tussen internetgebruikers, plaatst hij foto’s op zijn Facebook account of neemt hij een aantal contactprofielen door… Bovendien kan de werknemer via de sociale media – vaak onbewust en zonder slechte bedoelingen - vertrouwelijke en/of gevoelige bedrijfsinformatie de wereld insturen. Ook kunnen werknemers door hun activiteit op de sociale media of via de berichten die ze hierop plaatsen hun werkgever in een slecht daglicht stellen. 

Wat zegt de wet? 

Indien de werkgever controle wil uitvoeren over de activiteiten van zijn personeel op de sociale media, dan moet hij zeer omzichtig te werk gaan om een evenwicht te vinden tussen de wettelijke bepalingen in het voordeel van de werknemers (eerbiediging van het privéleven en van het recht op vrije meningsuiting) en de wettelijke bepalingen in het voordeel van de werkgever (uitoefening van het patronaal gezag, eigendomsrecht, loyaliteitsplicht en goede trouw, maar ook geheimhoudingsplicht). En dat evenwicht is niet altijd gemakkelijk te vinden. 

De noodzaak van een social media policy 

Een noodzakelijke voorwaarde om dit evenwicht te bereiken, is transparantie ten opzichte van de werknemers.

Daarom moet een social media policy worden uitgewerkt die het gebruik van sociale media door de werknemers op een doeltreffende wijze omkadert. 

Deze policy bepaalt het social media beleid dat binnen het bedrijf moet worden nageleefd. En dat hangt af van bedrijf tot bedrijf. Zo kan de houding van de werkgever ten opzichte van sociale media afhangen van de bedrijfsactiviteit. Al naargelang de situatie kan de werkgever het gebruik van sociale media door zijn werknemers eerder aanmoedigen dan ontmoedigen. 

De policy moet in de eerste plaats de “spelregels” vastleggen die  binnen de onderneming van kracht zijn. De werknemers moeten op hun verantwoordelijkheid worden gewezen en er bewust van worden gemaakt dat het verspreiden van bepaalde informatie op sociale media gelijk staat aan het openbaar maken van een verklaring. Het recht om te worden vergeten, bestaat niet op het internet, en de verspreiding van een bericht via dit medium ontsnapt aan alle controle. Iedere communicatie die wordt gedeeld met het grote publiek of met een beperkt aantal personen die niet tot een specifieke “vriendengroep” behoren, kan als openbaar worden beschouwd, juist omdat de latere verspreiding ervan niet kan worden tegengehouden. 

De spelregels 

Het opstellen van spelregels geeft de werkgever ook de mogelijkheid om de inhoud van de gedeelde informatie te bepalen.

Mogen de werknemers een verwijzing maken naar het bedrijf waarvoor ze werken? Welke functietitel mag de werknemer plaatsen op een professionele netwerksite zoals LinkedIn? De werkgever moet zijn werknemers ook duidelijk maken wat vertrouwelijke informatie is, namelijk alle informatie die niet algemeen toegankelijk is voor het grote publiek. Dergelijke informatie is beschermd en mag niet worden verspreid. 

Nog een onderwerp dat deel moet uitmaken van de policy is de manier waarop de werkgever controle uitoefent op de openbare of semi-openbare berichten die de werknemers de wereld insturen via het materiaal dat hen door de werkgever ter beschikking wordt gesteld. 

Kan het gebruik van sociale media leiden tot ontslag? 

Tot slot zal de policy ook melding maken van de sancties die de werkgever kan opleggen indien hij vaststelt dat een werknemer over de schreef gaat bij het plaatsen of delen van berichten via sociale media.

Het gebruik van sociale media kan een carrière niet alleen een duwtje in de rug geven, maar ook kraken indien men niet beschikt over een minimum aan digitaal gezond verstand. Opgelet dus, want een klein berichtje kan u duur komen te staan! Een gewaarschuwde Twitteraar is er twee waard… 

Het mag duidelijk zijn dat sociale media een nieuw gegeven vormen waarmee rekening moet worden gehouden binnen de onderneming. Het is als werkgever dan ook belangrijk om het gebruik ervan binnen de arbeidsverhouding op te nemen, en tegelijkertijd de mogelijkheid te behouden om beperkingen op te leggen met betrekking tot het gebruik ervan tijdens of buiten de werkuren. Een bindende policy die afdwingbaar is ten opzichte van de werknemers, lijkt ons de beste oplossing. 

Graag meer weten? 

Dat kan! Afspraak bij BECI op 19 februari om 11 uur voor een seminarie gevolgd door een lunch.

Onze experts loodsen u door het gebruik van sociale media op de werkvloer en geven antwoord op al uw vragen. Klik hier voor het volledige programma.

 

Dit artikel werd u aangeboden door Thierry Duquesne & Heidi Waem - NautaDutilh BVBA/SPRL, op 02.02.2016.

Ook u kunt bijdragen tot de inhoud van onze website en een plaats verwerven als referentie voor onze bezoekers. Deel uw expertise, uw verfrissende ideeën en uw visie met ons. Wij zullen uw tekst rechtstreeks publiceren indien hij beantwoordt aan de behoeften van de Brusselse ondernemingen en als u hem zowel in het Nederlands als in het Frans aanlevert.

Wilt u uw expertise delen met duizenden ondernemers? Stuur dan snel uw voorstel naar newsletter@beci.be.