L’été approche ! L’embauche d’étudiants également …

Encore un mois et demi et les vacances d’été seront là ! Comme chaque année, il va vous falloir songer à assurer le remplacement de vos collaborateurs partis vers d’autres cieux … L’occupation d’étudiants reste une des solutions les plus prisées.
Nous établissons ci-dessous une check-list de quelques formalités essentielles à accomplir et à ne pas perdre de vue.

Conclure un contrat d’occupation d’étudiants

Quels étudiants peuvent conclure un contrat d’occupation d’étudiants ? Il s’agit des étudiants âgés de 15 ans ou plus et qui ne sont plus soumis à l’obligation scolaire à temps plein.
L’étudiant doit être occupé dans le cadre d’un contrat particulier, le contrat d’occupation d’étudiant. Ce contrat doit reprendre une série de mentions obligatoires, être conclu par écrit pour chaque travailleur individuellement et être signé au plus tard au moment de l’entrée en service. Il sera rédigé en 2 exemplaires (pour autant qu’une Dimona ait été effectuée) : un pour l’employeur et un pour l’étudiant.
Ce contrat est conclu à durée déterminée. Depuis le 1er janvier 2012, sa période maximale est de 12 mois.

Dangers de l’absence de contrat

En matière de sanctions en cas de défaut d’écrit ou d’écrit conforme, pointons plus particulièrement celle-ci. A défaut d’écrit ou si celui-ci ne mentionne pas les dates de début ou de fin d’exécution, l’horaire de travail ou la référence à l’horaire applicable figurant dans le règlement de travail, le contrat de travail sera régi pour l’employeur par les dispositions applicables en matière de CDI. Ainsi, en cas de rupture du contrat par l’employeur, celui-ci devra respecter le délai de préavis ordinaire et ne pourra faire usage du délai de préavis réduit du contrat d’occupation d’étudiant.

Remettre le règlement de travail

Comme à tous travailleurs, vous devez remettre à votre travailleur étudiant une copie du règlement de travail et en faire signer un accusé de réception.

Etablir une déclaration Dimona

Au plus tard au moment de l’entrée en service de l’étudiant et à quelques exceptions près, l’employeur doit effectuer une Dimona auprès de l’ONSS. La Dimona reprend certaines informations habituelles : numéro d’immatriculation à l’ONSS, le NISS (numéro d’identification à la sécurité sociale du travailleur), numéro de la carte SIS, date d’entrée en service, commission paritaire.

La Dimona étudiant renseignera également :

  • une indication relative à la qualité d’étudiant
  • l’adresse du lieu d’exécution du contrat si celle-ci diffère de l’adresse à laquelle l’employeur est inscrit auprès de l’ONSS
  • la date de fin d’exécution du contrat (pas nécessaire en principe donc d’effectuer une déclaration de sortie)
  • depuis le 1er janvier 2012, le nombre de jours d’occupation de l’étudiant par trimestre

Etudiants étrangers ressortissants d’un pays extérieur à l’Espace économique européen

Les étudiants étrangers provenant d’un pays extérieur à l’Espace économique européen doivent disposer d’un titre de séjour en règle. Ils doivent être inscrits au registre des étrangers et être en possession d’un certificat d’inscription au registre des étrangers (CIRE). Ces étudiants sont dispensés de permis de travail, à condition de suivre un enseignement de plein exercice en Belgique. Cette dispense n’est valable que durant les périodes de vacances scolaires.

Souscrire une assurance accidents du travail

L’employeur est tenu de souscrire une assurance accidents du travail.

Soumettre certains étudiants à une évaluation de santé préalable

Certains étudiants sont obligatoirement soumis à une évaluation de santé préalable. Il s’agit des étudiants qui :

  • n’ont pas 18 ans au moment du début de leur occupation
  • effectuent un travail de nuit
  • effectuent certains travaux dangereux

Vérifier si la dispense d’assujettissement s’applique

Les étudiants sont normalement assujettis à la sécurité sociale et des cotisations sociales ordinaires sont dues. Néanmoins, des cotisations réduites (cotisation de solidarité de 5,42% à charge de l’employeur et 2,71% à charge de l’étudiant) pourront être versées lorsque l’occupation répond aux conditions suivantes :

  • l’étudiant est occupé dans les liens d’un contrat d’occupation d’étudiant 
  • l’occupation doit avoir lieu pendant les périodes de présence non obligatoire dans l’établissement d’enseignement
  • l’occupation ne peut dépasser les 50 jours de travail par an sur l’année civile, chez un ou plusieurs employeurs

L’ONSS a développé une application « 50 days » qui permet de contrôler le nombre de jours déjà prestés par l’étudiant. L’étudiant peut consulter son solde de jours restants sur le site www.studentatwork.be et imprimer à destination d’un employeur potentiel une attestation mentionnant ce nombre de jours. L’étudiant peut également communiquer à l’employeur son code d’accès à l’outil, ceci ne pouvant s’envisager qu’avec l’accord dudit étudiant.

Pour plus de renseignements à ce sujet, contactez Frédéric SIMON : fs@beci.be