Les forfaits de frais - 27.10.2017

Les forfaits de frais: points d’attention et recommandations pratiques

Les remboursements de frais effectivement exposés par les travailleurs pour les besoins de l’exercice de leur fonction sont, en principe, exonérés de cotisations de sécurité sociale et d’impôts.

Sont visés, par exemple, les frais pour l’aménagement d’un bureau à domicile, les frais liés à l’utilisation professionnelle de la voiture (parking, car wash, etc.) ou encore les frais de représentation (cadeaux d’affaires, participation à des événements professionnels, etc.).

Dans ce cadre, nombreuses sont les entreprises qui accordent aux travailleurs concernés des indemnités de frais fixées forfaitairement, très souvent sur base mensuelle. En effet, un remboursement sur base réelle, sur présentation de pièces justificatives, pose généralement des problèmes pratiques pour les employeurs (administration trop lourde, etc.).

Précisons que ces remboursements de frais propres sont déductibles pour l’employeur à l’impôt des sociétés (dans certains cas de manière limitée), pour autant qu’il en soit fait mention sur fiche fiscale.

Les employeurs doivent cependant se montrer prudents lors de l’établissement et de la mise en œuvre de leur politique de forfaits de frais.

En effet, les services d’inspection de l’ONSS, en particulier, postulent régulièrement la régularisation de cotisations sociales sur tout ou partie des indemnités forfaitaires, soit parce que les mêmes frais sont simultanément remboursés sur base réelle, soit parce qu’ils estiment que l’employeur (qui a la charge de la preuve) ne démontre pas que les montants des forfaits couvrent, raisonnablement, des dépenses effectivement supportées par les travailleurs concernés.

Pour éviter une requalification des forfaits en rémunération et ses lourdes conséquences financières (sur le plan parafiscal et fiscal), il n’existe pas de « formule magique » mais bien certaines recommandations pratiques. Si elles sont suivies, ces recommandations permettent aux employeurs de sécuriser leur pratique de forfaits de frais et donc d’anticiper une possible remise en cause de ceux-ci en cas de contrôle (social ou fiscal).

Nous vous donnons ci-après 5 recommandations pratiques.

1)    Procéder par catégorie de fonctions

Il est conseillé de procéder par catégorie de fonctions, à savoir octroyer un même forfait pour tous les travailleurs qui exercent une fonction de même nature et qui supportent dès lors les mêmes frais, dans la même ampleur.

Il convient aussi de ventiler, précisément et sur la base de critères sérieux, le montant forfaitaire alloué par poste (frais de bureau à domicile, frais de représentation, etc.).

Concrètement, il faut établir un tableau à double entrée qui mentionne un montant forfaitaire mensuel par (1) catégorie de fonction et (2) par type de frais.

2)    S’aligner sur les montants forfaitaires admis par l’ONSS et le fisc

Dans ses « Instructions », l’ONSS valide, pour certains types de frais et à certaines conditions, des montants forfaitaires déterminés (par exemple, actuellement 122,01 EUR par mois pour des frais de bureau à domicile). L’administration fiscale fait de même, notamment au moyen de circulaires fiscales (par exemple, actuellement 20 EUR par mois pour l’usage de l’ordinateur privé en cas de télétravail) ou de décisions fiscales anticipées.

Si l'employeur souhaite accorder des forfaits au-delà des plafonds, il doit en principe prouver la réalité des frais additionnels exposés par ses travailleurs.

Bien que ces forfaits issus de la « jurisprudence administrative » ne sont pas juridiquement contraignants, il est recommandé à l’employeur de s’aligner (ou de se rapprocher au maximum) de ceux-ci en pratique.

3)    Faire valider le montant des indemnités forfaitaires par le Service des Décisions anticipées

Il est conseillé de faire valider les forfaits de frais ainsi fixés par le Service des Décisions anticipées fiscales (appelé aussi Service des rulings).

Un ruling fiscal peut être un élément déterminant dans la justification par l’employeur de sa pratique de forfaits de frais, d’autant plus si les instances (para)fiscales ne donnent pas d’indication de forfait pour tel ou tel type de frais. C’est le cas, par exemple, pour les frais de représentation.

En effet, même si les autorités de sécurité sociale (ONSS, service d’inspection) ne sont pas légalement liées par un ruling fiscal, c’est un élément très important dans l’appréciation du dossier puisque la notion de « frais propres à l'employeur » est identique pour le fisc et la sécurité sociale. Autrement dit, un ruling fiscal constitue un exercice sérieux portant sur la réalité des frais et le caractère raisonnable des forfaits ; il doit être pris en considération.

4)    Eviter les doubles emplois

Rien n’interdit, au sein d’une entreprise, que des remboursements de frais sur présentation de pièces justificatives coexistent avec l’octroi d’indemnités forfaitaires de frais. Toutefois, il est essentiel que les remboursements sur base réelle ne couvrent pas des frais déjà couverts par le forfait. A défaut, les forfaits de frais constitueraient de la rémunération déguisée.

Naturellement, des frais professionnels plus importants non couverts par le forfait (par exemple, des frais d’hôtel ou de restaurant) peuvent toujours être remboursés par l’employeur via notes de frais ou carte de crédit (moyennant justificatifs).

 5)    Formaliser la pratique des forfaits de frais

Il est également important de formaliser la pratique des forfaits de frais dans l’entreprise, par exemple via des avenants au contrat de travail ou une policy reprenant notamment les modalités d’octroi des indemnités forfaitaires (proportionnellement aux absences de longue durée, à la durée du travail à temps partiel, etc.). Des règles claires permettent aussi d’éviter les doubles remboursements.

Cet article est écrit par : Nadège Toussaint, Avocat - Senior Associate CLAEYS & ENGELS