29.03.2018

Prudence en matière de forfaits de frais – Quelques recommandations pratiques

Les remboursements de frais exposés par les travailleurs dans l’exercice de leur fonction sont, en principe, exonérés de cotisations de sécurité sociale et d’impôts.

Sont visés, par exemple, les frais pour l’aménagement d’un bureau à domicile, les frais liés à l’utilisation professionnelle de la voiture (parking, car wash, etc.) ou encore les frais de représentation (cadeaux d’affaires, participation à des événements professionnels, etc.).

Dans ce cadre, nombreuses sont les entreprises qui accordent des forfaits de frais sur base mensuelle.

En effet, un remboursement sur base réelle, sur présentation de pièces justificatives, pose généralement des problèmes pratiques pour les employeurs (administration trop lourde, etc.).

Cependant, les employeurs doivent se montrer prudents lors de l’établissement et de la mise en œuvre de leur politique de forfaits de frais.

Les services d’inspection de l’ONSS en particulier postulent souvent la régularisation de cotisations de sécurité sociale sur tout ou partie de ces forfaits. Ceci peut avoir de lourdes conséquences financières pour l’entreprise.

Pour éviter une requalification des forfaits de frais en rémunération, il n’existe pas de « formule magique » mais bien certaines recommandations pratiques. En bref, nous vous en donnons quelques unes ci-après :

1       Analyser les frais réels des travailleurs concernés

2       Procéder par catégorie de fonctions

3       Ventiler les frais couverts par les forfaits

4       S’aligner sur les montants forfaitaires admis par l’ONSS

5       Tenir compte aussi des forfaits validés par le fisc

6       Demander un ruling fiscal

7       Eviter les doubles emplois avec les notes de frais

8       Mentionner dans une policy les règles applicables

9       Proratiser en cas de suspension des prestations de travail

10     Remplir correctement les documents sociaux

Si elles sont suivies, ces recommandations permettent aux employeurs de sécuriser leur pratique de forfaits de frais et donc d’anticiper une possible remise en cause de ceux-ci en cas de contrôle (social ou fiscal).

Pour en savoir plus sur ces recommandations notamment, venez assister à notre séminaire "Les forfaits de frais : points d'attention et recommandations pratiques" du 25.05.2018.