Utiliser Outlook comme un assistant personnel ? C’est possible !

Par Marie Vandenberghe (Quality Training) - 30 janvier 2018 à 15:01 | 225 vues

©Thinkstock

Combien d’heures par jour utilisez-vous Outlook ? Vous êtes-vous déjà posé la question ? Outlook est certainement votre principal outil de travail quotidien. Ses innombrables possibilités peuvent réellement changer votre vie si elles sont exploitées à 100 % ! Tout ce que vous devez faire, c’est apprendre à bien utiliser outlook. 

Alors, si vous décidiez d’ utiliser Outlook comme un vrai assistant personnel? Vous pourrez  ainsi contrôler votre boîte de réception en donnant des priorités aux mails importants, gérer vos tâches, déléguer certaines d’entre elles et organiser vos réunions de manière optimale, tout en prenant des notes efficaces.

Utiliser outlook pour …. gérer sa messagerie

La mise en forme conditionnelle, les règles internes, les actions rapides vous permettent non seulement de donner des priorités à vos mails dès leur arrivée, mais également de les traiter de manière automatique. Certaines options vous donnent la possibilité d’envoyer des rappels automatiques aux collègues qui n’ouvrent pas assez rapidement les messages importants. Ils permettent également de faire en sorte que vos messages soient traités en votre absence. Ou bien encore qu’ils expirent à une date définie par vous ou qu’ils soient envoyés en différé.

Vous devez régulièrement envoyer le même type de message et modifier un ou deux éléments ? Au lieu de copier/coller un ancien texte ou de sauvegarder vos messages en brouillon, il vous suffit de créer des modèles ou d’exploiter les ‘Quick Parts’ qui créeront des textes automatiques !

… organiser ses tâches et ses réunions

Vous devez effectuer des tâches multiples ou récurrentes ? Outlook vous permet de les planifier, vous envoie des rappels en temps voulu et vous informe de leurs échéances. De cette manière, vous pouvez aménager votre charge de travail. En effet, elles sont non seulement clairement affichées dans votre dossier « Tâches », mais également liées à votre calendrier, sans bloquer votre agenda !

Vous souhaitez déléguer certaines tâches à vos collègues ? Au lieu de leur envoyer un mail ou de les appeler, nous vous recommandons de les déléguer via Outlook. Vous pourrez, du coup, garder une copie de la tâche déléguée dans votre liste de tâches. Outlook peut également vous avertir lorsque votre collègue aura terminé la tâche que vous lui avez assignée. De plus, l’échéance apparaîtra dans le calendrier de votre collègue de sorte qu’il/elle ne pourra pas l’oublier !

Outlook vous permet aussi de gérer toutes vos réunions. Par exemple, en vous permettant de rapidement vérifier la disponibilité de vos invités avant de lancer vos demandes de meetings.

Et vos listes de contacts ? En quelques clics, vous pouvez créer des listes de distribution ciblées. Ou encore changer certaines informations liées à de multiples contacts (le nom de la société par exemple), en une seule fois – et en deux secondes.

Cerise sur le gâteau : lors de vos réunions, toutes les notes et actions à prendre sont immédiatement synchronisées avec Outlook grâce à OneNote.

Astuce

Une petite astuce hyper utile pour donner des priorités à vos mails dès leur arrivée. Vous avez été absent du bureau un certain temps et, à votre retour, votre boîte de réception vous affiche 375 mails non lus… Que faire pour éviter de passer des heures à les parcourir ? Il vous suffit de paramétrer Outlook pour qu’il affiche d’emblée les mails prioritaires de manière différenciée.

Pour cela, il vous suffit de cliquer sur Affichage (View) / Paramètres d’affichage (View Settings) / Mise en forme conditionnelle (Conditional Formatting). Vous ajoutez ensuite une ou plusieurs conditions et la mise en forme qui y est liée ! Par exemple, les mails pour lesquels vous êtes l’unique destinataire apparaîtront en vert et les mails qui viennent d’un client important seront affichés en gras et en plus grande taille.

Un exemple parmi d’autres des ressources d’Outlook, insoupçonnées pour la plupart de ses utilisateurs !

Le digital peut vous aider à accomplir beaucoup de choses. Découvrez comment mesurer la performance de votre site web avec Google Analytics.

Utiliser outlook

 

 

Partager