« Il faut désacraliser l’accès aux marchés publics »

Par Gaëlle Hoogsteyn  - 9 octobre 2018 à 09:10 | 224 vues

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Dans le domaine des travaux, les marchés publics sont nombreux et offrent de belles opportunités aux PME. Pourtant, elles sont encore peu nombreuses à se lancer sur ce terrain. Le point avec Damien Magerat, administrateur délégué de Jacques Delens.

« À Bruxelles, dans le domaine des travaux, il existe beaucoup de marchés publics », commence Damien Magerat. Et contrairement aux idées reçues, il ne s’agit pas uniquement de gros chantiers réservés aux grandes entreprises. « Beaucoup de marchés publics sont ouverts et accessibles aux petites entreprises », poursuit Damien Magerat qui cite, par exemple, la rénovation des sanitaires d’une école, le réaménagement d’une salle des profs, la création d’un nouveau hall d’entrée dans un hôpital, l’installation d’un ascenseur, des rénovations de gouttières, etc. « Autant d’offres qui  ne nécessitent pas forcément de disposer de beaucoup de personnel ou de machines imposantes. »

Par ailleurs, au-delà des petits chantiers de classe 1, il y a toute une série de chantiers plus importants auxquels les PME peuvent avoir accès en s’associant momentanément à une autre entreprise de classe supérieure. Ainsi, les entreprises peuvent gravir les échelons et avoir accès à de nouveaux marchés. « Cela demande une certaine organisation, mais les évènements peuvent s’enchaîner de façon très simple et rapide », assure Damien Magerat.

Des PME encore frileuses

Il y a très clairement un marché à prendre pour les PME bruxelloises. Et pourtant, celles-ci sont encore peu nombreuses à se lancer dans ce domaine.

Pour Damien Magerat, cette frilosité peut s’expliquer par différents facteurs. « Il y a selon moi une méconnaissance des offres disponibles et des règles/procédures à suivre. Les PME peuvent être effrayées par la lourdeur administrative qu’elles associent aux marchés publics », avance-t-il, bien que lui-même ne voie pas beaucoup de différences au niveau administratif entre un marché public et un marché privé. Les PME peuvent aussi craindre d’être mises à l’amende et redouter l’inertie de décision de la part du maître d’ouvrage. Par ailleurs, quand on fait une offre pour un marché public, on ne sait jamais quand le projet va commencer. Enfin, les échéances de paiement peuvent aussi être un frein pour les PME. « Être payé à 60 voire à 90 jours peut être compliqué pour la trésorerie d’une PME, d’autant que la législation ne permet pas de demander une avance au moment de la commande », confirme M. Magerat.

Toutefois, il encourage vraiment les PME à se lancer : « Quand je vois le nombre d’appels d’offre, je me dis qu’il y a clairement du travail pour des entreprises matures et organisées. Les marchés publics peuvent aider les PME à pérenniser leur business et même à croître. » Au fil du temps, les entreprises se familiariseront aussi avec les procédures. « Si l’offre est chaque fois différente, la marche à suivre et les documents à joindre sont presque toujours les mêmes… Plus on répond à des offres publiques, plus on est à l’aise avec la procédure. Il faut vraiment désacraliser le contexte des marchés publics tant au niveau de l’accessibilité pour les PME que de la gestion. »

Conseils pour franchir le pas

Si se lancer dans les marchés publics n’est pas compliqué, cela demande toutefois une certaine rigueur. Damien Magerat conseille de désigner une personne chargée, chaque semaine, de regarder l’ensemble des marchés publics qui se présentent à la remise de prix pour des PME. « Il faut faire cela de façon structurelle, toujours au même moment », explique-t-il. « Dès l’instant où on ne fait pas ça régulièrement, on perd le fil et on risque de ne pas avoir le temps d’étudier les choses comme il faut. »

Ensuite, il conseille de prendre le temps d’examiner toutes les pièces, d’étudier les limites, le contexte administratif… de façon à déterminer si, oui ou non, la PME est capable de respecter le cadre général des marchés publics.

« Les marchés publics sont dictés par un nombre de règles simples, mais dès l’instant où l’une d’entre elles n’est pas respectée, l’offre est considérée comme nulle et non avenue. » Il faut notamment donner exactement le prix pour chacun des éléments du bordereau, conformément au cahier des charges, et y ajouter toute une série de documents administratifs comme la déclaration d’ONSS, un certificat de bonne vie et mœurs, des certifications diverses… S’il manque un seul document, le marché sera refusé, même si le prix est très compétitif. « Il faut donc s’assurer que chaque dossier est parfaitement complet, au risque d’avoir investi beaucoup de temps dans la rédaction d’une offre pour rien. » Le respect des règles est en effet LA condition pour avoir accès aux marchés publics.

Une fois le marché obtenu, il y a aussi des règles d’organisation générale à respecter sur le chantier. Il faut par exemple remplir quotidiennement un journal des travaux que l’on fait signer par le commanditaire. Il faut bien sûr y noter la météo car, dans certaines conditions climatiques, on ne peut pas travailler. Les circonstances imprévisibles découvertes sur chantier doivent quant à elles être déclarées dans les 30 jours. Chaque élément neuf en cours de chantier devra aussi être signalé par courrier au maître d’ouvrage. « Cela peut paraître contraignant, mais cela permet à l’entreprise d’être protégée. Plus elle ira dans le détail, plus elle pourra prouver sa bonne foi en cas de problème », précise Damien Magerat. « Il ne faut pas voir cela comme des contraintes mais comme des réflexes à acquérir. Le marché public ne prive en aucun cas l’entreprise de son âme. On peut tout à fait respecter les règles tout en gardant l’approche d’entreprise qui préexistait », conclut-il.

Une question ? Appelez le 1819 !

L’avis de Frédéric Loriaux, Président de l’association des entrepreneurs belges de grands travaux (ADEB)

« Les marchés publics sont régulés par le fait de disposer d’agrégations diverses en fonction de l’importance du marché. Dès lors que les PME font les démarches nécessaires pour obtenir ces agrégations, on peut considérer que les marchés publics leur sont accessibles. La question à se poser est : ‘en ont-elles besoin’ ? Les marchés publics nécessitent une compétence et une rigueur administrative et juridique qu’une PME n’a pas forcément. C’est d’abord et avant tout une question d’éducation. Une meilleure information dans une démarche didactique pourrait encourager les PME à se lancer. »

B2G : trois recommandations du bureau BDO

Pour entrer en « Business to Government » (B2G), trois recommandations peuvent être adressées aux PME :

1. People

BDO beveelt aan om een team te voorzien dat enerzijds voeling heeft met de waarden van de overheidssector (dienstverlening aan de burger, sociale meerwaarde) en anderzijds een specifieke kennis moet ontwikkelen van het functioneren en de structuren van de Staat en zijn componenten, om hun verwachtingen volledig te begrijpen. Zoals alle activiteitssectoren hanteert de overheid zijn eigen werkmethodes en procedures. Personeelsleden die op de hoogte zijn van deze realiteit, zullen weten hoe ze op passende wijze op overheidsopdrachten moeten ingaan.

2. Organisation

Primo, il s’agit de détecter les marchés pour lesquels l’entreprise dispose des compétences et du temps nécessaires. Cela passe par une qualification minutieuse des marchés trouvés dans le bulletin des adjudications ou par une démarche de prospection centrée sur des clients publics qui pourront vous consulter prioritairement dans le cadre de procédures restreintes. Deuxio, il faut prévoir le temps nécessaire à la rédaction de l’offre dans des délais stricts (c’est souvent du temps non facturable). Tertio, constituez-vous une base de données avec tous les documents administratifs nécessaires (DUME, attestations, etc.). Enfin, relisez-vous et vérifiez. In fine, il s’agit de développer un processus opérationnel allant de l’identification de l’opportunité à l’envoi final de l’offre. N’oubliez pas, à titre d’exemple, qu’une offre non signée de manière conforme au cahier des charges ne sera tout simplement pas recevable.

3. Gestion financière

Comme tout contrat, les marchés publics contiennent des dispositions financières. La différence fondamentale est qu’ici elles sont souvent imposées et non renégociables. Selon les clauses du marché, il se peut que les en-cours ou les coûts opérationnels soient supportés par l’entreprise sur plusieurs mois : il n’est pas rare que la facturation aux pouvoirs publics n’ait lieu qu’en fin de prestation. À  mesure que l’entreprise augmente son portefeuille de contrats publics, le besoin de fonds de roulement et le ‘work-in-progress’ sont mis sous tension, ce qui est encore plus vrai si le marché exige le versement d’une caution pour en garantir la bonne exécution. Il est donc important de savoir comment financer les projets et de mobiliser des moyens de préfinancement. Il est nécessaire que la gestion financière reste sous contrôle à travers un monitoring régulier.

Contact : rudy.gardiole@bdo.be

Programme de séminaires

Beci organise en 2018 un cycle de séminaires « marchés publics ». Prochaines dates :

17.10     Les opportunités de marchés dans le secteur propreté

22.11     S’organiser pour répondre à des marchés publics

Info et inscriptions : Caroline Coutelier, 02 643 78 13 — cco@beci.be

 

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