Bureaux intelligents : l’arme ultime pour séduire les collaborateurs

Par Marc Husquinet  - 11 octobre 2018 à 07:10 | 356 vues

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La guerre des talents fait plus que jamais rage, vous en conviendrez. Dès lors, aucun moyen de recruter et de conserver ses meilleurs collaborateurs ne doit être négligé. Et notamment l’environnement de travail intelligent qui offre à l’employé un confort optimal au bureau, surtout s’il appartient à la génération Y.

Selon une récente étude de l’école de commerce française Essec, pas moins de 93 % des jeunes actifs ne voudraient pas d’un bureau classique, tandis que 73 % des salariés français privilégieraient les espaces de travail collaboratif. Par ailleurs, pour 40 % des salariés hexagonaux, le lieu de travail est crucial dans le choix d’un nouvel emploi. De son côté, une étude de Dell/Intel sur l’espace de travail du futur indique que 44 % des travailleurs estiment que leur espace de travail n’est pas assez intelligent. Or l’employé moyen passe environ un tiers de son temps sur son lieu de travail…

Trois couches

La mise en place d’un environnement de bureau intelligent s’inscrit dans un processus de transformation numérique de l’ensemble de l’organisation. En pratique, le passage d’un espace de travail physique vers un bureau numérique implique trois piliers.

D’abord, le déploiement d’une infrastructure adaptée, permettant d’assurer une connectivité tant en interne que vers l’extérieur, qu’il s’agisse de réseaux LAN et WAN, mais aussi de convergence téléphonique fixe-mobile. Outre bien sûr des solutions de stockage de données, idéalement dans le cloud, pour permettre un accès à distance sécurisé et une continuité d’activité garantie. Par ailleurs, cette approche permet des investissements de type opex (dépenses d’exploitation) plutôt que capex (dépenses d’investissement). Cela dit, une infrastructure sur site pourrait aussi être envisagée, de même qu’une solution hybride combinant des plateformes sur site et dans le cloud. Sachant évidemment que la sécurité devra constituer dans tous les cas une priorité majeure.

Ensuite, l’organisation devra se doter d’équipements capables de supporter les collaborateurs dans leur travail (sur place ou à distance), essentiellement mobile donc. Il s’agira en l’occurrence de PC portables, tablettes et autres smartphones, lesquels seront sécurisés et adaptés à l’activité des différents types de collaborateurs. De même, les plateformes de communication devront intégrer la communication vocale aux ressources informatiques, voire – pourquoi pas ? – opter pour les communications unifiées (UC).

Enfin, il conviendra de prévoir des applications spécifiquement conçues pour le travail en équipe et à distance. À nouveau, ces outils pourront être soit installés en interne, soit accessibles en mode SaaS (Software-as-a-Service ou logiciel en tant que service), où les applications sont hébergées sur des systèmes externes et accessibles à distance, avec paiement à l’utilisation. Outre les outils de création et de partage de fichiers, l’entreprise mettra en place des solutions de visioconférence ainsi que d’agenda et de calendrier partagés et de communication en temps réel, sans parler évidemment des applications « classiques » de bureautique (dites « de productivité »).

Au-delà de ces trois couches indispensables, l’entreprise se devra d’évoluer vers une organisation agile en impliquant étroitement les utilisateurs par le biais de campagnes de sensibilisation et de formations. Car la réussite d’un tel projet passe par une gestion du changement et une adhésion de chacun au projet.

Avantages

La numérisation du poste de travail s’inscrit à la fois dans une démarche volontariste de rupture, mais s’impose aussi comme une nécessité pour les entreprises, compte tenu notamment des problèmes de mobilité. Ainsi, le quotidien De Standaard estimait voici peu qu’à conditions égales, il faudra 25 minutes en plus d’ici 2030 pour effectuer un trajet de 50 kilomètres, soit une vitesse moyenne qui diminuera de 25 %.

Les avantages d’un bureau intelligent profitent globalement tant à l’employeur qu’à l’employé. Ainsi, pour l’entreprise, la diminution du temps passé dans les trajets permet d’avoir des collaborateurs plus productifs, tandis que les frais de bureau baissent grâce à une optimisation des espaces de bureaux. Quant aux collaborateurs, ils se disent en général plus épanouis dans leur travail étant donné qu’ils disposent d’outils mieux adaptés, tout en bénéficiant d’un meilleur équilibre entre travail et vie privée.

Par ailleurs, le bureau intelligent devra permettre de renforcer la relation avec les partenaires économiques de l’entreprise, et en premier lieu les clients. En effet, une organisation connectée sera susceptible d’améliorer l’expérience client, voire de déboucher sur de nouveaux modèles économiques. À cet égard, il peut même être question de technologie de rupture, comme l’ont prouvé les Amazon, Uber, Airbnb et autres Netflix. Car les clients modernes exigent toujours plus d’accessibilité, de réactivité et de personnalisation dans leurs contacts avec l’entreprise.

Cela dit, le bureau intelligent impose certaines contraintes, essentiellement la difficulté de gérer des travailleurs à distance, ces équipes virtuelles nécessitant de repenser la manière de communiquer et de collaborer.

Génération Y

Selon le cabinet de conseil PwC, un travailleur sur deux sera issu de la génération Y d’ici 2020. Un constat qui a amené le groupe Schneider Electric (spécialisé dans la transformation numérique de la gestion de l’énergie et des automatismes dans le résidentiel, les bâtiments, les centres de données, les infrastructures et les industries) à s’intéresser de près aux bâtiments intelligents en général, et au bureau intelligent en particulier. « Car le smart building est indissociable du smart office », estime d’emblée Philippe Manche, Sales Manager chez Schneider Electric. « En effet, le smart building permet de rendre l’environnement de travail plus attractif pour ses occupants, mais permet également à l’entreprise de maîtriser ses coûts, notamment énergétiques et d’occupation des espaces. C’est ainsi qu’au sein de notre Hive (Hall de l’Innovation – Vitrine de l’Énergie, le siège de l’entreprise à Paris, qui se veut la vitrine des nouvelles technologies de Schneider Electric, NDLR), nous avons défini trois profils d’employés, avec pour chaque type des espaces optimisés. Des capteurs associés à des badges permettent ainsi de mesurer en temps réel les usages et d’anticiper toute modification dans l’organisation du travail. »

En pratique, différentes couches sont prévues, notamment pour les produits interconnectés, pour le pilotage des installations et pour l’analytique des données avec des algorithmes permettant d’anticiper et d’optimiser l’usage des espaces. « Pour optimiser l’environnement, il faut d’abord pouvoir mesurer à l’aide de capteurs. À cet égard, Schneider Electric s’appuie sur des protocoles ouverts qui permettent d’associer des produits et applications du marché à l’aide de web services », ajoute Philippe Manche.

Plus concrètement, Schneider Electric a structuré son offre EcoStruxure sur trois niveaux : les produits connectés dotés d’une intelligence intégrée pour permettre une meilleure prise de décision ; les dispositifs de contrôle permettant de gérer les opérations sur site ou à distance via le cloud ; et les applications, outils d’analyse et services pour la mise en œuvre des systèmes connectés, ouverts et communicants.

« L’ambition est de concevoir des bâtiments où les occupants gagnent du temps et travaillent de manière plus efficace », résume encore Philippe Manche. « Avec la guerre des talents qui fait rage, il est important d’attirer les jeunes ainsi que de les fidéliser. Car l’attractivité de l’entreprise est devenue essentielle et passe par un cadre de travail intelligent. »

Défis

En conclusion, le bureau intelligent ne pourra être une réussite que si trois éléments sont réunis : le choix de technologies adaptées à l’organisation, la formation/sensibilisation des collaborateurs aux nouveaux outils numériques et l’adaptation des processus et méthodes de travail à ce nouvel environnement.

Mais chaque entreprise devra y aller à son rythme, compte tenu du degré de maturité numérique de ses collaborateurs. Et avoir conscience que la numérisation est une feuille de route, et pas un objectif figé. D’où la nécessité de se fixer des priorités compte tenu de la stratégie définie, en commençant par un projet qui nécessite peu d’efforts pour un impact maximum.

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