Comment choisir les bons logiciels pour mon entreprise ?

Par Mehdi Ferron  - 24 mai 2019 à 11:05 | 323 vues

Comment choisir les bons logiciels pour mon entreprise ?

La digitalisation est devenue le principal levier de valeur des entreprises.

Rentabilité, gestion du temps, expérience client, toutes les préoccupations des chefs d’entreprises trouvent dans les outils digitaux une réponse parfaitement adaptée. 

Si vous êtes à la tête d’une PME, vous n’ignorez sans doute pas la nécessité de se doter des bons logiciels, adaptés à vos besoins. Cependant, vous n’avez peut-être ni le temps, ni le budget pour réaliser votre transformation digitale, et encore moins d’embaucher un consultant comme le font les grandes entreprises.

Et pourtant, il existe aujourd’hui de nombreux logiciels, gratuits ou très vite amortis, qui vous permettraient de faire croître rapidement vos activités.

Il n’existe pas de formule miracle pour digitaliser son entreprise

Ce qui vous empêche probablement de réussir votre tournant digital, c’est de devoir faire un choix entre le nombre astronomique de logiciels disponibles en ligne, et de sélectionner les bons outils numériques qui s’adapteront parfaitement aux besoins à votre entreprise. Or, vous rencontrerez sur internet et ailleurs de nombreux « top 10 » de logiciels qui, au mieux ne prennent pas en compte vos besoins, au pire ne sont qu’une promotion déguisée en information.

  • Il existe des milliers de logiciels CRM (Customer Relationship Management), dont une centaine qui se dispute la majorité des parts de marché. Chaque CRM se positionne sur des besoins biens particuliers.
  • Le coût mensuel d’un logiciel de facturation peut varier du simple au triple selon les fonctionnalités proposées. Depuis, peu, il existe également certains logiciels basiques mais gratuits.
  • Pour réaliser des visuels ou des vidéos, vous trouverez aussi bien des logiciels en ligne gratuits que des solutions avoisinant les 1000€ par an.

Vous ne trouverez probablement pas de formules toutes faites pour réaliser la digitalisation de votre entreprise. Pourquoi ?

Parce que votre entreprise est unique, et qu’elle doit donc choisir les logiciels et les outils en ligne qui correspondent le mieux à son modèle d’affaires. De plus, ce qui importe n’est souvent pas tant le logiciel en lui-même, mais les possibilités offertes de personnalisation de l’outil. 

Choisir les bons logiciels pour son entreprise : quelles sont les erreurs à éviter ?

Dans cette grande course à la transformation digitale des entreprises, nous voyons le plus souvent deux types d’erreurs qui ralentissent le potentiel de croissance des organisations.

La première est de ne pas disposer des logiciels ou des outils digitaux qui offriraient une meilleure rentabilité, une gestion du temps optimale ou une plus grande visibilité à l’entreprise.

La deuxième est au contraire d’accumuler les logiciels, sans que ceux-ci ne s’adaptent réellement aux besoins de l’entreprise ou des collaborateurs, ou qui sont en réalité trop complexes (et souvent trop chers) pour l’utilisation qu’en ferait par exemple une PME.

La question à se poser : à quels besoins de mon entreprise les logiciels doivent répondre?

La première étape, et la plus importante, est d’analyser les besoins de votre entreprise, sous différents prismes :

  • Rentabilité : quels sont les leviers qui rendront mon business plus rentable
  • Gestion du temps : quels sont les procédures sur lesquelles je peux économiser du temps et des efforts
  • Expérience client : quels services créeraient plus d’engagements chez mes clients.
  • Etc…

Il s’agit ensuite de hiérarchiser ces besoins selon la priorité que vous accordez à leur résolution. De là, vous pouvez déduire la marche que vous devez suivre dans l’implémentation des vos outils digitaux.

Un haut niveau de priorité en termes de gestion des facturations doit vous conduire à adopter rapidement une solution adaptée à votre business. Tandis qu’un bas niveau de priorité dans l’acquisition d’un logiciel de création de visuels peut vous pousser à utiliser des outils basiques en ligne ou faire appel à un prestataire en attendant que vous ayez fini l’implémentation des logiciels cruciaux pour votre affaire.

Pour chaque besoin de votre entreprise, il existe un logiciel dont l’utilisation et le coût seront le mieux rentabilisés. Vous pourrez d’ailleurs être étonnés du nombre de logiciels en ligne (ou logiciels cloud) gratuits qui répondront à toutes vos attentes.

Toujours penser en termes de coûts-bénéfices dans le choix de vos logiciels.

L’aspect qui peut le plus dérouter dans le choix d’un logiciel, c’est la grande différence entre les différentes gammes de prix sur le marché. Or, choisir le logiciel qui comporte le plus de fonctionnalités selon son budget du moment n’est jamais la bonne solution.

Un logiciel, c’est un investissement sur la durée, et il faut parfois se projeter à moyen terme afin de juger des opportunités d’affaires offertes par différentes gammes de logiciels. La seule question qui importe est ainsi la plus-value que le logiciel va vous apporter ( augmentation de la valeur de vos prestations ou produits ; gain de temps ; confort… )

Toutefois, il faut penser l’acquisition d’un nouvel outil digital avec une large focale. L’utilisation d’un nouveau logiciel va-t-elle nécessiter une formation de mes collaborateurs ?  L’installation et l’appropriation du logiciel va-t-elle demander un temps d’adaptation au sein de mon entreprise ? Dois-je veiller à la compatibilité de mes logiciels entre eux, ou avec ceux de mes clients ?

Toutes ces variables peuvent avoir un coût indirect qui s’ajoute au coût d’acquisition du logiciel.

C’est pourquoi la mise en place d’une ouverture au digital implique toujours un volet stratégique, qui mérite d’être pensé entre plusieurs acteurs. 

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