[article invité]
Depuis avril 2021, les responsables RH ont reçu une tâche supplémentaire. Celle-ci concerne la déclaration de télétravail Corona en ligne qui doit être remplie chaque mois. Olivier Wouters, avocat–associé chez Claeys & Engels, présente les grandes lignes de cette nouvelle obligation.
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En tant que responsable RH, une nouvelle obligation mensuelle vous est confiée depuis avril 2021. Désormais, vous devez remplir chaque mois la déclaration de télétravail Corona en ligne au pus tard le 6ème jour calendrier du mois. Pour le mois de mai, cela revient au jeudi 6 mai au plus tard. L’ONSS a annoncé que la déclaration pour le mois de mai peut se faire à partir du lundi 19 avril.
Cette obligation administrative a été introduite suite au Comité de concertation du mercredi 24 mars dernier, au cours duquel le gouvernement a réaffirmé l’importance de recourir massivement au télétravail durant les semaines à venir. Le télétravail reste en effet obligatoire dans toutes les entreprises, associations et services, à moins que ce ne soit impossible en raison de la nature de la fonction, de la continuité de la gestion de l’entreprise, des activités ou des services.
Avec cette déclaration, le gouvernement espère obtenir une meilleure vue d’ensemble du nombre de personnes qui doivent être présentes dans les locaux de l’entreprise en raison de leur fonction incompatible avec le télétravail. L’inspection sociale dispose ainsi d’un outil supplémentaire pour vérifier le respect de l’obligation de télétravail.
Le texte de l’arrêté ministériel du 26 mars 2021 qui introduit l’enregistrement obligatoire est plutôt sommaire. Pour bien comprendre l’étendue de votre obligation, vous devrez également suivre les directives de l’ONSS, que vous pouvez consulter en ligne ici.
A quelles entreprises cette obligation s’applique-t-elle ?
L’enregistrement mensuel en ligne doit être fait par tous les employeurs, tant du secteur privé que du secteur public. Seules les entreprises qui sont par obligation entièrement fermées sont logiquement exemptées de cette obligation. En ce qui concerne les entreprises partiellement fermées, la déclaration ne doit porter que sur l’entité ouverte.
Déclaration mensuelle
La déclaration se fait via une inscription sur le portail de l’ONSS et doit être faite par unité d’établissement dont dispose l’entreprise, telle que renseignée dans la Banque-Carrefour des Entreprises.
La déclaration mensuelle doit être déposée au plus tard le 6ème jour calendrier du mois. Pour le mois de mai, cela revient au jeudi 6 mai au plus tard.
Deux questions
Selon l’arrêté ministériel du 26 mars 2021, les employeurs doivent répondre à deux questions :
(1) le nombre total de travailleurs occupés au sein de l’entreprise par unité d’établissement, et
(2) le nombre de travailleurs qui exercent une fonction qui est incompatible avec le télétravail.
Il est question ici du nombre au premier jour ouvrable du mois. Pour le mois de mai, il s’agit donc de la situation au lundi 3 mai 2021.
Interprétation large de la notion de « travailleurs »
Bien que l’arrêté ministériel fasse référence au nombre de « travailleurs », il ressort des directives de l’ONSS que cette notion doit être interprétée de manière très large. Cette assimilation large concerne les deux questions.
Elle ne concerne donc pas seulement les personnes avec lesquelles vous avez conclu un contrat de travail. Les intérimaires ou le personnel d’autres entreprises qui travaillent de manière structurelle dans un établissement de votre entreprise doivent également être comptés. Les travailleurs indépendants sont également comptabilisés lorsqu’ils sont occupés de manière structurelle. Toutefois, les personnes qui exercent des tâches ponctuelles ne doivent pas être comptabilisées. Selon l’ONSS, cela concerne, par exemple, les réparations, le nettoyage et l’entretien.
Pour éviter des doublons, les agences d’intérim ne doivent compter que leur propre personnel. C’est également le cas des entreprises qui occupent structurellement leur personnel dans d’autres entreprises.
Selon l’ONSS, afin de déterminer le nombre de travailleurs occupant une fonction qui est incompatible avec le télétravail par unité d’établissement, il est nécessaire d’examiner chaque fonction qui, par nature, doit être effectuée sur place : « par exemple ouvriers, personnel technique, personnel d’accueil, personnel de cuisine, personnel de nettoyage, collaborateurs administratifs qui ne peuvent pas exercer leurs tâches depuis leur domicile, les fonctions ambulantes comme inspecteurs, coursiers, soins à domicile… ». Là aussi, il doit s’agir de personnes qui doivent être présentes de manière structurelle dans les locaux de l’entreprise. Selon l’ONSS, les personnes qui doivent être présentes à titre exceptionnel n’entrent pas en ligne de compte pour le nombre de travailleurs dont la fonction est incompatible avec le télétravail.
Le fait qu’une fonction soit ou non incompatible avec le télétravail varie bien sûr d’une entreprise à l’autre. Si vous disposez d’un CPPT dans votre entreprise, il convient de consulter le conseiller en prévention et les représentants du personnel au sujet de cette délimitation. Dans les entreprises sans CPPT mais avec une délégation syndicale, la Loi sur le bien-être dispose que la délégation syndicale est chargée des missions du CPPT.
Une charge administrative supplémentaire repose donc sur les épaules des employeurs. Espérons qu’elle contribuera également à mettre rapidement un terme à la pandémie de COVID-19 !
À propos de l’auteur
Olivier Wouters, Avocat-associé chez Claeys & Engels
