Overheidsopdrachten, een expert aan het woord: het CIBG

28 september 2018 om 09:09 | 644 weergaven

©GettyImages

Het CIBG, de ICT-dienst voor de Brusselse overheidsdiensten, ondersteunt voor hen tal van ICT-projecten en -dossiers. Overheidsopdrachten maken hier ook deel van uit. Om deze efficiënter en optimaal te laten verlopen, werd een aankoopcentrale opgericht die zo veel mogelijk opdrachten bundelt. Een volgende stap was de e-catalogue, de online catalogus waarop leveranciers hun producten en diensten kunnen aanbieden en waaruit de overheidsdiensten kunnen kiezen.

Eerst even voorstellen: het CIBG – Centrum voor Informatica voor het Brusselse Gewest – is de vertrouwenspartner voor alles wat betreft ICT op het grondgebied van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Het kan worden ingezet voor elke mogelijke opdracht rond ontwikkeling en ondersteuning van informatica, telematica en cartografie voor regionale, lokale en gemeentelijke overheidsinstellingen, voor de kabinetten van de ministers en staatssecretarissen van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering, en voor de instellingen van openbaar nut van het Gewest. Hierbij streeft het CIBG steeds naar de best mogelijke oplossingen zonder zijn technologische neutraliteit op te geven. Zij willen proactief innovatieve ICT-technologieën uittesten en invoeren, om enerzijds de eigen werking efficiënter te maken en anderzijds te zorgen voor gebruiksvriendelijke diensten voor Brusselaars, ondernemingen en bezoekers.

Aankoopcentrale bundelt en vereenvoudigt overheidsopdrachten

Om deze processen voor het bestellen van ICT-materiaal en diensten vlotter en eenvoudiger te laten verlopen, werd binnen het CIBG een aankoopcentrale opgericht, waarlangs verschillende overheidsdiensten hun aanvragen kunnen bundelen. Dit vereenvoudigt de administratieve last voor zowel de overheidsdiensten als voor de leveranciers. De producten en diensten die op deze manier kunnen aangekocht worden zijn zowel kantoorapparatuur (PC’s, printers, schermen, multimediamateriaal …) en servers en opslaghardware als Microsoft- en andere licenties, bekabeling en zelfs topografische  diensten.

In de praktijk zullen er steeds een hoofd-aanbesteder en deelnemende aanbesteders zijn. De hoofd-aanbesteder staat in voor het in goede banen leiden van het gehele proces, en sluit een contract af met de andere partijen voor een juiste afhandeling van de opdracht, en voor andere aspecten zoals eventuele vergoeding, duur, vertrouwelijkheid, enzovoort.

“Een overheidsdienst die een beroep doet op een aankoopcentrale verlicht meteen zijn administratieve rompslomp, maar daar stopt het niet”, aldus Geert Royberghs, service manager van de aankoopcentrale en e-catalogue bij CIBG: “Onze klanten hebben een keuze uit een ruim aanbod, dat je bovendien soms vooraf nog kan testen; in de aankoopcentrale staan doorgaans de technologisch meest geavanceerde en ook duurzaamste oplossingen; en door de omvang van de aankoop kunnen we ook meestal heel scherpe prijzen afdingen.” Voor de leveranciers ziet Royberghs dan weer andere voordelen, zoals de looptijd van de contracten (meestal vier jaar) en de professionele procedures en gestructureerde afhandelingen.

E-catalogue

Een verdere stap in de professionalisering en efficiënte afhandeling is dan weer de zogeheten ‘e-catalogue’: een online overzicht van alle producten en diensten die overheidsdiensten via deze site kunnen bestellen, op voorwaarde dat ze tot de aankoopcentrale zijn toegetreden. Naast een nog transparanter overzicht en uniformiteit van de opdrachten genieten de overheidsdiensten vooral het voordeel dat ze eender wanneer en van eender waar hun opdracht kunnen  plaatsen.

Ook voor de leverancier betekent dit een verdere vereenvoudiging van de administratie: alle relevante documenten voor bestelling en verwerking worden automatisch aangemaakt met de juiste gegevens van elke overheidsdienst meteen erop vermeld. Maar eer een leverancier hierop geraakt, is  ook enige inspanning vereist: net zoals voor de andere aanbestedingen moet ook hier een volledige gunningsprocedure worden doorlopen. Toch hebben intussen al vele leveranciers en overheidsdiensten hun weg gevonden naar dit online platform: sinds de oprichting in 2011 werd al voor bijna honderd miljoen euro aan producten en diensten besteld.

Evenwichtsoefening op vele niveaus

Ongeacht de manier waarop aanbestedingen en inschrijvingen gebeuren – aankoopcentrale, e-catalogue of individuele opdracht (voor zeer specifieke behoeften zoals het bevloeren van een datacenter) – is het uitschrijven van een overheidsopdracht en vooral van de vele specificaties vaak een evenwichtsoefening op verschillende niveaus. Geert Royberghs geeft enkele voorbeelden: “Als spil in de ICT-aankopen van alle Brusselse overheidsdiensten proberen wij vele belangen te verzoenen. We willen niemand bevoordelen door een tendentieuze bewoording in de overheidsopdracht, maar we willen ook niet dat een Microsoft Windows-omgeving van vandaag op morgen overboord moet worden gegooid. We moeten toekomstgericht denken en inkopen maar tegelijk willen we dat alle bestaande infrastructuren blijven draaien zonder overmatige investeringen.”

Die bekommernis reikt tot de aankoopcentrale en de e-catalogus, merkt Royberghs verder op: “Voor grote generieke bestellingen zijn deze ideaal maar wie heel specifieke behoeften heeft, zal wellicht moeilijk bij anderen kunnen  aansluiten.”

Info : https://cirb.brussels/fr

Seminar programma

Beci organiseert in 2018 een cyclus van seminars over “overheidsopdrachten”.

Informatie en inschrijvingen: Caroline Coutelier, 02 643 78 13 — trainings@beci.be

 

5 tips en aandachtspunten

Deelnemen aan openbare aanbestedingen vergt geen spitstechnologie of dubbele academische graden. Iedereen kan deelnemen, wat sommige bedrijven “uit ervaring” ook mogen beweren. Het merendeel van de geweigerde deelnames is te wijten aan het fout of onvolledig invullen van de gevraagde formulieren. Dat mislukte deelnames tot frustraties kunnen leiden, begrijpt Geert Royberghs echter maar al te goed. Daarom geeft hij ook een aantal tips en aandachtspunten mee: “Wie daar al rekening mee houdt, verlaagt de kans dat de deelname wordt geweigerd wegens formaliteiten die niets met het eigenlijke project te maken  hebben.”

  1. Lees het bestek aandachtig en volledig. Zorg er ook voor dat u alle bijlagen hebt gelezen: ook die bevatten vaak erg relevante en cruciale informatie. Probeer bij het lezen na te gaan of deze opdracht wel echt iets voor u is, benadrukt Geert Royberghs: “Soms schrijven kleinere bedrijven zich in voor een raamopdracht waarbij van hen wordt verwacht dat ze maandelijks tientallen of honderden pc’s leveren. Eén maal een tiental pc’s leveren is iets heel anders dan maandelijks honderden toestellen configureren en afleveren. Eerlijk overwegen of je een opdracht aankan, kan uzelf en ons heel wat tijdbesparing opleveren.”
  2. Beantwoord elk onderdeel. “Je wil niet weten hoeveel deelnames we moeten weggooien omdat het document niet van a tot z was ingevuld”, zucht Royberghs.
  3. Weet dat je vragen kan stellen. Royberghs: “Veel mensen denken nog steeds dat de overheid een verzameling is van stugge, communicatieschuwe ambtenaren. Maar dat klopt helemaal niet. Wij staan altijd klaar om de nodige informatie of verduidelijking te verschaffen, al was het maar omdat we weten dat dit leidt tot kwalitatief sterkere deelnames.”
  4. Respecteer de deadline! Hier toont de overheid zich dan weer erg streng, al was het maar omdat dit wettelijk is bepaald: de uiterste inzenddatum is echt de allerlaatste datum (let ook op het uur!) waarop een offerte hen mag bereiken. Daar valt absoluut niet over te onderhandelen. Snel en stipt wezen is dus de boodschap!
  5. Leer gaan voor je begint te lopen. Concreet betekent dit: doe gerust mee met enkele onderhandelingsprocedures om het proces en de spelregels in de vingers te krijgen. “Zo leer je het klappen van de zweep met opdrachten misschien niet 100% bij je core business aansluiten”, licht Royberghs toe, “en als dan dé opdracht binnenkomt die jou op het lijf geschreven is, moet je niet vrezen dat je vastloopt op formaliteiten. Een ander voordeel is: onze aankoopcentrale leert je op die manier al wat kennen, en de kans wordt groter dat ze je spontaan informeren als het inderdaad een kolfje naar jouw hand is.”
Delen