[genodigde artikel]
De HR-verantwoordelijken hebben sinds vrijdag april een nieuwe to do bijgekregen. Dit alles heeft te maken met de online corona telewerkaangifte die maandelijks ingevuld moet worden. Olivier Wouters, advocaat-vennoot bij Claeys & Engels, zet de belangrijkste punten van deze nieuwe verplichting op een rijtje.
***
U heeft als HR-verantwoordelijke sinds april een nieuwe maandelijkse to do bijgekregen. U moet voortaan maandelijks de online corona telewerkaangifte invullen tegen de 6de kalenderdag van de maand. U moest dit dus, de eerste keer doen tegen dinsdag 6 april 2021. Voor de maand mei moet u de registratie voltooien tegen ten laatste donderdag 6 mei 2021. De RSZ heeft aangekondigd dat de aangifte voor de maand mei al mogelijk is vanaf maandag 19 april. Deze administratieve verplichting werd ingevoerd naar aanleiding van het Overlegcomité van woensdag 24 maart jl. waarbij de overheid herhaald heeft dat ook in de komende weken massaal ingezet moet worden op telewerk. Telewerk blijft immers verplicht in alle ondernemingen, verenigingen en diensten, tenzij dit onmogelijk is omwille van de aard van de functie of de continuïteit van de bedrijfsvoering, de activiteiten of de dienstverlening.
Met de aangifte wil de overheid een beter overzicht hebben over het aantal personen die op de onderneming aanwezig moeten zijn omdat ze geen telewerkbare functie hebben. De sociale inspectie beschikt hiermee over een extra instrument om de naleving van telewerkverplichting te controleren.
De tekst van het ministerieel besluit van 26 maart 2021 dat de verplichte registratie invoert is eerder summier. Om uw verplichting goed te begrijpen moet u het vooral doen met de richtlijnen van de RSZ die u hier online kan raadplegen.
Voor welke ondernemingen geldt deze verplichting?
De maandelijkse online telewerkaangifte moet gebeuren door alle werkgevers, zowel van de privé als publieke sector. Enkel bedrijven die momenteel verplicht volledig gesloten zijn, zijn logischerwijze vrijgesteld van de verplichting. Voor ondernemingen die gedeeltelijk gesloten zijn, dient de aangifte enkel te gebeuren voor de entiteit die open is.
Maandelijkse aangifte
De aangifte gebeurt via een applicatie op de portaalsite van de RSZ, en moet gebeuren per vestigingseenheid van de onderneming, zoals gekend in de Kruispuntbank van Ondernemingen.
De maandelijkse aangifte moet telkens ingediend worden tegen ten laatste de zesde kalenderdag van de maand. Voor mei betekent dit dus ten laatste donderdag 6 mei 2021.
Twee vragen
Volgens het ministerieel besluit van 26 maart 2021 moeten de werkgevers antwoorden op twee vragen:
(1) het totale aantal werknemers in het bedrijf per vestigingseenheid, en
(2) het aantal werknemers dat een functie uitoefent die onmogelijk kan worden volbracht via telethuiswerk.
Het gaat om het aantal op de eerste werkdag van de maand. Voor mei gaat het dus om een stand van zaken op maandag 3 mei 2021.
Ruime invulling van het begrip “werknemers”
Hoewel er in het ministerieel besluit sprake is van het aantal “werknemers”, blijkt uit de richtlijnen van de RSZ dat dit begrip heel ruim moet worden ingevuld. Deze ruime gelijkstelling geldt overigens voor beide vragen.
Zo gaat het niet enkel om de personen met wie u een arbeidsovereenkomst heeft gesloten. Ook uitzendkrachten of personeel van andere bedrijven die in een vestiging van uw bedrijf structureel werkzaam zijn, moeten worden meegeteld. Ook zelfstandigen tellen mee wanneer zij structureel werkzaam zijn. Personen die echter punctuele werkzaamheden uitvoeren, moeten niet meegeteld worden. Volgens de RSZ gaat het dan bijvoorbeeld om herstellingen, schoonmaak, onderhoud.
Om dubbeltelling te vermijden moeten uitzendkantoren enkel hun eigen personeel meetellen. Dit is ook het geval voor de ondernemingen die hun personeel structureel inzetten bij andere bedrijven.
Om het aantal werknemers met een niet-telewerkbare functie in de vestigingseenheid te bepalen moet volgens de RSZ gekeken worden naar elke functie die van nature ter plaatse moet worden uitgevoerd: “bijvoorbeeld arbeiders, technische bedienden, onthaalpersoneel, keukenpersoneel, schoonmaakpersoneel, administratieve medewerkers die hun opdrachten niet van thuis kunnen verrichten, ambulante functies zoals inspecteurs, koeriers, thuiszorg…”. Ook hier moet het gaan om personen die structureel op het bedrijf aanwezig moeten zijn. Personen die uitzonderlijk aanwezig moeten zijn, komen volgens de RSZ niet in aanmerking voor het aantal werknemers met een niet-telewerkbare functie.
Of een functie telewerkbaar is of niet, zal uiteraard verschillend zijn per onderneming. Wanneer u in uw onderneming een CPBW hebt, overlegt u over deze invulling best met de preventieadviseur en de personeelsafgevaardigden. In ondernemingen zonder CPBW maar met een vakbondsafvaardiging, bepaalt de Welzijnswet dat de vakbondsafvaardiging belast is met de opdrachten van het CPBW.
Een extra administratieve last dus op de schouders van de werkgevers. Laat ons hopen dat ze ook mee helpt om snel een einde te maken aan de COVID-19-pandemie!
Over de auteur
Olivier Wouters, advocaat-vennoot bij Claeys & Engels
