Events Assistant (M/V)

 

Onze afdeling “Events, seminars and trainings” zoekt een Events Assistant (M/V):

Elke onderneming moet zijn netwerk uitbreiden, moet nieuwe klanten of leden vinden maar moet ook zijn (nieuwe) medewerkers dagelijks kunnen vormen. Elke onderneming moet zich ook kunnen inlichten in verband met de nieuwe wetten, nieuwe projecten, …

Dit is wat wij dagelijks doen op het werk door doorheen het hele jaar diverse activiteiten te organiseren.

Vervoeg een multidisciplinair, dynamisch en meertalig team, dat jaarlijks ongeveer 300 evenementen organiseert voor de Kamer van Koophandel van Brussel.

 

Functiebeschrijving

 

U staat in voor de uitwerking van evenementen (networking events, seminaries of opleidingen), naargelang de planning en op basis van een briefing van het afdelingshoofd.

De uitwerking van de evenementen omvat:

  • Het evenement aanmaken in het CRM-systeem van BECI
  • De pagina met de aankondiging van het evenement aanmaken op de website van BECI
  • Het evenement aanmaken in de agenda van BECI (interne agenda + website)
  • De nodige zalen reserveren
  • De pushmail aanmaken voor de communicatie
  • Zorgen voor de planning, de autorisatie en de verzending van de pushmails
  • De mailing per post coördineren
  • Offerte aanvragen bij leveranciers voor het evenement (catering, fotograaf, varia, materiaal, …)
  • De inschrijvingen en bevestigingen beheren
  • De facturering van sponsors en deelnemers organiseren
  • De logistieke coördinatie verzorgen (catering, inrichting van de locatie, het nodige materiaal, koeriers, marketingmateriaal van BECI en van eventuele sponsors, …)
  • Het onthaal organiseren en coördineren
  • De coördinatie met de sponsors verzorgen
  • De evaluaties opstellen, verzenden en opvolgen
  • Het budget beheren (voor bepaalde terugkerende evenementen)

U hebt ook enkele doorlopende taken:

  • telefonisch onthaal van de dienst ‘Events, seminars & trainings’
  • beheer en opvolging van de mailbox ‘events & trainings”
  • post beantwoorden & updaten van de database
  • controle van de stock voor evenementen en beheer van de bestellingen bij het departement logistiek
  • coördinatie van de verhuur van de zalen van BECI (bezoek, prijsoffertes, reserveringen, facturering enz.)

 

Gewenst profiel

 

  • U bent Nederlandstalig of Franstalig met een goede kennis van een andere taal
  • U hebt een Bachelordiploma (of een gelijkwaardige ervaring) in office management, marketing of evenementorganisatie
  • U hebt een goede kennis van Windows Office (Outlook, Excel, PowerPoint, Word)
  • Ervaring met het gebruik van CRM- en CMS-systemen is een pluspunt
  • U bent dynamisch, vriendelijk en houdt van contacten met de klanten
  • U kunt zelfstandig werken, maar bent ook in staat om u te integreren in een hecht team
  • U bent bereid zelf de handen uit de mouwen te steken om een zaal/lokaal klaar te maken
  • Op het terrein hebt u aandacht voor details en vindt u praktische oplossingen in alle omstandigheden
  • Een zekere flexibiliteit wat betreft de werkuren is een must
  • Een rijbewijs is een pluspunt

 

Gewenste vaardigheden:

 

  • Vermogen om initiatief te nemen
  • Proactief
  • Zelfstandig
  • Veelzijdig
  • Sociaal
  • Efficiënt tijdsmanagement en goede organisatie
  • Team player

 

Dit biedt Beci:

 

  • Voltijds COD
  • Aantrekkelijk loonpakket
  • Maaltijdcheques
  • Groeps- en hospitalisatieverzekering
  • Mobiliteitsoplossingen
  • Onmiddellijke indiensttreding

Maar ook:

  • Een erg dynamisch team
  • Een innovatieve, gedigitaliseerde en flexibele werkomgeving
  • Een toekomstgerichte onderneming in volle transformatie
  • Een erg afwisselende functie met talrijke uitdagingen
  • Permanente vorming

 

Over Beci

 

BECI is de gezamenlijke benaming van de Kamer voor Handel en Nijverheid van Brussel vzw en het Verbond van ondernemingen te Brussel vzw. De organisatie verdedigt de belangen van 35.000 ondernemingen uit de Belgische en Europese hoofdstad en vertegenwoordigt dit netwerk in talrijke mandaten bij de overheidsinstanties en bij andere sociale partners. Tegelijkertijd stelt deze interprofessionele federatie zich tot doel haar leden te informeren, te sensibiliseren en te begeleiden op weg naar succes. Verder voert zij vertrouwelijke taken uit voor derden via haar ondernemingsloket en stelt zij alles in het werk om de formaliteiten in België en in het buitenland (CO/ATA) te vereenvoudigen. Beci organiseert ten slotte jaarlijks om en bij de 500 evenementen, seminars en opleidingen. Het team bestaat uit een veertigtal werknemers en onafhankelijke deskundigen.

 

 

Hier vindt u meer informatie over de huidige en toekomstige projecten van Beci: http://onlinetouch.be/beci/2017-jaarverslag-the-cham-nl?html=true#/2/

 

Contact

Kandidaten worden verzocht een motivatiebrief en hun cv te mailen naar Carine Van Lancker via het adres jobs@beci.be.