Qua werken en werven liggen er tal van overheidsopdrachten voor het grijpen die KMO’s mooie kansen bieden. Slechts weinigen wagen zich echter op deze weg. Een update met Damien Magerat, gedelegeerd bestuurder van Jacques Delens.

“Brussel lanceert heel wat overheidsopdrachten voor werven”, begint Damien Magerat. En in tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht, gaat het hier uitsluitend om grootschalige projecten, voorbehouden aan grote bedrijven. “Veel overheidsopdrachten staan open en zijn toegankelijk voor kleine aannemers”, vervolgt Damien Magerat, die bijvoorbeeld verwijst naar de renovatie van het sanitair in een school, de herinrichting van een lerarenzaal, de creatie van een nieuwe inkomhal in een ziekenhuis, de installatie van een lift, de renovatie van goten, enz. “Allemaal aanbiedingen die niet per se veel personeel of grote machines vereisen.”

Naast de kleine klasse 1-werven bestaat er een hele reeks grotere werven waartoe KMO’s toegang kunnen krijgen door tijdelijk samen te werken met een onderneming uit een hogere categorie. Zo boeken KMO’s vooruitgang en krijgen ze toegang tot nieuwe markten.

KMO’s nog steeds terughoudend

Voor Brusselse KMO’s ligt daar duidelijk een markt te veroveren. Toch durven slecht weinig van die bedrijven deze weg in te slaan.

Damien Magerat verklaart deze terughoudendheid door verschillende factoren. “Naar mijn mening is er onvoldoende kennis van de beschikbare aanbiedingen en de te volgen regels/procedures. KMO’s kunnen terugschrikken voor de administratieve rompslomp die ze associëren met overheidsopdrachten”, stelt hij, hoewel hij zelf niet veel administratieve verschillen ziet tussen een overheidsopdracht en een privéproject. KMO’s kunnen ook bang zijn voor een boete en de trage beslissingen van de bouwheer. Bovendien weet niemand bij een offerte voor een overheidsopdracht wanneer het project van start gaat. Ten slotte kunnen de betalingstermijnen voor KMO’s een probleem opleveren. “Een betaling na 60 of zelfs 90 dagen kan de cashflow van een KMO in het gedrang brengen, vooral omdat de wetgeving niet toestaat dat een voorschot wordt gevraagd op het ogenblik van de bestelling,” bevestigt de heer Magerat.

Hij moedigt KMO’s echter resoluut aan om de stap te zetten: “Als ik het aantal aanbestedingen zie, besef ik dat er werk genoeg is voor volwassen en georganiseerde bedrijven. Overheidsopdrachten kunnen kleine en middelgrote ondernemingen helpen hun activiteiten op peil te houden en zelfs te doen groeien.” Na verloop van tijd zullen ook deze bedrijven vertrouwd raken met de procedures. “Het aanbod is elke keer anders, maar de te volgen procedure en de documenten die moeten worden bijgevoegd zijn bijna altijd dezelfde… Hoe meer u ingaat op openbare aanbestedingen, hoe comfortabeler de procedure aanvoelt. We moeten de mythes rond overheidsopdrachten de wereld uit helpen, zowel wat betreft de toegankelijkheid voor KMO’s als wat beheer aangaat.”

Tips om de stap te zetten

Ingaan op overheidsopdrachten is niet ingewikkeld, maar vereist wel enige nauwgezetheid. Damien Magerat raadt aan om een verantwoordelijke aan te stellen die wekelijks alle overheidsopdrachten uitpluist. “U moet dit structureel aanpakken, steeds op hetzelfde tijdstip.”

Vervolgens raadt hij aan om de tijd te nemen om alle documenten door te nemen, de beperkingen en de administratieve context te bestuderen… Zo kan de KMO uitmaken of ze al dan niet in staat is om het algemene kader voor overheidsopdrachten na te leven.

“Overheidsopdrachten volgen een aantal eenvoudige regels, maar zodra een hiervan niet wordt gerespecteerd, wordt het aanbod als nietig beschouwd.” Het is met name noodzakelijk om voor elk van de elementen een precieze prijs aan te geven, in overeenstemming met de specificaties, en er een hele reeks administratieve documenten aan toe te voegen, zoals de RSZ verklaring, een attest van goed gedrag en zeden, … Indien slechts één document ontbreekt, wordt de overeenkomst geweigerd, ook al is de prijs zeer voordelig. “Zorg er daarom voor dat elk dossier helemaal volledig is, anders riskeert u nutteloos veel tijd te investeren in het schrijven van een aanbod.”

Zodra het contract binnen is, dient u op de werf algemene organisatieregels na te leven. Zo moet u bijvoorbeeld dagelijks een dagboek van de werken invullen en door de opdrachtgever laten ondertekenen. Natuurlijk noteert u ook het weer, omdat in bepaalde weersomstandigheden niet kan worden gewerkt. Onvoorziene omstandigheden die u ter plaatse ontdekt, moeten binnen de 30 dagen worden gemeld. Elk nieuw element tijdens de bouw moet bovendien per post aan de klant worden gemeld. “Het lijkt misschien omslachtig, maar zo beschermt u het bedrijf. Hoe gedetailleerder het verslag, hoe beter de onderneming haar goede trouw kan bewijzen in geval van problemen”, zegt Damien Magerat. “Beschouw dit niet als een last maar als aan te leren reflexen. De overheidsopdracht ontneemt de onderneming in geen geval haar ziel. De regels kunnen perfect worden nageleefd met behoud van de bedrijfscultuur die voorheen bestond”, besluit hij.

Vraag? Bel naar 1819!

De mening van Frédéric Loriaux, voorzitter van de VBA[1]

“Overheidsopdrachten worden gereguleerd door middel van verscheidene aggregaties, afhankelijk van de grootte van de markt. Van zodra KMO’s de nodige stappen ondernemen om deze aggregaties te verkrijgen, kan ervan worden uitgegaan dat zij toegang hebben tot de overheidsopdrachten. De vraag is: hebben ze dit nodig? Overheidsopdrachten vereisen administratieve en juridische bekwaamheden en striktheid die een KMO niet noodzakelijk kan voorleggen. Het is vooral een kwestie van vorming. Betere informatie in het kader van een vormingsinitiatief zou KMO’s ertoe kunnen aanzetten om de stap te wagen.”

B2G: drie aanbevelingen van het bureau BDO

1. Mensen

BDO beveelt aan om een team te voorzien dat enerzijds voeling heeft met de waarden van de overheidssector (dienstverlening aan de burger, sociale meerwaarde) en anderzijds een specifieke kennis moet ontwikkelen van het functioneren en de structuren van de Staat en zijn componenten, om hun verwachtingen volledig te begrijpen. Zoals alle activiteitssectoren hanteert de overheid zijn eigen werkmethodes en procedures. Personeelsleden die op de hoogte zijn van deze realiteit, zullen weten hoe ze op passende wijze op overheidsopdrachten moeten ingaan.

2. Organisatie

Ten eerste is het belangrijk om opdrachten op te sporen waarvoor de onderneming over de nodige vaardigheden en tijd beschikt. Dit vergt een grondige analyse van de opdrachten in het bulletin der aanbestedingen of een prospectieproces gericht op overheidsklanten die u bij niet-openbare procedures met voorrang kunnen raadplegen. In de tweede plaats moet u beschikken over de tijd die nodig is om de offerte binnen strikte termijnen op te stellen (deze tijd mag u meestal niet aanrekenen). Ten derde zet u best een databank op met alle nodige administratieve documenten (DUME, attesten enz.). Controleer ten slotte aandachtig uw offerte. In feite gaat het hier om het ontwikkelen van een operationeel proces dat loopt van de identificatie van de opportuniteit tot de uiteindelijke verzending van de offerte. Denk er bijvoorbeeld aan dat een offerte die niet volgens de specificaties is ondertekend, eenvoudigweg niet ontvankelijk is.

3. Financieel beheer

Zoals elk contract bevatten ook overheidsopdrachten financiële bepalingen. Het fundamentele verschil is dat ze hier vaak worden opgelegd en niet voor onderhandeling vatbaar zijn. Afhankelijk van de voorwaarden van het contract kan het gebeuren dat het bedrijf de lopende of operationele kosten over meerdere maanden moeten dragen: het is niet ongebruikelijk dat de overheid pas aan het einde van de opdracht mag worden gefactureerd. Naarmate de onderneming haar portefeuille van overheidsopdrachten uitbreidt, komen de behoefte aan werkkapitaal en het ‘work-in-progress’ onder druk te staan, wat nog meer het geval is wanneer de opdracht de betaling van een borgsom vereist om de goede werking te garanderen. Daarom is het belangrijk te weten hoe projecten moeten worden gefinancierd en hoe voorfinanciering kan worden gemobiliseerd. Het financiële beheer moet via regelmatig toezicht onder controle blijven.

Contact : rudy.gardiole@bdo.be

[1] Vereniging der Belgische Aannemers van Grote Bouwwerken