16 ans. C’est le temps que passe en moyenne un cadre en réunion durant toute sa carrière. Plus de la moitié de ces réunions sont considérées comme improductives. 3 employés sur 10 avouent d’ailleurs s’y être déjà assoupis. La réunionite chronique est devenue une véritable maladie dans les entreprises. Voici donc quelques clés pour combattre ce mal qui ronge votre agenda.

9 heures par semaine ou 8 semaines par an. Ces chiffres vous sidèrent ? C’est pourtant le temps qu’un cadre passe en moyenne en réunion sur une carrière de 40 ans, révèle une enquête menée en 2017 par le cabinet Perfony. Si 98 % des personnes interrogées estiment que les réunions sont nécessaires, les trois quarts considèrent aussi y perdre régulièrement leur temps. 88 % s’y sont déjà sentis inutiles. 73 % des salariés déclarent travailler sur autre chose pendant une réunion tandis que plus de 4 salariés sur 10 avouent utiliser leur smartphone pour des raisons personnelles durant les réunions.

À l’heure où tout le monde court après le temps, mettre fin aux réunions improductives est une nécessité. Et c’est possible, il suffit pour cela d’un peu de bon sens et d’organisation. La première chose à faire est de vous demander si la réunion est vraiment nécessaire. L’objectif peut-il être atteint plus efficacement à l’aide d’autres méthodes, par exemple un mémo, un e-mail, un entretien face à face, etc. ? Si oui, inutile de faire perdre du temps à vos collègues. Si non, voici quelques bonnes pratiques à appliquer.

1. Les réunions les plus courtes sont les plus productives

Une réunion courte, c’est avoir la certitude que les participants restent alertes et intéressés par ce qui se dit et ce qui est décidé. L’Ifop a en effet établi qu’en moyenne, les travailleurs décrochent de ce qu’est en train de dire leur interlocuteur au bout de… 26 minutes. Aussi, mieux vaut opter pour un timing court. Si vous ne pouvez pas éviter une longue réunion, pensez à prévoir une pause de 10 minutes toutes les heures. Une réunion n’est pas une épreuve d’endurance !

2. Bien choisir son lieu et son moment

Rien de pire qu’une réunion un vendredi à 17 h ou sur le temps de midi alors que votre estomac crie famine. Un mauvais timing, c’est l’assurance de collègues distraits, préoccupés par bien d’autres choses que le sujet de la réunion. Le mardi serait le jour préféré des travailleurs pour les réunions et le vendredi le jour le plus abhorré. Les réunions en matinée, de 9 h à 11 h, seraient par ailleurs les plus efficaces, le pic d’attention des travailleurs étant en effet à son maximum à ce moment-là. La gestion de l’espace est, elle aussi, importante. Une salle trop petite, où il fait trop chaud ou trop froid, affecte l’attention et la motivation des participants. Pour plus d’efficacité, jouez sur la forme des tables. Une ronde ne met personne en position prédominante, un U permet d’asseoir la place du président tandis qu’un V permet à l’organisateur de se placer devant chaque participant. Parfois, sortir du cadre de l’entreprise peut aussi stimuler les collaborateurs.

3. Sélectionner méticuleusement vos collègues conviés à la réunion

Posez-vous la question : leur présence est-elle indispensable et l’objet de la réunion les concerne-t-il directement ? Si ce n’est pas le cas, les ajouter dans la boucle lorsque vous enverrez votre compte rendu de réunion peut s’avérer suffisant. Chaque participant doit se sentir réellement concerné et attendu le jour J. Vous-même, osez refuser de participer à une réunion si vous ne voyez pas l’intérêt de votre présence.

4. Établir un horaire précis

Prévoyez une heure de début et de fin, planifiez les points à l’ordre du jour et respectez ce que vous avez fixé. N’attendez pas les retardataires. Tant pis pour eux ! Ils s’en rappelleront la fois suivante. Attention toutefois, cela doit marcher dans les deux sens : si l’on exige des participants qu’ils respectent l’heure de début, il faut en retour s’assurer de respecter l’heure de fin.

5. Définir un objectif précis

Quel est le but de cette réunion ? Doit-on apprendre quelque chose ? Prendre une décision ? Discuter d’un point commun ? Sans objectif clairement défini au départ, il ne peut y avoir de résultat probant à l’arrivée. Informez et rappelez aux participants l’objectif poursuivi juste avant la réunion. Cela permettra de commencer rapidement la réunion et de la maintenir sur les rails. Établissez un ordre du jour et joignez-le à l’invitation plusieurs jours avant la réunion afin que les participants puissent se préparer.

6. Désigner un leader

Chaque réunion doit avoir son leader, généralement la personne qui organise la réunion. Son rôle : diriger la réunion, faire avancer la discussion, gérer le temps et assurer le suivi. Le leader aussi doit favoriser les discussions croisées, freiner ceux qui parlent beaucoup et demander. Il doit aussi oser réserver un sujet si la discussion s’éternise ou quand les informations disponibles sont insuffisantes.

7. Faire un suivi actif

Après avoir dépensé tant d’énergie pour rendre la réunion efficace, il serait dommage de ne pas en exploiter les conclusions. Aussi, clôturez chaque point à l’ordre du jour en répétant qui fait quoi et quand. Établissez la liste des décisions/actions et communiquez-la rapidement après la réunion. Le plan d’action conclu doit ensuite faire l’objet d’un réel suivi, faute de quoi les participants risquent de considérer – à raison – que cette réunion n’a finalement pas servi. Vous créerez ainsi un cercle vertueux et les acteurs de la réunion se montreront d’autant plus investis la fois suivante.

Et pourquoi pas une réunion debout ? Le stand-up meeting, c’est la dernière tendance en matière de réunion. Ces réunions durent généralement 5 à 15 minutes et ont lieu… debout. Raison : l’inconfort relatif de cette position tend à accélérer la discussion pour aller à l’essentiel. La réunion debout a pour objectif de tenir les employés au courant de la situation de l’entreprise ou de l’avancement d’un projet, de façon rapide et régulière. Ces meetings sont efficaces pour les briefings quotidiens ou les séances en petits groupes. Néanmoins, la réunion debout n’est pas appropriée pour tout le monde. En effet, les plus fragiles, comme les personnes âgées, les femmes enceintes ou tous ceux qui souffrent de handicap ou de douleurs (de dos par exemple) ne peuvent souvent pas rester debout. De même, la taille des participants influe sur les interactions. Ainsi, les arguments d’une personne de 1 m 90 seront plus aisément entendus que ceux d’une personne de 1 m 60. Ces réunions ne permettent pas non plus d’éplucher des documents. À consommer donc avec modération et bon sens. ©thinkstock