Le contrôle des outils numériques et des réseaux sociaux des travailleurs peut révéler des abus susceptibles de justifier une sanction, voire un licenciement. Mais encore faut-il que le contrôle ait été effectué correctement et que les éléments recueillis puissent ensuite être utilisés comme preuve pour justifier une sanction ou un licenciement.
Information préalable et limitation du contrôle
Tout contrôle impliquant des données personnelles doit respecter le RGPD. Les travailleurs doivent donc être informés à l’avance de la possibilité d’un contrôle, de ses objectifs et de ses principales modalités.
L’employeur doit définir une finalité précise et une base juridique adéquate. Un contrôle peut être justifié par les intérêts légitimes de l’employeur, notamment en cas de soupçon d’abus ou de manquements. Le contrôle doit toutefois rester aussi ciblé que possible au regard de la finalité du contrôle. En matière de contrôle des communications électroniques spécifiquement, la CCT n° 81 renforce les obligations précitées d’information, de finalité et de proportionnalité.
A titre d’exemple, plutôt que de parcourir toute la boîte e-mail d’un travailleur, l’employeur devrait limiter sa recherche à une période déterminée et à des mots-clés en lien avec les faits suspectés. Les e-mails clairement identifiés comme « privés » doivent toujours être laissés de côté.
Sur les réseaux sociaux, il ne peut être question de surveiller régulièrement les profils des travailleurs sans raison particulière. Un profil public sur les réseaux n’est pas pour autant librement exploitable par l’employeur. Tout contrôle doit avoir une raison précise et rester proportionné.
Vérifier si le contrôle relève de la recherche privée
Une enquête interne visant à établir des faits reprochés à un travailleur, notamment par le contrôle d’e-mails et des réseaux sociaux, peut relever de la loi du 18 mai 2024 réglementant la recherche privée. Cette loi impose alors le respect de différentes exigences concernant notamment la manière dont l’enquête est organisée, la collecte et le traitement des informations, la documentation de l’enquête ainsi que les droits de la personne concernée.
Le respect de ces règles est essentiel, car leur violation peut avoir une incidence directe sur la possibilité d’utiliser les éléments recueillis comme preuves. Certaines preuves obtenues lors de l’enquête pourraient être frappées de nullité. Elles ne pourraient alors pas être utilisées par l’employeur pour prouver les faits justifiant une sanction ou un licenciement. Avant de procéder à un contrôle des e-mails ou des réseaux sociaux d’un travailleur dans le cadre d’une enquête interne, il est donc indispensable de s’assurer du respect du cadre légal applicable.
Les suites à donner au contrôle
Une fois les informations recueillies dans le cadre du contrôle, éventuellement complétées par d’autres éléments obtenus à l’occasion d’une enquête interne, l’employeur devra déterminer si les faits constatés justifient un avertissement, un licenciement ordinaire ou, dans les cas les plus graves, un licenciement pour motif grave. Cette décision devra être prise dans le respect des règles et délais applicables à la mesure envisagée.
Il faut également garder à l’esprit que la charge de prouver les faits ayant fondé la décision repose sur l’employeur. Il doit pouvoir produire des éléments de preuve suffisamment précis, fiables et, en principe, régulièrement obtenus pour établir la réalité des manquements reprochés. La manière dont les informations ont été recueillies est, par conséquent, déterminante pour pouvoir défendre efficacement la sanction ou le licenciement en cas de contestation.
Contrôler, oui, mais pas n’importe comment
Le contrôle des outils numériques et réseaux sociaux peut constituer une source précieuse d’informations pour détecter et établir certains abus ou manquements, et ainsi appuyer une sanction ou un licenciement. Encore faut-il que ce contrôle soit effectué dans le respect des règles applicables. À défaut, l’utilisation des preuves récoltées risque d’être compromise. La prudence s’impose donc, tant dans la manière de procéder au contrôle que dans l’utilisation des informations obtenues.
Par Thierry Duquesne, Partner | Avocat NautaDutilh et Alix de la Barre, Associate | Avocate NautaDutilh