Overheidsopdracht

Een overheidsopdracht is een contract tussen een of meerdere ondernemingen (of natuurlijke personen) en een of meerdere aanbestedende overheden op basis waarvan deze onderneming(en) tegen betaling werken, leveringen of diensten uitvoeren voor deze overheden. De overheidsopdracht moet garanderen dat de overheid kan contracteren tegen de beste voorwaarden.

De keuze van de onderneming(en) gebeurt aan de hand van een plaatsingsprocedure en een dergelijke procedure dringt zich op vanaf de betaling van één euro. De verplichtingen die gepaard gaan met de overheidsopdracht worden doorgaans strenger indien de waarde van de opdracht groter wordt.

De opdracht moet worden gegund overeenkomstig de basisbeginselen, zoals het transparantie-, het gelijkheids- en het non-discriminatiebeginsel, zelfs wanneer het gaat om overheidsopdrachten van beperkte waarde.

Overheidsopdrachten moeten worden bekendgemaakt in het Bulletin der Aanbestedingen van zodra zij een geraamde waarde hebben van € 139.000 (excl. BTW) en in het Supplement van het Europees Publicatieblad van zodra de geraamde waarde van de opdracht de Europese drempelbedragen bereikt (i.e. € 214.000 (excl. BTW) voor opdrachten voor leveringen en diensten en € 5.350.000 (excl. BTW) voor opdrachten voor werken). De bekendmakingen kunnen worden teruggevonden op e-Notification: e-Notification (publicprocurement.be) . Deze drempels zijn van toepassing voor 2020 en 2021.

Opdrachten die worden gegund via de “onderhandelingsprocedures zonder voorafgaande bekendmaking” in de klassieke sectoren moeten niet worden bekendgemaakt. Een dergelijke plaatsingsprocedure kan o.m. worden georganiseerd wanneer de goed te keuren uitgave niet meer dan € 139 000 (excl. BTW) bedraagt. In dit specifieke geval moet de aanbestedende overheid echter wel ten minste drie ondernemingen contacteren en uitnodigen om een offerte in te dienen. Ook een opdracht van beperkte waarde (i.e. een opdracht met een geraamde waarde van minder dan € 30 000 € (excl. BTW)) moet niet het voorwerp uitmaken van een bekendmaking.

Voor de Belgische bekendmakingsdrempels gelden de volgende bedragen:

Enkel in bepaalde plaatsingsprocedures (mededingingsprocedure met onderhandeling, vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking, onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking), kan er, in voorkomend geval, worden onderhandeld.

In een procedure waarin onderhandelingen toegelaten zijn kan de aanbestedende overheid zich het recht voorbehouden om niet te onderhandelen en de opdracht te gunnen op basis van de initiële offertes. Indien er wordt onderhandeld, bepaalt de aanbestedende overheid waarover wordt onderhandeld en moet de gelijke behandeling tussen de inschrijvers worden gerespecteerd. Over de finale offerte (“BAFO”) mag in ieder geval niet meer worden onderhandeld.

In het kader van een openbare of niet-openbare procedure kan er nooit worden onderhandeld. De aanbestedende overheid kan wel vragen om bepaalde elementen van de offerte “voor te stellen, aan te vullen, te verduidelijken of te preciseren”, op voorwaarde dat deze aanvragen de principes van gelijke behandeling en transparantie niet schenden, en dat, in het geval van een openbare of niet-openbare procedure, dit niet kan leiden tot een wijziging van essentiële onderdelen van de offerte.

De selectiecriteria moeten de aanbestedende overheid ervan verzekeren dat de kandidaten (in het geval van een niet-openbare procedure of een mededingingsprocedure met onderhandeling) of de inschrijvers (in het geval van een openbare procedure) wel in staat zijn om de opdracht uit te voeren (en dat zij dus geschikt zijn).

Deze criteria houden dus geen verband met de kwaliteit van de offerte maar eerder met het “cv” van de kandidaat of inschrijver. Zo kan het selectiecriterium/kunnen de selectiecriteria (er dient ten minste een criterium met een verplicht minimumdrempelbedrag te worden voorzien) betrekking hebben op (i) de geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te voeren; en/of (ii) de economische en financiële draagkracht; en/of (iii) de technische en professionele bekwaamheid.

Naast de in de selectieleidraad of aankondiging van opdracht en het bestek aangekondigde selectiecriteria, mag de aanbestedende overheid de kandidaten en/of inschrijvers geen bijkomend criterium of eisen opleggen. De aanbestedende overheid preciseert op welke manier de kandidaat en/of inschrijver kan bewijzen dat hij aan het selectiecriterium voldoet (bv. via de jaarrekeningen, cv’s, een organogram, attesten van goede uitvoering, etc.). De aanbestedende overheid moet ieder selectiecriterium verbinden aan een gepast niveau. De selectiecriteria moeten in verhouding staan tot het voorwerp van de opdracht.

Gunningscriteria moeten een objectieve vergelijking van de offertes mogelijk maken op basis van een waardeoordeel. De criteria dienen met andere woorden om de intrinsieke kwaliteit van de offertes te bepalen en deze met elkaar te vergelijken. De criteria zijn bijvoorbeeld de kwaliteit, de prijs, de technische waarde, de esthetische en functionele kenmerken, de milieukenmerken, de sociale overwegingen, de gebruikskosten, de rentabiliteit, de nazorg en technische bijstand, de leveringsdatum en de leverings- of uitvoeringstermijn, de waarborgen inzake wisselstukken en de bevoorradingszekerheid. Als de aanbestedende overheid bijvoorbeeld een gunningscriterium kwaliteit gebruikt, dan zal de inschrijver wiens offerte kwaliteitsvoller is, meer punten verdienen.

De aanbestedende overheid kiest vrij de gunningscriteria, maar deze moeten in de aankondiging van opdracht of in een ander opdrachtdocument worden vermeld. Enkel op die manier kunnen de inschrijvers weten op welke manier zij punten kunnen verdienen.

Voor opdrachten met een geraamde waarde gelijk aan of groter dan de Europese drempelbedragen, moeten de gunningscriteria worden gewogen. Met de weging van de criteria geeft de aanbestedende overheid aan hoe belangrijk bepaalde gunningscriteria zijn.

Onder de Europese drempels is een weging niet verplicht maar als de aanbestedende overheid een weging wenst te gebruiken in haar gunningsverslag, moet ze de weging ook aankondigen in het bestek (voor alle procedures).

De gunningscriteria moeten aan de volgende eisen beantwoorden:

• Vooreerst moeten ze verband houden met het voorwerp van de opdracht; gunningscriteria worden geacht aan deze voorwaarde te voldoen, wanneer zij betrekking hebben op de in het kader van de opdracht te verrichten werken, leveringen of diensten, in alle opzichten en in elk stadium van de levenscyclus ervan;
• Daarnaast moeten de gunningscriteria er niet toe leiden dat de aanbestedende overheid een onbeperkte keuzevrijheid heeft;
• De gunningscriteria moeten tevens de daadwerkelijke mededinging waarborgen;
• Tot slot moet de aanbestedende de juistheid van de door de inschrijvers verstrekte informatie en bewijsmiddelen kunnen controleren.

Ja. Een offerte moet volledig overeenstemmen met wat de aanbestedende overheid vraagt. Pas dan is de offerte regelmatig . Het begrip “regelmatigheid” van de offerte omvat met andere woorden het “voldoen” van de offerte aan de eisen, voorwaarden en criteria vermeld in de aankondiging van de opdracht of in de opdrachtdocumenten.

Als een onderneming in zijn offerte afwijkt van deze eisen, voorwaarden en criteria, dan zal de aanbestedende de offerte in sommige gevallen moeten weren.

De ondertekening van een offerte is doorgaans geen handeling van dagelijks bestuur. Een offerte moet dus worden ondertekend door de organieke vertegenwoordiger van de onderneming. Voor een naamloze vennootschap is dat de raad van bestuur en voor een besloten vennootschap, de zaakvoerder(s). De statuten kunnen wel een afwijkende regeling voorzien. Zo wordt er vaak voorzien in een tweehandtekeningenclausule op grond waarvan twee bestuurders een offerte kunnen ondertekenen. De bevoegde persoon kan ook een volmacht aan een of meerdere personen geven om de opdracht te ondertekenen. Deze volmacht moet worden toegevoegd aan de offerte.

In bepaalde gevallen kan de ondertekening van een opdracht als een daad van dagelijks bestuur worden beschouwd. Vereist is dat deze handeling hetzij niet verder reikt dan de behoeften van het dagelijks leven van de vennootschap, hetzij een gering belang vertoont, hetzij een spoedeisend karakter heeft. Of één van deze voorwaarden is vervuld, zal steeds geval per geval moeten worden beoordeeld.

Neen. In principe dient de aanbestedende overheid een gemotiveerde gunningsbeslissing op te maken, waarin zij per gunningscriterium toelicht waarom één inschrijver betere punten heeft gekregen dan een andere inschrijver. Dit gunningsverslag moet voor opdrachten waarvan de goed te keuren uitgave 139.000 € overschrijdt, automatisch aan de inschrijvers worden overgemaakt, opdat deze kunnen begrijpen op welke gegevens de aanbestedende overheid zich heeft gebaseerd voor de puntentoekenning.

Een inschrijver zal niet noodzakelijk het volledige gunningsverslag krijgen:

• Aan een inschrijver die niet werd geselecteerd moeten enkel de motieven waarom hij niet geselecteerd is worden overgemaakt;
• Aan een inschrijver die een onregelmatige offerte heeft neergelegd, dienen enkel de motieven waarom zijn offerte onregelmatig is worden overgemaakt.

Enkel aan de inschrijvers die werden geselecteerd en een regelmatige offerte hebben neergelegd moet het volledige gunningsverslag worden overgemaakt.

Voor opdrachten waarvan de geraamde waarde gelijk is aan of hoger ligt dan de drempels voor de Europese bekendmaking moet de aanbestedende overheid een standstill periode respecteren. Dit is een periode van 15 dagen na de kennisgeving van de gemotiveerde gunningsbeslissing waarin de aanbestedende overheid niet mag overgaan tot contractsluiting.

Ongeacht de waarde van de opdracht zijn de beroepsmiddelen de volgende:

• Schorsingsprocedure : deze procedure beoogt de schorsing van de gunningsbeslissing (zodat er niet kan worden overgegaan tot contractsluiting) en moet worden ingesteld binnen de 15 dagen na de kennisgeving van de gemotiveerde gunningsbeslissing;
• Vernietiging : deze procedure beoogt de vernietiging van de gunningsbeslissing en moet binnen de 60 dagen na de kennisgeving van de gemotiveerde gunningsbeslissing worden ingesteld;
• Schadevergoeding : een dergelijke procedure moet binnen de vijf jaren na de kennisgeving van de gemotiveerde gunningsbeslissing aanhangig worden gemaakt;
• Procedure tot onverbindendverklaring : deze procedure beoogt de onverbindendverklaring van het contract en is enkel mogelijk indien de aanbestedende overheid de bekendmakingsregels of de wachttermijn niet heeft nageleefd (de procedure moet aanhangig worden gemaakt binnen de 30 dagen of 6 maanden).

De verhaalinstantie is de Raad van State of de burgerlijke rechtbank, naar gelang wat gevraagd wordt en de aanbestedende overheid al dan niet een administratieve overheid is.