Het verloningsbeleid vormt een belangrijke uitdaging op het vlak van HR, zowel om talent aan te trekken als om het te behouden. Hierna volgen enkele goede praktijken voor het opstellen van een doeltreffend bonusplan.
Een goed uitgewerkt bonusplan kan een aanzienlijke impact hebben op de motivatie en het behoud van personeel. Veel ondernemingen koppelen de toekenning van bepaalde bonussen aan de voorwaarde dat de werknemer nog in dienst is op het moment van uitbetaling. Hoewel dit een gangbare praktijk is, vereist ze de nodige voorzichtigheid. Het is dan ook sterk aanbevolen om een duidelijk en nauwkeurig bonusbeleid op te stellen, met inachtneming van de onderstaande aanbevelingen.
Vermijd eenzijdige beslissingsmacht van de werkgever
De voorwaarde dat de werknemer nog in dienst moet zijn op het moment van uitbetaling, mag niet uitsluitend afhangen van de wil van de werkgever. Juridisch spreekt men dan van een “zuiver potestatieve voorwaarde”, d.w.z. een voorwaarde waarbij de vervulling ervan volledig afhangt van de wil van één partij.
Een onderneming mag zich dus bijvoorbeeld niet het recht voorbehouden om willekeurig de toekenningscriteria van de bonus te schrappen of te wijzigen zonder objectieve rechtvaardiging, of de overeenkomst te beëindigen vlak voor de uitbetaling om zo de bonus te vermijden. Dergelijke clausules worden als onrechtmatig beschouwd.
Het vertrek van een werknemer hangt niet uitsluitend af van de wil van de werkgever. Het kan ook voortvloeien uit een ontslagname, een onderling akkoord, overmacht, ontslag om dringende reden, enz. De rechtspraak heeft dit recent nog bevestigd, onder meer in een arrest van het Arbeidshof van Brussel van 13 november 2024.
Formuleer de clausule op een expliciete en duidelijke manier
Om rechtsgeldig te zijn, moet een clausule die de bonus afhankelijk maakt van de aanwezigheid van de werknemer op het moment van uitbetaling, nauwkeurig, begrijpelijk en ondubbelzinnig geformuleerd zijn. De werknemer moet duidelijk kunnen nagaan onder welke voorwaarden hij of zij recht heeft op de bonus.
Een vage of dubbelzinnige formulering kan niet alleen verwarring scheppen, maar ook in het nadeel van de werkgever worden geïnterpreteerd bij een geschil. Vermijd dus algemene of onduidelijke bewoordingen zoals “de bonus kan discretionair worden toegekend door de werkgever”, zonder verdere toelichting. Hoe transparanter de clausule, hoe kleiner het risico op betwisting.
Geen verplichting tot proratisering van de bonus
In principe wordt een bonus geleidelijk verworven naargelang de geleverde prestaties. Indien een werknemer de onderneming verlaat vóór het einde van het jaar, kan hij of zij, bij gebrek aan een specifieke clausule, aanspraak maken op een geprorateerd deel van de bonus. Dit principe staat bekend als de “deelbaarheid van de verloning”.
Een onderneming mag echter geldig bepalen dat de volledige bonus enkel wordt toegekend indien de werknemer nog in dienst is op een bepaalde datum – meestal de datum van uitbetaling of het einde van de referteperiode. In dat geval is er geen sprake van proratisering, zelfs niet als de werknemer het grootste deel van het jaar heeft gewerkt. Om tegenstelbaar te zijn, moet deze afwijking duidelijk worden opgenomen in een schriftelijke clausule, die expliciet geformuleerd is. Bij gebrek hieraan kan de werknemer alsnog een evenredig deel van de bonus opeisen.
Door Justin Lennertz, Advocaat bij Claeys & Engels
Dit artikel kan u ook interesseren: RSZ-inspectie: hoe kun je je voorbereiden?