Depuis 2007, la loi sur les contrats de travail prévoit la possibilité de signer ces contrats de manière électronique. L’évolution des modes de travail, accélérée par la crise sanitaire, n’a fait qu’accentuer le besoin de digitalisation des signatures, y compris dans la relation de travail. Quelles sont les points d’attention pour les employeurs ?
La Signature électronique va de pair avec l’archivage électronique
Selon la loi sur les contrats de travail, un contrat de travail signé au moyen d’une signature électronique créée via la carte d’identité électronique (ou satisfaisant aux mêmes conditions de sécurité) est équivalent à un contrat de travail revêtu de signatures manuscrites. Si le contrat de travail est signé de manière électronique, un exemplaire du contrat doit en outre être archivé auprès d’un prestataire de service d’archivage électronique agréé.
Le bât blesse concernant cette dernière condition. Malgré l’entrée en vigueur du texte en 2007, aucun prestataire de service d’archivage n’avait été agréé, jusqu’il y a peu. Depuis fin 2023, un (seul) prestataire de services d’archivage électronique est désormais reconnu (Signature électronique et autres services de confiance | SPF Economie (fgov.be)).
Des alternatives peu risquées
Depuis 2016, un règlement européen (primant donc sur la législation belge) prévoit les conditions de validité des signatures électroniques. L’absence d’utilisation d’un prestataire d’archivage électronique agréé n’a pas d’incidence sur la validité des signatures qui répondent aux conditions de ce règlement.
Ainsi, une signature électronique qualifiée (c.-à-d. reposant sur un certificat permettant d’identifier avec certitude le signataire) est assimilée à une signature manuscrite. Si l’employeur utilise un tel système (p.ex. signature garantie via une identification reposant sur la carte d’identité), aucune contestation concernant la fiabilité de cette signature n’est possible.
Bon nombre d’entreprises utilisent également des signatures non-qualifiées. Selon le même règlement, ce simple fait ne suffit pas à invalider la signature. Il convient dans ce cas de démontrer que la personne qui a utilisé une signature non-qualifiée avait l’intention de marquer son accord sur le contenu du document. Ce risque est généralement faible : un processus de signature électronique est souvent accompagné d’emails entre parties (p.ex. pour échanger les documents), rendant peu crédibles d’éventuelles contestations ultérieures sur la validité des signatures.
Malgré l’absence de conformité à la loi belge, l’utilisation de tels systèmes de signature alternatifs (en particulier si une signature qualifiée est utilisée) est donc devenue peu risquée.
Julien Hick, avocat-associé AKD Benelux law firm
Heleen Franco, avocate AKD Benelux law firm
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