Dans un marché du travail en pleine mutation, les entreprises investissent de plus en plus dans la formation pour maintenir et développer les compétences de leurs équipes. Certaines formations représentent un coût élevé et soulèvent une question récurrente dans les services RH : est-il possible de sécuriser cet investissement si la collaboratrice et le collaborateur quitte l’entreprise peu après ?
En Belgique, la réponse existe : c’est la clause d’écolage.
Qu’est-ce que la clause d’écolage ?
La clause d’écolage est une disposition légale qui permet à l’employeur·euse de demander au travailleur ou à la travailleuse de rembourser une partie des frais d’une formation qualifiante si celui ou celle-ci quitte volontairement l’entreprise dans une période déterminée.
Il ne s’agit pas d’une clause punitive, mais d’un mécanisme visant à équilibrer l’investissement de l’employeur·euse et la liberté du travailleur ou de la travailleuse.
Un cadre strict et protecteur
Encadrée par la loi du 3 juillet 1978 sur les contrats de travail, la clause d’écolage répond à un ensemble d’exigences précises. Elle n’est valable que si toutes les conditions suivantes sont réunies :
1. Une formation réellement qualifiante
La formation doit :
- apporter une compétence transférable sur le marché du travail,
- dépasser la simple mise à niveau interne,
- présenter une valeur ajoutée concrète pour la travailleuse et le travailleur.
Autrement dit, elle doit améliorer « l’employabilité » du collaborateur ou de la collaboratrice au-delà de son poste actuel.
2. Un formalisme contractuel strict
La clause doit être :
- rédigée par écrit,
- insérée dans le contrat de travail ou (à défaut) dans un avenant signé avant le début de la formation.
Elle doit décrire précisément :
- le coût réel ou objectivement calculable de la formation,
- la nature et le contenu de la formation,
- la durée d’amortissement (maximum 3 ans),
- le montant dégressif à rembourser selon la date de départ.
3. Un remboursement limité et dégressif
La loi prévoit un plafonnement du remboursement :
- 80 % si le départ intervient dans les 12 premiers mois,
- 60 % entre le 13ᵉ et le 24ᵉ mois,
- 40 % entre le 25ᵉ et le 36ᵉ mois,
- 0 % au-delà de 3 ans.
Cette dégressivité reflète l’amortissement progressif de l’investissement.
Quand la clause ne s’applique-t-elle pas ?
La clause d’écolage ne peut jamais être activée si :
- le ou la collaborateur·ice est licencié·e par l’employeur·euse (sauf faute grave),
- la formation est obligatoire (ex. : sécurité, formations imposées par la loi ou le secteur),
- la formation est nécessaire à la fonction,
- le coût réel de la formation n’est pas démontré,
- la clause ne respecte pas une des conditions légales.
De nombreux litiges révèlent que les clauses mal rédigées, ou trop générales, sont souvent invalidées.
Un outil RH utile… s’il est bien utilisé
Lorsqu’elle est correctement formulée, la clause d’écolage devient un instrument :
- de protection de l’investissement formation,
- de sécurisation de projets de développement coûteux,
- de gestion prévisionnelle des talents.
Mais son usage doit rester mesuré, transparent et compris par le/la collaborateur·ice. Une communication claire est indispensable pour éviter tout sentiment de contrainte.
Bonnes pratiques pour les RH :
- Formaliser la clause dans un avenant clair et précis.
- Documenter le coût réel (factures, devis, conventions).
- S’assurer du caractère qualifiant de la formation.
- Prévoir une période d’amortissement raisonnable.
- Expliquer la démarche à la collaboratrice ou au collaborateur dans un esprit de partenariat.
En conclusion
La clause d’écolage n’est pas un frein à la mobilité, mais un moyen d’éviter que l’entreprise ne supporte seule le coût d’une formation substantielle dont le/la salarié·e pourrait profiter immédiatement ailleurs.
Bien encadrée, elle constitue un levier équilibré entre stratégie RH, investissement dans les compétences et sécurité juridique.
Par Daniel Binamé,Development and Partnerships Manager Partena Professional
Téléchargez ici la check-list de Partena :
Check-list RH : Utiliser une clause d’écolage en toute sécurité