La nouvelle loi sur la recherche privée, en vigueur depuis le 16 décembre 2024, impose aux employeurs et employeuses des règles strictes pour leurs enquêtes internes.
Sans adaptation, les preuves de licenciements pourraient être invalidées. Un enjeu à ne pas sous-estimer.
Activités de recherche privée, les employeurs et employeuses sont également visé·es !
La nouvelle loi définit les obligations, rôles et responsabilités des personnes impliquées dans des activités de recherche privée (toute activité consistant à rassembler des informations concernant des personnes physiques ou morales ou des faits commis par celles-ci).
Les employeurs et employeuses sont donc concerné·es en cas d’appel à des détectives privés, mais également lorsqu’ils et elles effectuent des enquêtes internes, soit via un service interne dédié, soit de manière occasionnelle (p.ex. via le département des ressources humaines). Dans le premier cas (service interne dédié), une autorisation préalable doit être obtenue auprès du SPF Intérieur. Dans le second, une telle autorisation n’est pas nécessaire mais certaines règles devront néanmoins être respectées.
Règlement interne mis à jour pour décembre 2026
La loi prévoit que des employeur·euses ne peuvent effectuer des investigations concernant leurs collaborateur·ices que si un règlement interne en prévoit les modalités. Les employeur·euses ont jusqu’au 16 décembre 2026 pour se conformer à cette obligation. A défaut, toutes les preuves collectées seront automatiquement invalidées. Disposer d’un tel règlement deviendra donc crucial dans le cadre de licenciements pour motif grave.
Procédure d’investigation : de nouvelles contraintes pour protéger les personnes visées
La loi prévoit également des règles et procédures détaillées (visant également les investigations occasionnelles effectuées par les départements de ressources humaines).
Par exemple, des interviews ne peuvent être effectuées qu’après que la personne interrogée ait été informée de certains droits (droit d’être assistée, droit de mettre fin à tout moment à l’interview, etc.). Les interviews devront aussi être documentées dans des comptes-rendus transmis aux personnes interviewées. Certaines techniques d’interrogation sont également interdites.
Dans le même ordre d’idées, l’ensemble des actes d’investigation effectués devront être consignés dans un registre. Dans certaines conditions, un rapport d’investigation complet doit être établi et transmis au mandant (l’employeur·euse dans notre cas). Si ce dernier décide de ne pas utiliser le rapport, celui-ci devra être détruit. S’il décide d’utiliser le rapport (p.ex. pour un licenciement pour motif grave), les personnes visées devront en être informées et pouvoir exercer leur droit d’accès et de rectification concernant les données traitées.
Enfin, la nouvelle loi interdit également de collecter certaines données. Ceci vise notamment les opinions politiques, les données génétiques ou biométriques, mais également l’implication ou l’affiliation à des organisations syndicales.
Contrôle et sanctions
Un certain nombre des obligations prévues par la nouvelle loi sont prescrites à peine de nullité. Les preuves obtenues en violation de ces obligations seront donc automatiquement écartées, sans marge d’appréciation pour les tribunaux. Ceci vise notamment l’obligation de disposer d’un règlement, d’une autorisation préalable (lorsqu’applicable) ou encore l’interdiction d’utiliser certaines méthodes d’investigation.
Le non-respect d’autres obligations (p.ex. documentation du processus d’investigation) n’entraine pas la nullité automatique des preuves et c’est aux tribunaux qu’il reviendra d’apprécier si ces preuves doivent être écartées ou non. Il reste vivement recommandé de se conformer à ces dispositions, en particulier dans le contexte de licenciements pour motif grave.
L’impact des contraintes résultant de cette nouvelle loi ne doit pas être sous-estimé : il incombe aux entreprises de mettre en place un règlement et un processus opérationnel bien rôdé, même pour effectuer des investigations occasionnelles. A défaut, de nombreuses preuves obtenues dans le cadre de licenciements pour motif grave risquent d’être écartées ... sans même que les faits justifiant ces licenciements soient examinés. A bon entendeur !
Julien HICK, Partner, AKD Benelux law firm & Heleen FRANCO, Senior associate, AKD Benelux law firm
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