Après deux ans de télétravail généralisé, travailler dans un espace de travail collectif n’est plus si évident pour bon nombre de personnes. Entre les sonneries de téléphone, les va-et-vient et les conversations que l’on entend sans écouter, l’open space peut devenir synonyme de perturbations dans le travail, d’épuisement mental et de baisse de la productivité. Heureusement, de simples astuces pratiques peuvent faciliter les relations au quotidien et permettent de tirer parti des effets positifs du plateau ouvert.
Respect est le maître-mot
Pour bien travailler en espace partagé, la première notion à bien intégrer est celle du respect. Le respect des personnes, bien sûr, mais aussi celui du concept. Choisir son poste de travail en fonction de son activité du moment est essentiel au bon fonctionnement. Les collègues qui s’installent toujours à la même place entravent le bon fonctionnement du système en se privant par la même occasion de ses avantages.
Car si l’on parle souvent des inconvénients de l’open space, on oublie un peu trop vite ses avantages. Les tâches journalières des travailleurs sont de plus en plus variées. Certaines nécessitent des réunions et un travail en équipe, d’autres beaucoup de concentration et de confidentialité. Un environnement de travail flexible et modulable permet de travailler plus efficacement.
Isoler les pics de bruit
Même si les travailleurs s’y sont faits, l’open space génère tout de même des insatisfactions, notamment en termes de bruit et de concentration. Après deux ans de travail à domicile, il est très difficile pour certains travailleurs de travailler efficacement dans un espace commun. Pourtant, lorsque les lieux de travail sont utilisés à bon escient, l’open space doit être calme. Les pics de bruit doivent « sortir » et migrer vers des endroits où les activités peuvent être effectuées sans nuire au calme du plateau ouvert. Petit point informel sur un dossier ou un client, demande de précision sur une question évoquée en réunion… Dès que l’on échange plus de quelques mots, on doit s’isoler dans une salle annexe.
De même, parler au téléphone sans en faire profiter ses collègues est possible. En open space, il faut s’entraîner à parler à demi ton. Si vous êtes amené à passer de longs appels, essayez de les regrouper et de vous isoler dans une salle pour ne pas déranger votre entourage. Outre vos conversations téléphoniques, la sonnerie de votre téléphone peut être une source d’agacement pour vos voisins. Pensez donc à la programmer au plus bas et à mettre votre portable sur vibreur.
Respecter les disponibilités de son entourage
L’open space facilite l’entrée en communication : on voit tout le monde d’un simple coup d’œil, il n’y a pas de porte à pousser pour aller discuter. Mais il faut toujours se souvenir que ce n’est pas parce que vous êtes disponible que les autres le sont. À l’inverse, si un collègue vous sollicite alors que vous travaillez sur un dossier important, n’hésitez pas à lui dire poliment que vous serez occupé pendant encore X temps, mais que vous l’aiderez volontiers après. Posez vos limites et soyez assertif. Vous pouvez aussi utiliser un gadget – un petit drapeau par exemple – pour signaler que vous êtes actuellement occupé. Utiliser un casque antibruit peut aussi vous aider à vous isoler du bruit et à indiquer que vous ne souhaitez pas être interrompu.
En bref…
- Choisissez votre lieu de travail en fonction de vos activités. N’hésitez pas à bouger plusieurs fois au cours de la journée.
- Lorsqu’une tâche requiert un haut degré de concentration, optez pour le télétravail. Si ce n’est pas possible, isolez-vous dans un bureau individuel. Vous pouvez aussi utiliser des écouteurs ou un casque antibruit.
- Ne « squattez » pas les bureaux individuels ou les salles de réunion. Utilisez-les uniquement si vous en avez vraiment besoin.
- Pour passer de longs coups de téléphone, isolez-vous.
- Vous échangez à plusieurs ? Travaillez impérativement dans une salle annexe.
- Respectez vos collègues, mais respectez-vous également. Posez vos limites et soyez assertif.
Gaëlle Hoogsteyn, Journaliste spécialisée en finance, entrepreneuriat et RH
