La loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme prévoit la mise en place d’un registre central dans lequel les personnes morales doivent enregistrer des informations concernant leurs bénéficiaires effectifs, à savoir le Registre UBO (originaire du terme anglais Ultimate Beneficial Owner).
Lors de chaque cession de titres impliquant une modification dans l’identité des bénéficiaires effectifs ou (en cas de bénéficiaire indirect) des intermédiaires, les informations dans le Registre devront être mises à jour.
Quelles entités juridiques ont cette obligation d’enregistrement ?
L’obligation d’enregistrer et de mettre à jour les informations sur les bénéficiaires effectifs dans le Registre UBO est imposée pour les entités belges suivantes:
- les sociétés;
- les associations (internationales) sans but lucratif et les fondations; et
- les trusts et entités juridiques similaires aux trusts.
Qui est considéré comme bénéficiaire effectif ?
Les personnes suivantes sont considérées comme bénéficiaires effectifs de sociétés, d’associations (internationales) sans but lucratif et de fondations:
Sociétés
Les bénéficiaires effectifs peuvent appartenir aux catégories suivantes:
- Les personnes physiques qui possèdent directement ou indirectement un pourcentage suffisant de droits de vote ou une participation suffisante dans le capital de la société. Un pourcentage direct ou indirect de 25% de droits de vote ou des actions est considéré comme un indice de participation suffisante.
- Les personnes physiques qui exercent le contrôle de la société par d’autres moyens (par exemple au moyen d’un pacte d’actionnaires, droit de véto, droit de nommer les membres du conseil d’administration, etc.).
- Si, après avoir épuisé tous les moyens possibles, aucune personne visée sous 1° et 2° ne peut être identifiée, les personnes physiques occupant la position de dirigeant principal (par exemple les administrateurs) doivent être enregistrées en tant que bénéficiaires effectifs.
Associations (internationales) sans but lucratif et fondations
Les bénéficiaires effectifs des associations (internationales) sans but lucratif et des fondations sont les personnes physiques:
- qui sont membres du conseil d’administration;
- désignées comme personne habilitée à représenter l’association;
- qui sont chargées de la gestion journalière;
- qui sont les fondateurs d’une fondation;
- dans l’intérêt principal desquelles l’association (internationale) sans but lucratif ou la fondation a été constituée ou opère (ou, lorsque ces personnes n’ont pas encore été désignées, la catégorie de personnes physiques);
- qui exercent par d’autres moyens le contrôle en dernier ressort sur l’association (internationale) sans but lucratif ou la fondation.
Quelles informations doivent être fournies ?
Les informations suivantes sur les bénéficiaires effectifs des sociétés et des associations (internationales) sans but lucratif et des fondations doivent être fournies:
- le nom et le prénom;
- la date de naissance;
- la nationalité;
- le numéro du registre national, le numéro d’enregistrement dans le registre Bis de la sécurité sociale ou le numéro d’enregistrement dans un registre étranger similaire;
- l’adresse complète de résidence;
- la date à laquelle il est devenu bénéficiaire effectif;
- la catégorie (mentionnée au point 2 ci-dessus) à laquelle appartient le bénéficiaire effectif;
- si le bénéficiaire effectif remplit les conditions de l’une de ces catégories individuellement ou avec d’autres.
Les informations suivantes doivent en outre être fournies concernant le ou les bénéficiaires effectifs d’une société:
- s’il s’agit d’un bénéficiaire effectif direct ou indirect
S’il s’agit d’un bénéficiaire indirect, l’identité de chaque intermédiaire doit également être enregistrée, avec au moins les informations suivantes:
- la dénomination;
- la date de constitution;
- le nom commercial;
- la forme juridique;
- l’adresse du siège social;
- le numéro d’entreprise ou tout moyen d’identification similaire délivré par l’État où l’intermédiaire est enregistré.
- l’entendue de la participation effective, c’est-à-dire le pourcentage d’actions ou de droits de vote. S’il s’agit d’un bénéficiaire effectif indirect, le pourcentage pondéré doit être enregistré.
Les bénéficiaires effectifs doivent être informés que ces informations sont mises à la disposition du Registre UBO et peuvent être consultées par des tiers.
Quand et comment doit-on enregistrer ces informations ?
L’obligation d’enregistrer entrera en vigueur le 31 octobre 2018. L’organe de gestion devra envoyer au plus tard le 31 mars 2019 toutes les informations concernant les bénéficiaires effectifs au Registre UBO.
En outre, l’organe de gestion doit mettre à jour ces informations dans un délai d’un mois après avoir pris connaissance d’une modification des informations concernant les bénéficiaires effectifs. Ainsi, par exemple, dès qu’il y a un changement relatif aux actionnaires détenant 25% des actions d’une société (en cas de cession d’actions par exemple) ou un changement d’administrateur d’une ASBL, l’organe de gestion doit effectuer les modifications adéquates dans le Registre dans ce délai.
Les données doivent être transmises par voie électronique, via la plateforme du SPF Finances. Cette plateforme est opérationnelle depuis le 27 septembre 2018.
Sanctions
Si l’organe de gestion n’enregistre pas ou ne met pas à jour les informations des bénéficiaires effectifs à temps, les entités soumises et, le cas échéant, les membres de l’organe de gestion ou les autres dirigeants peuvent être exposés à des amendes administratives. En outre, des amendes pénales peuvent également être infligées aux administrateurs de sociétés.
Comment vous préparer ?
Pour préparer l’enregistrement UBO, nous vous recommandons de faire d’ores et déjà ce qui suit:
- identifier le ou les bénéficiaires effectifs et la catégorie à laquelle ils appartiennent (énumérées au point 2 ci-dessus);
- rassembler les données d’identification du ou des bénéficiaires effectifs;
- rassembler, le cas échéant, les données d’identification de tous les intermédiaires; et
- demander des pièces justificatives à l’appui des informations à enregistrer.
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LUC GERMONPRÉ
Senior Avocat
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