Online overheidsopdrachten: eenvoudiger en transparanter

Door  - 23 februari 2019 om 09:02 | 1608 weergaven

©GettyImages

Elke overheidsopdracht van meer dan 144.000 euro moet elektronisch worden gepubliceerd op het e-Procurement platform. Vanaf 1 januari 2020 moeten bovendien ook alle prijsoffertes van bedrijven elektronisch worden verzonden. Deze verschuivingen beogen administratieve vereenvoudiging en transparantie. Volgens Brahim Ammar Khodja, projectmanager bij Easybrussels, moet deze aanpak zowel de overheid als de bedrijfswereld ten goede komen.

Overheidsopdrachten vormen een belangrijk¬†aandeel¬†in¬†de economie van ons land. De totale hoeveelheid overheidsopdrachten in Belgi√ę bedraagt elk jaar immers ongeveer 15% van het BBP¬†‚Ästmeer dan 50 miljard euro. En net als alle andere¬†factoren¬†in de economie¬†ontsnappen¬†overheidsopdrachten niet¬†aan¬†digitalisering.

Economie en transparantiee 

Sinds eind 2017 moeten Brusselse gewestelijke overheden die een overheidsopdracht willen lanceren, de aanbestedingsdocumenten online plaatsen via e-Procurement. Met deze toepassing kunnen aanbestedende machten hun overheidsopdrachten elektronisch publiceren, zowel op Belgisch als op Europees niveau. En via dezelfde toepassing raadplegen ondernemers de aankondigingen van opdrachten en de bijbehorende aanbestedingsdocumenten.  

“Het doel van e-Procurement¬†is het¬†via internettoepassingen¬†automatiseren van processen en transacties¬†rond¬†overheidsopdrachten”,¬†aldus¬†Brahim¬†Ammar¬†Khodja, projectmanager bij¬†Easybrussels.¬†“Het gebruik van e-Procurement¬†betekent een aanzienlijke besparing (post– en¬†papierkosten, enz.), zowel voor de overheid als voor bedrijven. Dit¬†leidt tot effici√ęntere aankoopprocedures. E-Procurement¬†zorgt¬†ook voor meer transparantie in de procedures voor overheidsopdrachten. Ze worden dus¬†toegankelijker¬†voor kleine bedrijven en¬†bevorderen de¬†concurrentie. ¬Ľ

Digitalisering binnenkort verplicht 

Vanaf 2020 zal het gebruik van e-Procurement¬†ook verplicht zijn voor de ontvangst van elektronische¬†prijsoffertes.¬†Brahim¬†Ammar¬†Khodja¬†stelt¬†verheugd¬†vast¬†dat zowel de administraties als de bedrijven in het Brusselse¬†Gewest al goed hebben geanticipeerd op deze nieuwe regelgeving.¬†“In¬†2018 werd¬†92% van de¬†offertes gericht¬†aan de Brusselse gewestelijke besturen elektronisch verzonden.¬†E-Procurement¬†wordt¬†dus al op grote schaal toegepast in het Brusselse¬†Gewest, zowel door de administraties als door de bedrijven.¬†¬†

Volgens de projectmanager moedigde de aankondiging van de deadline van 2020 de stakeholders aan om¬†opleidingen te volgen¬†en¬†ermee van start te gaan.¬†“Dankzij deze bewustwording, gecombineerd met onze communicatie-initiatieven¬†en een digitalisering die steeds¬†beter ingeburgerd geraakt,¬†kon¬†het Brussels Hoofdstedelijk Gewest in 2018 grote vooruitgang boeken.‚ÄĚ

 

Easybrussels om u te helpen 

Om bij deze overgang¬†steun te krijgen, kunnen overheden een beroep doen op¬†Easybrussels, het Brussels Agentschap voor Administratieve Vereenvoudiging.¬†“Onze¬†voornaamste¬†missie¬†bestaat erin¬†gewestelijke¬†en lokale overheden¬†te ondersteunen¬†bij projecten die administratieve lasten¬†trachten te verlichten. Deze projecten omvatten¬†o.a.¬†het¬†e-loket, elektronische facturatie en e-Procurement,”¬†legt¬†de heer¬†Khodja¬†uit. Wegens¬†de nieuwe regelgeving is het¬†vandaag¬†noodzakelijk om Brusselse ambtenaren (gewestelijk¬†en lokaal) op te leiden in het gebruik van¬†de¬†e-Procurement¬†modules.¬†“In 2018 sloot¬†Easybrussels¬†een overeenkomst met de¬†Gewestelijk School voor Openbaar Bestuur. Zo werden¬†221 personeelsleden opgeleid¬†in het gebruik van de e-Notification¬†applicatie (een¬†module voor de publicatie van overheidsopdrachten), naast¬†203 personeelsleden in het gebruik van de e-Tendering¬†toepassing (een¬†module voor het beheer van elektronische¬†offertes).‚Ä̬†

Er werden communicatieacties gevoerd¬†naar de¬†bedrijven¬†toe. Een brief¬†vertrok¬†naar meer dan 4.000 leveranciers van de Gewestelijke Overheidsdienst¬†Brussel¬†om hen¬†aan te sporen¬†zich in te schrijven¬†op¬†het e-Procurement¬†platform.¬†“Eenmaal geregistreerd kunnen bedrijven zich op de hoogte houden van de overheidsopdrachten in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Zij¬†kunnen¬†ook kennisgevingen ontvangen wanneer een overheidsopdracht die aan vooraf vastgestelde criteria voldoet, online¬†gaat.”¬†Verschillende informatiesessies werden ook¬†samen¬†georganiseerd door¬†Easybrussels, Beci en¬†Leefmilieu¬†Brussel om de voordelen van e-Procurement¬†duidelijk te maken¬†voor bedrijven.¬†

 

Volgende stap: elektronische facturatie 

Een van de volgende belangrijke stappen in de digitalisering van overheidsopdrachten is e-invoicing.¬†“Dit¬†behoort tot¬†de grote projecten die we in 2019 willen uitvoeren”,¬†zegt¬†Brahim¬†Ammar¬†Khodja. Als¬†gevolg van een¬†Europese richtlijn zal deze factureringsmethode tegen 2020 geleidelijk de regel worden voor overheidsopdrachten.¬†E-invoicing¬†zou¬†de¬†betalingstermijn naar de bedrijven toe¬†moeten verkorten en zo meer kleine en middelgrote ondernemingen ertoe aanzetten om voor de overheid te werken.¬†“In samenwerking met de¬†Gewestelijke¬†Overheidsdienst Brussel¬†Financi√ęn¬†en¬†Begroting en de FOD¬†Bosa¬†(vroeger¬†Fedict) willen we de administraties bij deze overgang ondersteunen. Net als bij e-Procurement¬†zullen we communicatieacties voor bedrijven organiseren om hen te informeren over nieuwe verplichtingen en bestaande technische oplossingen voor het verzenden van elektronische facturen. In samenwerking met Beci,¬†hub.brussels¬†en de Brusselse administraties, zullen we¬†bovendien¬†onze sensibiliseringsacties ten aanzien van bedrijven voortzetten om ervoor te zorgen dat zoveel mogelijk kleine bedrijven kunnen deelnemen aan openbare aanbestedingen in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest”,¬†besluit hij.¬†¬†¬†

Ga√ęlle¬†Hoogsteyn¬†

 

Brahim Ammar Khodja

Brahim Ammar Khodja

 

 

 

3 tips voor deelname aan overheidsopdrachten 

 

Registreer op e-Procurement(gratis!) 

Op e-Procurement¬†vindt u duizenden¬†jaarlijks¬†gepubliceerde¬†overheidsopdrachten,¬†in een brede waaier van sectoren (bouw, IT-diensten, kantoormeubilair, enz.). Om overheidsopdrachten te vinden die overeenstemmen¬†met de activiteit van uw bedrijf, registreert u zich eenvoudigweg (gratis) voor het e-Procurement¬†platform. U kunt¬†er¬†ook zoekprofielen aanmaken om automatisch een lijst van gepubliceerde¬†opdrachten¬†te ontvangen die¬†aan¬†uw criteria¬†voldoen¬†(geografisch gebied, activiteitencategorie, trefwoorden¬†…).¬†¬†

Om nieuwe registranten te helpen bij het gebruik van e-Procurement biedt de website www.publicprocurement.be een specifieke gids voor bedrijven.  

 

Bereiduvoor op de elektronische handtekening  

Als u wenst deel te nemen aan een openbare aanbesteding op e-Procurement, zal de administratie u waarschijnlijk vragen om uw offerte elektronisch te ondertekenen. Om dit te doen, moet worden bepaald wie volgens de statuten van de vennootschap de wettelijke ondertekeningbevoegdheid heeft. Vervolgens moet de ondertekenaar over zijn elektronische identiteitskaart en zijn pincode beschikken om de offerte op het e-Procurement platform te kunnen ondertekenen. Om onnodige stress te vermijden, is het raadzaam om uw elektronische handtekening vooraf te testen op e-Procurement.  

 

Maak uzelf bekend bij de overheid

Een groot deel van de “kleine opdrachten” (onder de drempel van 144 000 euro exclusief btw) wordt niet gepubliceerd op e-Procurement. Om uw kansen op deelname te maximaliseren, is het aanbevolen¬†om uzelf bekend te maken bij de administraties in uw¬†gewest. Identificeer daarom¬†de personen of afdelingen die ge√Įnteresseerd zouden kunnen zijn in uw diensten.¬†Ook al is het nooit zeker¬†dat u opnieuw gecontacteerd wordt¬†(zoals bij¬†klassieke¬†prospectie¬†trouwens),¬†zijn de uitzichten¬†niet¬†te¬†onderschatten.¬†

 

 

Delen