Telewerk: welke arbeidstijd voor uw telewerkers?

1 december 2020 om 09:12 | 457 weergaven

[genodigde artikel]

In het kader van de gezondheidscrisis hebben ondernemingen hun toevlucht moeten nemen tot telewerk in verschillende vormen. Ter herinnering, buiten de situatie van het corona-telewerk (afzonderlijke tijdelijke regeling) moet er juridisch gezien een onderscheid worden gemaakt tussen twee regelingen (voor de priv├ęsector):

Verschillen tussen twee regelingen

Occasionneel telewerk

  • Telewerk omwille van persoonlijke redenen of in geval van overmacht, zoals bijvoorbeeld een onvoorziene treinstaking
  • De telewerker moet in principe de arbeidstijd respecteren, zelfs indien een zekere flexibiliteit wordt toegestaan

Structureel telewerk

  • Regelmatig telewerk, ten belope van ├ę├ęn of meerdere (halve) dagen per week
  • De telewerker is niet onderworpen aan de bepalingen inzake arbeidsduur

Op dit moment blijft de situatie van telewerk voor veel ondernemingen voortduren en overwegen velen onder hen om structureel telewerk op lange termijn in te voeren. Wij zetten hieronder de belangrijkste aspecten met betrekking tot de arbeidsduur uiteen voor de gevallen waarin gebruik wordt gemaakt van het structureel telewerk.

Hoe kan men de arbeidsduur van telewerkers regelen?

De wettelijke bepalingen inzake arbeidsduur zijn niet van toepassing op de dagen van telewerk van structurele telewerkers. Bijgevolg zijn deze telewerkers niet onderworpen aan de dagelijkse en wekelijkse arbeidsduurgrenzen. Zij hebben in principe geen recht op uitbetaling van overuren of op toekenning van inhaalrust wanneer de dagelijkse of wekelijkse arbeidstijd wordt overschreden (zie hieronder). Bovendien mogen zij op zon- en feestdagen werken en vallen zij ook niet onder het verbod op nachtarbeid, voor het deel van de prestaties dat ze thuis verrichten. De werkgever zal daarom door middel van een Telewerk Policy (zie hieronder) bepaalde grenzen en een contractueel kader opleggen, waarin de werknemers bijvoorbeeld herinnerd worden aan de toepasselijke bepalingen inzake veiligheid en welzijn op het werk.

Bovendien betekent dit ook dat het succes van het telewerk gebaseerd is op constante communicatie tussen de partijen, wederzijds vertrouwen en duidelijke richtlijnen. Zo kan worden afgesproken dat de werknemer zich beschikbaar moet stellen voor vergaderingen en dat hij, als hij een langere lunchpauze zou moeten nemen, ervoor dient te zorgen dat deze uren op een ander tijdstip worden ingehaald. Er zou ook kunnen worden overeengekomen dat de werknemer die ’s avonds productiever is, zijn werkdag later kan beginnen, zolang hij zijn uren maar presteert.

In de praktijk merken we echter dat ondernemingen er de voorkeur aan geven om werknemers te vragen beschikbaar te zijn tijdens bepaalde vastgelegde tijdsperiodes. Op die manier wordt ervoor gezorgd dat de communicatie en de samenwerking effici├źnter verloopt gedurende de belangrijkste uren van de werkdag (zie hieronder, in de context van een Telewerk Policy).

Wat gebeurt er indien de werknemer telewerk en kantoorwerk combineert?

Wanneer de werknemer structureel telewerk combineert met kantoorwerk (wat vaak het geval is), blijft hij onderworpen aan de bepalingen inzake arbeidsduur voor het deel van zijn werk dat op kantoor wordt verricht. Bijgevolg moeten de partijen er in dergelijke gevallen voor zorgen dat de toepasselijke wekelijkse arbeidsduurgrens wordt gerespecteerd.

Is het nodig om de prestaties van telewerkers te registreren, met name in het geval van glijdende uurroosters?

Steeds meer ondernemingen maken bovendien gebruik van een systeem van glijdende uurroosters, waarbij de werknemer zelf het begin en het einde van zijn werkdag bepaalt. In principe vereist het gebruik van glijdende uurroosters een systeem van tijdsopvolging (meestal een prikklok).

In dit verband bevestigde de FOD Werkgelegenheid dat de telewerkdagen ofwel op basis van de werkelijk gepresteerde uren ofwel op basis van de gemiddelde dagelijkse arbeidstijd kunnen worden verwerkt (zelfs indien de werknemers in werkelijkheid meer zouden hebben gewerkt). Beide oplossingen worden dus in principe aanvaard.

Kan de telewerker aanspraak maken op de uitbetaling van overuren?

De telewerker is vrij om zijn arbeidstijd te organiseren en kan daarom geen aanspraak maken op overloon voor de overuren met betrekking tot de prestaties die hij thuis heeft verricht.

Als de werknemer telewerk en kantoorwerk combineert, moet er echter op worden toegezien dat de effectieve wekelijkse arbeidstijd binnen de onderneming wordt gerespecteerd.

Telewerk Policy: wat is het nut?

In deze context kan de invoering van een Policy zeer doeltreffend zijn, met name door de aandacht te vestigen op de regels die van toepassing zijn op de veiligheid en het welzijn op het werk, maar ook door een duidelijk kader voor telewerk vast te stellen. Deze Policy is niet wettelijk verplicht (in tegenstelling tot de individuele overeenkomst hieronder), maar wordt aanbevolen.

Om een zo goed mogelijk kader te bieden voor de telewerk prestaties, zouden bijvoorbeeld de volgende richtlijnen kunnen worden aangenomen:

  • de werknemer moet beschikbaar zijn gedurende bepaalde tijdsperiodes, per e-mail, telefoon en/of GSM, zonder een vast uurrooster te voorzien;
  • het feit dat het loon van de werknemer de uren telewerk dekt;
  • opleggen dat de werknemer bepaalde vastgelegde taken moet uitvoeren en/of dagelijks of wekelijks een verslag moet indienen bij zijn hi├źrarchische overste en/of ÔÇťtimesheetsÔÇŁ bij moet houden met betrekking tot de duur van bepaalde prestaties;
  • daarnaast kan de werkgever bijvoorbeeld ook de activiteiten vermelden waarvoor de werknemer noodzakelijkerwijs naar kantoor moet komen;
  • bovendien kan de werkgever de inloggegevens van werknemers ook gebruiken voor controledoeleinden indien dit is voorzien in de Privacy Policy van de onderneming.

Een dergelijke Telewerk Policy biedt ook de mogelijkheid om andere aspecten in verband met telewerk te regelen, zoals bijvoorbeeld de voorwaarden om gebruik te kunnen maken van telewerk (en bijvoorbeeld voorzien in een anci├źnniteitsvoorwaarde of een lijst van activiteiten vaststellen waarbij de werknemer op kantoor wordt verwacht) of de modaliteiten voor het be├źindigen van het telewerk.

Als er binnen de onderneming een ondernemingsraad is, zal deze moeten worden ge├»nformeerd omtrent de invoering van structureel telewerk. Het comit├ę voor preventie en bescherming op het werk zal ook moeten worden ge├»nformeerd met betrekking tot de aspecten die verband houden met het welzijn van de werknemers. Tot slot zal de werkgever ook dienen na te gaan of er eventueel andere verplichtingen inzake telewerk zijn voorzien op het niveau van de sector waaronder hij ressorteert.

Is het ook verplicht om een individuele overeenkomst te sluiten?

Bij structureel en dus regelmatig telewerk is het sluiten van een schriftelijke overeenkomst voorafgaand aan het structureel telewerk verplicht en dienen er in de overeenkomst bepaalde vermeldingen te worden opgenomen (deze zijn opgenomen in artikel 6, ┬ž2 van CAO nr. 85 betreffende het telewerk).

Dit vormt ook de gelegenheid om het mogelijke tijdelijke karakter van telewerk en de modaliteiten voor de terugkeer naar de onderneming te benadrukken, bijvoorbeeld wanneer de aanwezigheid van de werknemers vereist is. Om mogelijke misverstanden te voorkomen, kunnen de partijen ook de minimale arbeidsduur (bijvoorbeeld 35 uur/week) en het feit dat het loon dat aan de werknemer wordt betaald alle verrichte werkzaamheden dekt, bevestigen.

Er kan geconcludeerd worden dat, ook al blijven het wederzijds vertrouwen en de communicatie binnen uw onderneming de voornaamste regels voor het telewerk, een goed opgestelde Telewerk Policy en overeenkomst ervoor zullen zorgen dat de komende maanden alles vlot zal verlopen.

 

Over de auteur

Oriane Bauchau, Advocaat bij CLAEYS & ENGELS

Delen