Facturation électronique Peppol : comment bien se préparer pour 2026 ?

27 mai 2024 par
BECI Community


Le Gouvernement fédéral a pris une décision majeure : à partir du 1er janvier 2026, l’utilisation du réseau de facturation électronique Peppol deviendra obligatoire pour les transactions B2B (Business to Business), de façon similaire à ce qui est exigé depuis 2023 pour la majorité des transactions B2G (Business to Government).

Quel est exactement le réseau PEPPOL ? Pourquoi représente-t-il une bonne nouvelle pour les entreprises, et comment peuvent-elles se préparer efficacement à ce changement majeur? Cédric Nève, CEO de Digiteal et expert en facturation électronique, membre de la commission de la FEB et du groupe d’experts d’Agoria, nous éclaire sur ces questions.


Qu’est-ce que le réseau Peppol ?


PEPPOL signifie Pan-European Public Procurement On-Line. Ce réseau, instauré par la Commission européenne, vise à standardiser et accélérer l’adoption de la facturation électronique parmi les États membres, tout d’abord pour les marchés publics, ensuite pour les transactions interentreprises et potentiellement, à terme, pour la facturation B2C (Business to Client).

L’utilisation de PEPPOL s’étend bien au-delà des frontières de l’Union européenne. En tant que réseau international, PEPPOL est accessible dans pas moins de 37 pays différents, ce qui inclut des pays européens comme la Belgique, la France, l’Allemagne, les Pays-Bas, le Royaume-Uni, la Pologne, le Portugal, la Grèce, la Norvège, la Finlande et l'Islande, mais aussi hors Europe, comme au Canada, au Japon, en Australie, au Mexique et à Singapour.


Comment fonctionne le réseau Peppol ?



Peppol fonctionne selon le modèle dit « des quatre coins », comprenant :

1)     L’émetteur

2)     Le point d’accès de l’émetteur

3)     Le point d’accès du récepteur

4)     Le récepteur

L’émetteur envoie la facture via un point d’accès Peppol (dans la plupart des cas, via son logiciel de facturation). Son point d’accès vérifie ensuite si le récepteur est enregistré dans le répertoire Peppol. Si tel est le cas, la facture est transmise et réceptionnée par le client pour traitement.


Facturation électronique en B2B : vos obligations dès 2026


L'arrêté royal du 9 mars 2022 a rendu obligatoire l'usage de la facturation électronique dans la plupart des marchés publics et contrats de concession. Ainsi, les factures concernées doivent impérativement être émises et envoyées via la plateforme Peppol.

À compter du 1er janvier 2026, toutes les entreprises belges actives en  B2B seront également tenues d'utiliser des factures électroniques structurées pour toutes leurs transactions (factures de vente & factures d'achat).

Le gouvernement fédéral a opté pour le réseau européen Peppol afin de garantir la standardisation de ces procédures. Une campagne de sensibilisation étendue, menée par le Service Public Fédéral Finances, informera toutes les parties prenantes au long de cette période de transition qui approche à grands pas. Il est donc fortement recommandé aux entreprises de se préparer sans tarder à cette nouvelle ère de la facturation.


Quels sont les avantages de la facturation électronique via Peppol ?


L'utilisation du réseau de facturation électronique Peppol va bien au-delà d'une simple obligation réglementaire. Elle offre aux entreprises une multitude d'avantages significatifs :

●       Réduction des coûts opérationnels : l'adoption de Peppol diminue considérablement les dépenses liées aux méthodes traditionnelles (timbres, frais postaux…), ainsi que l'encodage et le traitement manuel des factures papier ou envoyées par email.

●       Diminution des erreurs manuelles : le réseau automatise une grande partie du processus de facturation, ce qui réduit par conséquent les erreurs dues à la saisie manuelle et le temps passé à les corriger.

●       Accélération du recouvrement : les entreprises bénéficient d'un paiement plus rapide grâce à une gestion plus efficace des factures par leurs clients, ce qui optimise les flux de trésorerie.

●       Portée internationale : disponible dans 37 pays, le réseau Peppol continue son expansion et facilite les transactions commerciales à l'échelle mondiale.

●       Sécurité renforcée : les documents échangés via Peppol sont protégés par des protocoles de cryptage avancés. De plus, l'identité de l'émetteur et du récepteur est systématiquement vérifiée grâce à un identifiant unique (Peppol ID).


Comment se préparer à la facturation électronique Peppol ?

 

Il est fort probable que vous utilisiez déjà un logiciel de facturation électronique. Pour être conforme aux normes actuelles, votre logiciel de facturation/comptabilité doit être compatible avec le réseau Peppol via un point d’accès Peppol certifié.

BOSA, l’administration fédérale responsable de la facturation électronique, propose une liste (non exhaustive) de solutions qui disposent de cette connectivité.

Dans le cas où votre logiciel de facturation électronique ne proposerait pas encore de connexion à Peppol, nous lui recommandons de sélectionner son point d’accès en considérant (au moins) les cinq critères suivants :

1)     Qualité et facilité d’utilisation de l’API du point d’accès Peppol : les API (Application Programming Interface) faciles à intégrer sont à privilégier, de manière à réduire le temps nécessaire pour se connecter à Peppol.

2)     Capacité à renvoyer l’information en temps réel : il est important que l’interface de la solution fournisse un retour d’information immédiat pour une gestion la plus efficace possible de vos opérations.

3)     Taille autorisée des documents : assurez-vous que le point d’accès puisse gérer des fichiers de taille conséquente (ex: 25 MB), surtout si vos transactions incluent des pièces jointes volumineuses, afin d'éviter toute limitation qui pourrait entraver vos opérations.

4)     Conformité avec les mises à jour du validateur [1] : le point d’accès doit utiliser les technologies les plus récentes et respecter les versions actuelles du validateur Peppol pour assurer que vos documents soient acceptés sans erreur par les destinataires.

5)     Adhésion aux normes ouvertes : privilégiez les points d'accès qui favorisent les normes ouvertes. L'utilisation de réseaux propriétaires devrait rester une exception de manière à maintenir une tarification basse, à hauteur de la valeur apportée.


Conclusion


Vos méthodes d'échange, de réception et de traitement des factures vont probablement évoluer dans un avenir proche. Cependant, bien que ce changement deviendra légalement obligatoire, il offre de nombreuses raisons de se réjouir pour les entreprises !

Grâce à Peppol, vous pourrez, non seulement, économiser de l'argent et du temps, mais également améliorer votre efficacité opérationnelle. De plus, vous bénéficierez d'une accélération dans le traitement et le paiement de vos factures.

Nous vous recommandons vivement de vérifier que votre logiciel de facturation soit prêt à se connecter efficacement au réseau Peppol, et ce, au meilleur coût. Si votre système actuel n'est pas encore adapté, contactez votre fournisseur dès maintenant pour qu'il prépare votre transition vers la facturation électronique via Peppol et vous permette ainsi de profiter immédiatement de ses nombreux avantages.


Et si vous désirez avoir une explication encore plus pragmatique, rejoignez-nous lors de notre formation sur le sujet le 19 juin 2024. Marc Van Thournout, expert en comptabilité, vous aidera à devenir un expert de la facturation électronique. 

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BECI Community 27 mai 2024
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