Faillite : liste des informations et documents à préparer pour le curateur

6 octobre 2021 à 08:10 | 760 vues

  1. Après l’aveu de la faillite, le dirigeant sera convoqué à une audience du Tribunal de l’entreprise. Il est possible, en fonction de votre dossier, que sa présence ne soit pas requise.
  2. Ensuite, un curateur est nommé et il réalisera la « descente de faillite », c’est-à-dire qu’il vous rencontrera pour prendre possession de l’entreprise. C’est à ce moment que la curatelle prendra des mesures de sauvegarde sur les meubles, le matériel, les véhicules, aussi que contacter les fournisseurs pour arrêter tous les contrats, être en contact avec le personnel qui reste employé sous contrat au moment de la faillite.
  3. Vous devez activement collaborer avec la curatelle car évidemment elle ne connait rien de votre activité. Vous, en tant que dirigeant, êtes déchargé de la gestion de votre entreprise dès le jour de la faillite et c’est la curatelle qui vous remplace, qui vous substitue.
  4. Pour préparer cette rencontre avec la curatelle, voici la liste des informations et documents que vous devez IMPERATIVEMENT préparer afin de lui communiquer ou lui remettre. Certaines listes ont déjà été déposées dans REGSOL et donc une copie du fichier suffit généralement.

Statuts complets et actes des modifications, avec extraits du moniteur

Vous pouvez, avec le numéro d’entreprise, trouver tous les documents sur le site internet du SPF Justice.  Pour les anciennes sociétés avant 1995, les actes ne s’y trouvent pas et donc une copie est nécessaires pour la curatelle 

Situation active et passive au jour du dépôt de bilan – bilan récent

Normalement vous avez du reprendre ce document dans Regsol lors de l’aveu de faillite. Soit vous communiquez le numéro de l’annexe déposée au moment de l’aveu, soit vous renvoyer le fichier à la curatelle.

Si vous n’avez pas de bilan au jour de l’aveu de faillite, préparer une justification complète par écrit et vous remettez ce document à la curatelle. 

Attention le fait de n’avoir pas payé l’expert-comptable n’est pas suffisant, il faut expliquer pourquoi.

A défaut d’un bilan au jour de la faillite, communiquez le dernier bilan le plus récent possible à la curatelle.

Comptabilité

Vous devez expliquer comment est tenue votre comptabilité, sur quel logiciel, quels sont les journaux qui ont été ouverts, comment est organisée votre entreprise. 

Vous pouvez renvoyer la curatelle vers votre expert-comptable pour la réponse à ces questions.

Composition du conseil d’administration

Normalement les membres de l’organe d’administration sont repris à la Banque carrefour des entreprises et vous pouvez simplement imprimer la composition avec le lien internet vers la BCE.

Si la liste n’est pas à jour, communiquez à la curatelle la dernière liste avec les noms, prénoms, adresses postale, adresse mail, numéro de téléphone et numéro national de chaque membre de l’organe d’administration.

Livre des inventaires

Le livres des inventaires est un journal très important car il est la mémoire de votre entreprise. Il ne reprend pas que les inventaires de biens à vendre en stock mais aussi toutes les informations sur l’entreprise, comme les règles d’évaluation, les changements de stratégie, les comptes annuels complets de chaque années, etc.

Facturier entrées sorties (sur trois dernières années)

Les documents papier ou électroniques des factures sont à rassembler et à remettre à la curatelle. 

A priori seules les trois dernières années sont nécessaires. Plus tard, selon les besoin, la curatelle peut vous demander aussi les années antérieures. 

Attention que tout ce qui appartient à l’activité vous devez les garder, les conserver chez vous. Vous en êtes les gardien et responsable jusque la clôture de la faillite.

S’il existe beaucoup de fardes avec des documents papiers à transporter, demandez à la curatelle comment organiser le transfert des documents.

Extraits comptes bancaires (sur trois dernières années)

La plupart des banques aujourd’hui ne délivrent plus d’extraits papier. Vous pouvez les demander mais c’est souvent payant. Télécharger les extraits électroniques jusqu’au jour de la faillite et transmettez les fichiers des dernières années à la curatelle.

Faite vite car l’accès aux comptes financiers est vite coupé par les banques et vous n’aurez plus accès à rien !

Copie des derniers bilans + publications (sur trois dernières années)

Normalement si vos bilans sont publiés à la Banque nationale, il suffit d’aller télécharger les documents sur leur site. C’est gratuit.

Si vous ne devez pas déposer légalement les comptes à la BNB ou si vous ne l’avez pas fait, remettez à la curatelle les comptes annuels établis par votre expert-comptable.

Ils se trouvent aussi en annexe de la déclaration fiscale Biztax.

Nom et adresse du comptable et fiduciaire

Quelles sont les coordonnées de votre expert-comptable : Nom, prénom ;, adresse, téléphone, adresse mail et nom du gestionnaire de votre dossier s’il existe plusieurs personnes.

Si vous avez changé de fiduciaires durant les trois dernières années, communiquez les coordonnées de tous les intervenants à la curatelle.

Registres sociétaires

Chaque société doit tenir une registre (livre) des parts ou des actions. Depuis quelques années il est possible de tenir ce registre par vois électronique sur e-stox.

Transmettez le registre papier ou le lien à la curatelle.

Liste complète des créanciers (nom adresse montant)

Normalement vous avez du reprendre ce document dans Regsol lors de l’aveu de faillite. Soit vous communiquez le numéro de l’annexe déposée au moment de l’aveu, soit vous renvoyez le fichier des coordonnées des personnes à qui votre entreprise doit de l’argent (créanciers) à la curatelle.

Le but est que la curatelle contacte rapidement ces personnes afin qu’elles déposent leur créance dans Regsol. Vous pouvez aussi leur demander de déposer leur créance sur la plateforme Regsol.

Liste complète des débiteurs clients 

Normalement vous avez du reprendre ce document dans Regsol lors de l’aveu de faillite. Soit vous communiquez le numéro de l’annexe déposée au moment de l’aveu, soit vous envoyez à la curatelle le fichier des coordonnées des personnes clientes (adresse, montant dû et une photocopie de chaque facture impayée) qui doivent de l’argent à votre entreprise (débiteurs).

Le but est que la curatelle contacte rapidement ces personnes afin qu’elles paient les factures ou les dettes qu’elle doivent envers la société en faillite.

Soyez aussi pro actif afin de récupérer au plus vite cet argent.

Liste des contrats en cours

La curatelle a la liste des créanciers, des fournisseurs à qui vous devez de l’argent mais cette liste n’est sans doute pas complète car il existe des contrats en cours avec des fournisseurs où aucun retard de paiement n’existe. Par exemple, pour conserver votre accès à internet, au téléphone, à l’énergie, au véhicule, etc., vous avez continué à payer chaque facture.

Le but pour la curatelle avec cette liste complète est de contacter chaque fournisseur afin d’arrêter, de stopper les contrats en cours, arrêter l’hémorragie des dettes.

Soyez donc conscient que, sauf négociation avec la curatelle pour reprendre les contrats en cours à votre nom ou celui de vos proches, tout va être coupé : téléphone, eau, gaz, électricité, internet, wifi, assurances, voiture, etc.

L’historique compte courant

Il est fréquent que les dirigeants d’entreprises demandent des avances à la société pour un besoin personnel et temporaire. Un compte « débiteur » est alors repris au compte [4160] de la comptabilité. Si vous ne remboursez pas à la fin de l’année fiscale, un intérêt fictif est comptabilisé par le fisc. 

En soi ce n’est pas interdit, tant que cela n’handicape pas la trésorerie de la société. Si les montants sont élevés, cela peut devenir de l’abus de bien social, puni au niveau pénal.

Par contre, s’il reste un compte courant inscrit à votre nom dans la société au jour de la faillite, cela peut être dangereux car la curatelle va vous demander de le rembourser immédiatement. Des délais avec intérêts peuvent être négociés, cela dépend du dossier.

Il était donc essentiel, avant l’aveu de faillite de vérifier la consistance de ce compte courant débiteur. 

S’il existe au moment de la faillite, un détail précis du compte courant débiteur doit être transmis à al curatelle. Ne faites pas l’autruche et proposez directement une délai raisonnable de remboursement. Ainsi vous montrerez votre bonne foi.

Le registre des procès-verbaux des assemblées générales, des conseils d’administration

C’est un grand livre, encore souvent papier, qui reprend tous les procès-verbaux (PV) qui y sont collés.

Il est également possible, depuis plusieurs années, de tenir ce registre par voie électronique.

Quel que soit le mode, transmettez le registre papier ou électronique à la curatelle.

Si vous n’avez pas de registre, récoltez tous les documents des PV et scannez les dans un fichier global pour l’envoyer à la curatelle

Le grand livre historique de l’exercice en cours

Les grands livres sont des journaux issus de la tenue de la comptabilité. C’est normalement votre expert-comptable qui les a rédigé ou plutôt son système informatique qui permet de les imprimer en papier ou fichier PDF.

Il existe un grand livre « clients », un grand livre « fournisseurs » et un grand livre des « comptes généraux ».

Demandez lui de les obtenir afin de les transmettre à la curatelle. Souvent, chaque année à la clôture, votre fiduciaire vous a transmis une « liasse » comptable et fiscale avec tous des documents, dont les grands livres.

Pour être certains de l’irréversibilité des écritures comptables, le total des grands livres est centralisé chaque période (souvent mensuelle) dans le journal centralisateur. C’est aussi intéressant d’obtenir ce livre centralisateur.

Les documents des véhicules

Les documents des moyens de transport sont évidemment essentiels car le curateur va les revendre et sans papier leur valeur est bien moindre. Réunissez les documents de bord ou laissez les à bard avec un inventaire précis. Il est cependant utile par sécurité de sortir les carnets d’immatriculation des véhicules. N’oubliez pas qu’il existe deux volets, un dans la voiture et un à la maison « home ». Les deux doivent être transmis à al curatelle.

Si l’entreprise faillie est propriétaire de véhicules, ceux-ci doivent impérativement être immobilisés sur place dès le jour de la faillite. Les clefs et documents de bord sont à remettre immédiatement à la curatelle, même avant le rendez-vous fixé pour la descente de faillite. Mettez les dans une boite ou une enveloppe et déposez les durant les heures de bureau au secrétariat de la curatelle. 

C’est très important et attention que l’assurance est automatiquement résiliée au jour de la faillite : donc plus question de rouler avec les véhicules !

La convention de bail et/ou l’acte d’achat de ou des immeubles

Généralement l’activité professionnelle est exercée à un endroit différente du lieu du domicile des dirigeants. Sauf si l’entreprise est propriétaire, une convention de location est conclue et elle doit normalement être enregistrée. 

SI c’est le cas et que vous ne retrouvez pas le bail, il est disponible depuis peu sur MyMinFin.

Si l’entreprise est propriétaire, transmettez la copie des actes à al curatelle ou les coordonnées du notaire qui a procédé à l’acte de vente. C’est important car la curatelle va revendre l’immeuble pour apurer les dettes de l’entreprise.

Si l’entreprise est locataire, communiquez le contrat de bail et les coordonnées du propriétaire si les renseignements repris au bail ne sont plus corrects.

En cas d’emprunt : acte de crédit, acte de mise en gage du fonds de commerce, etc.

Souvent l’entreprise a conclu des emprunts, des crédits pour acheter des biens d’équipements, d’investissements, pour réaliser des travaux, acheter du stock, etc.

Reprenez tous ces contrats et transmettez les à la curatelle avec un tableau explicatifs s’il y a plusieurs emprunts, ainsi que les lettres des rappels des organismes de crédits ou des huissiers.

Les banques ne prêtent plus sans garantie . Indiquer dans ce tableau les garantie qui ont été données lors de l’octroi du crédit : hypothèque, gage, fonds de commerce, garantie de tiers, autorisation de saisie sur salaire, caution personnelle, argent bloqué sur un compte, etc.

Si vous êtes caution à titre privé, personnel, ou des membres de vos proches, vous devez aussi communiquez à la curatelle leurs coordonnées avec leur numéro national. Le plus simple est de transmettre une copie recto-verso de leur carte d’identité avec leur adresse privée.

Normalement vous avez du reprendre ces informations sur Regsol lors de l’aveu de faillite.

Les contrats de leasing ou de location du matériel

Pour les leasings, suivez le même raisonnement que pour les contrats de crédit. Attention cependant que le matériel appartient toujours à al société de leasing et donc ils vont venir le rechercher rapidement.

C’est aussi le cas des biens en location, ils n’appartiennent pas à l’entreprise mais au bailleur qui va le récupérer.

Ne vous opposez pas à cette restitution. Cela ne sert à rien. Restez correct.

En cas de personnel occupé récemment : le registre, les contrats de travail, etc.

Lorsque des travailleurs sont toujours sous contrats au moment de l’aveu de faillite ou dans les deux années qui précèdent, il est indispensable de communiquer très vite à la curatelle les données sociales et les copies des contrats de travail, papier ou électronique.

Normalement votre secrétariat social possède toutes ces informations et le mieux est de communiquez leur coordonnées à la curatelle.

Attention, la gestion sociale du personnel après faillite n’est pas simple et restez disponible car pas mal d’informations sont indispensables.

Les travailleurs dont le salaire n’est pas entièrement payé peut être couvert par le fonds de fermeture. Il existe des formalités à accomplir.

Les travailleurs doivent rapporter immédiatement les biens de l’entreprise comme les voitures, Gsm, PC, etc. à la curatelle. A défaut ils recevront une facture à payer.

Matériel, équipement, stock restant dans l’entreprise

Vous avez déjà du fournir pas mal de documents et informations.

Le rôle du curateur est aussi de veiller à sauvegarder tous les biens de l’entreprise afin de les vendre rapidement pour payer les dettes.

C’est donc important que le curateur visualise l’importance de ces biens, du stock, de ce qui est à vendre.

Réalisez rapidement des photos détaillées et descriptives de ce matériel, du stock, qui se trouve dans l’entreprise ou aussi, parfois, à votre domicile et qui appartient à l’entreprise, à la société faillie.

Convocation de la curatelle

Lors de la déclaration de faillite par le Tribunal de l’entreprise, un juge commissaire est également désigné. Son rôle est d’assurer l’interface entre la curatelle, le failli et le Tribunal. Il doit aussi parfois donner son autorisation lors de certaines opérations comme les ventes de biens meubles ou immeubles.

La curatelle et le juge commissaire peuvent vous convoquer à tout moment, surtout au début de la période de faillite car, à nouveau, ils ne connaissent pas votre activité, votre entreprise.

Votre attention est attirée sur le fait que les faillis ou les gérants et administrateurs de la société faillie, doivent se rendre à toutes les convocations qui leur sont faites, soit par le juge commissaire, soit pas le curateur et fournir au juge commissaire et au curateur tous les renseignements requis (Code de droit économique, article XX.146 alinéa 1). 

Cette obligation est sanctionnée pénalement :

« Sont punis d’un emprisonnement d’un mois à un an et d’une amende de 100 euros à 100.000 euros ou d’une de ces peines seulement, les entreprises visées à l’article XX.1er, par. 1er, du Code de droit économique ou les dirigeants, de droit ou de fait, des sociétés ou des personnes morales en état de faillite, qui auront… sans empêchement légitime, omis d’exécuter les obligations prescrites par l’article XX.146 du Code de droit économique (code pénal, article 489, 2°) ».

Ne loupez pas une convocation et contactez les directement en cas d’empêchement. Proposer une autre date à bref délai.

Détournement = sanction = interdit

Evidemment tout ce qui appartient à l’entreprise doit rester dans l’entreprise, que ce soit avant ou apres la faillite.

Il n’est pas rare que certaines personnes pensent se « servir » au moment de la faillite en se disant que de toute manière ces objets ne serviront plus à personne … sauf à elles.

C’est évidemment totalement interdit et punis pénalement comme détournement de biens, assimilés à du vol, une infraction liée à l’état d’insolvabilité. Soyez en conscients.

«  Sont punies d’un emprisonnement d’un mois à cinq ans et d’une amende de 100 euros à 500.000 euros, les dirigeants, de droit ou de fait, des sociétés ou des personnes morales en état de faillite, qui, avec une intention frauduleuse ou à dessein de nuire, auront :

  1. détourné ou dissimulé une partie de l’actif; 
  2. soustrait, en tout ou en partie, des livres ou documents comptables; la tentative de ces délits est punie d’un emprisonnement d’un mois à trois ans et d’une amende de 100 euros à 500.000 euros.

Les coupables de ces délits ou de leur tentative peuvent, de plus, être condamnés à l’interdiction professionnelle (code pénal, article 489ter) ».

Par contre, tout ce qui appartient à l’entreprise est à vendre par la curatelle et vous pouvez bien sur lui remettre une offre, même à un prix très intéressant. La curatelle ne devra pas ainsi chercher des acheteurs, faire de la pub dans les journaux ou sur internet, entreposer les biens chez un gardien, les assurer, les transporter, payer un huissier pour les revendre, etc. Tout cela à un cout qui peut dépasser la valeur du bien concerné. C’est la raison pour laquelle les faillites sont souvent les lieux de « bonnes affaires ».

 

À propos de l’auteur

Jean-Pierre Riquet, juriste fiscaliste

jean-pierre riquet

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