Alles wat u moet weten over de e-Box voor bedrijven

24 mei 2023 om 15:05 

De e-government tool van de Belgische overheid wordt steeds belangrijker voor bedrijven.

De e-Box voor bedrijven wordt steeds belangrijker… Enkele weken geleden telde het digitale uitwisselingsplatform al 260.000 actieve gebruikers. Maandelijks komen er 10.000 nieuwe gebruikers bij. Maar wat biedt dat platform nu precies?

 

Uitwisselingen

Zoals de naam al doet vermoeden, functioneert de e-Box voornamelijk als een brievenbus, waarmee alle communicatie afkomstig van verschillende openbare en belangrijke administraties voor uw bedrijf elektronisch ontvangen kan worden. Door gebruikers in staat te stellen zelf documenten te verzenden, vergemakkelijkt het platform ook de uitwisseling met deze verschillende administraties. Het gaat met name om:

• de belastingdienst: u ontvangt belastingaanslagen, BTW rekeningafschriften en meldingen van belastingteruggaven, enz.;
• de sociale zekerheid: u ontvangt aangiften, loonstroken, tijdelijke werkloosheidsverklaringen, carrièreoverzichten, enz.;
• de douaneadministratie: het gaat hier om inklaringsmeldingen of import-/exportaangiften, onder andere documenten;
• de Nationale Bank van België: de Balanscentrale van de NBB stuurt voortaan alleen nog de vermelding van de neerlegging van de jaarrekeningen in uw e-Box Enterprise en niet meer per post.

Via de e-Box kan elk bedrijf ook documenten ontvangen met betrekking tot zijn inschrijving in de Kruispuntbank van Ondernemingen, meldingen met betrekking tot milieuvergunningen, rechterlijke beslissingen, waarschuwingen of boetes. Sinds juli 2022 dient de tool ook als communicatiemiddel voor verkeersboetes: onmiddellijke inningen, informatieverzoeken, transacties, herinneringen.

Het is interessant om op te merken dat een derde van alle verkeersovertredingen in België gepleegd wordt met bedrijfswagens. Sinds oktober 2022 worden ook strafboetes en boetes uitgevaardigd door een arbeidsauditoraat via de e-Box verzonden.

 

Voordelen

Klantengetuigenissen op de website vertellen over de voordelen van het platform. En die voordelen zijn vrij talrijk. Er is natuurlijk de snelheid en de efficiëntie.

Evelien Vanden Brande, HR-manager van Decospan, benadrukt dat dit kanaal het heel eenvoudig maakt om documenten in digitale mappen te bewaren. Luc De Pauw, directeur bij Securex, legt uit hoe het sociaal secretariaat de e-Box gebruikt als verzender van RSZ-documenten aan zijn klanten.
Hij is vooral blij met het veiligere en stabielere karakter van de tool, vergeleken met een zakelijk e-mailadres, en legt uit dat elk bedrijf dat via het ondernemingsloket van Securex wordt opgericht, voortaan verplicht een e-Box-account moet activeren.

De website eboxentreprise.be herinnert er ons tenslotte aan dat een elektronische brievenbus minder papier betekent, en dus beter voor het milieu.

 

BTW

Vanaf 2025 zullen overheidsinstellingen uitsluitend via de e-Box met bedrijven communiceren. Sommige documenten zijn nu al alleen nog maar via dit kanaal beschikbaar, bijvoorbeeld het papieren rekeningafschrift na een periodieke BTW-aangifte.

Het platform maakt het dus mogelijk om een overzicht van uw rekeningen te behouden, bevestigend dat de betalingen correct zijn uitgevoerd. Dit helpt om te voorkomen dat je achterstandsrente moet betalen of naar een “speciale” rekening moet overstappen in geval van vertraging of betalingsfout. Voor andere soorten documenten zijn er soms overgangsfasen voorzien.

De papieren versie van verkeersboetes, bijvoorbeeld, zal nog tot eind 2024 blijven bestaan. Het moet gezegd worden, de autoriteiten zijn openlijk verheugd over het aantal bedrijven dat ervoor heeft gekozen om volledig digitaal te gaan bij het registreren van hun brievenbus. In 2022 waren er 168.000. Een jaar eerder waren er slechts 80.000…

 

Hoe werkt het?

Het openen van een e-Box kan alleen worden gedaan door een wettelijke vertegenwoordiger van het bedrijf. Eerst moet je je registreren op de site CSAM.be, het platform dat toegang geeft tot de diensten van de Overheid. Eenmaal geregistreerd, wordt de elektronische brievenbus automatisch geactiveerd. Vervolgens wordt er voor elk nieuw document dat in de e-Box Enterprise wordt geplaatst, systematisch een e-mailmelding gestuurd om u op de hoogte te brengen van nieuwe documenten. Op die manier beschouwt de Overheid de verzending als iets officieels.

Het is dan aan u om het platform te raadplegen en om het document te verwerken. Tot op heden leiden de verzonden berichten naar de site van de verzender van het bericht, zoals Myminfin of Mypension. Niet alle documenten zijn dus gecentraliseerd in een globale applicatie. U blijft dus de verschillende tools van de overheidsadministratie gebruiken. Let op: u kunt ook een co-beheerder van de toegang toevoegen.

 

Achter de schermen van de e-Box

Tot 2019 waren de sociale zekerheidsinstellingen de belangrijkste gebruikers van de e-Box. In dat jaar werd de “e-Box wet” aangenomen, waardoor het het voorkeurscommunicatiekanaal werd voor het Belgische e-Government voor burgers (e-Box Citizen) en bedrijven (e-Box Enterprise). De wet bepaalt dat de elektronische uitwisseling van berichten via de e-Box dezelfde juridische draagkracht heeft als de uitwisseling op niet-elektronische media.

Een uitwisseling via de e-Box kan ook een aangetekende zending vervangen, met of zonder ontvangstbevestiging. De wet heeft de Nationale Sociale Zekerheidsdienst (NSSO) de taak gegeven om de uitbreiding van de e-Box te ondersteunen. Het is hun taak om partnerschappen te ontwikkelen met verschillende overheidsinstellingen om ze te integreren in de e-Box.

Smals, de non-profit organisatie, is verantwoordelijk voor het technische aspect. Naast integratie wordt er ook gesproken over het optimaliseren van het platform en de gebruiksvriendelijkheid, het vereenvoudigen van de eerste verbindingsprocedure en het ontwikkelen van nieuwe functies. Smals ontwikkelt ook voor de NSSO, die toegang zal hebben tot applicaties voor het opstellen van nauwkeurige statistieken, met name over het gebruik.

Voor Eric Van Lint, productmanager van de e-Box is de belangrijkste uitdaging voor de overheid om een kritieke massa van gebruikers te bereiken. Op die manier willen misschienook de andere overheden van ons land mee op de kar van de e-Box Enterprise springen.

 

 ➤ Maken Brusselaars carrière?

Delen