Overheidsopdrachten: uitdagingen voor de ziekenhuissector

Sinds 1 juli 2016 dienen ziekenhuizen de voorschriften voor openbare aanbestedingen na te leven. De maatregel beoogt meer transparantie, een professioneler ziekenhuisbeheer en een beter gebruik van de beschikbare middelen. Waar staan we, zes jaar later?  

Sinds de inwerkingtreding van de reglementering inzake overheidsopdrachten in de non-profit sector zijn alle ziekenhuizen hieraan onderworpen. Deze situatie houdt voordelen, maar ook nadelen in. “Het gebruik van openbare aanbestedingen trekt de markten open voor meer concurrentie. Het zorgt ook voor meer transparantie en dwingt degenen die contracten gunnen tot een nauwkeuriger bepaling van de behoeften”, stelt Jean-Marc Derep, hoofd van de aankoopafdeling van de Cliniques Saint-Luc. “Maar dit alles verhoogt aanzienlijk het werkvolume.” Jean-Christophe Gautier, Directeur Procurement & Logistics van de Ziekenhuizen Iris Zuid, is dezelfde mening toegedaan: “Vroeger bespraken we intern wat wij nodig hadden en trokken we daarmee naar de markt. We konden met leveranciers overleggen en naarmate de gesprekken vorderden, kregen we een nauwkeuriger kijk op de behoeften. Op die manier vonden we soms oplossingen waar we niet aan hadden gedacht en die technisch interessanter of goedkoper waren.”  

Een ingewikkelder inkoopproces  

Tussen het opstellen van het bestek, de bekendmaking naar de markt toe, de ontvangst van offertes, het gunningsverslag en de keuze van de dienstverlener of leverancier is de aankoopcyclus gevoelig langer geworden dan voorheen. En sommige wettelijke termijnen mogen niet worden ingekort. “Al bij al kan het meer dan een jaar duren tussen de vermelding van de initiële behoefte en de aankomst van de verwachte apparatuur. In sommige gevallen levert dit problemen op. Zelfs procedures voor dringende noodgevallen verlopen trager dan een oproep aan de leverancier die u kent en vertrouwt.” Hierbij komen ook nog de specifieke administratieve regels van elk ziekenhuis. In openbare ziekenhuizen moet, boven bepaalde bedragen, de raad van bestuur of het management bijeenkomen, of zelfs de goedkeuring van de toezichthoudende overheid worden verkregen. “Wanneer wij bijvoorbeeld een opdracht voorzien met betrekking tot snel evoluerende spitstechnologie, is het moeilijk daar een timing op te plakken en zeer precieze specificaties voor te leggen die alle mogelijkheden dekken voor de ganse duur van het contract”, betreurt Jean-Marc Derep.  

Rekrutering en bedrijfscultuur  

Jean-Christophe Gautier beschouwt de integratie van overheidsopdrachten in de bedrijfscultuur van ziekenhuizen als een geweldige uitdaging, zeker wat betreft het medisch personeel. In vele gevallen moeten de inkopers met de artsen samenwerken aan het dossier. “Artsen betrekken bij het opstellen van een bestek is verre van gemakkelijk. Vroeger werd een oplossing gedefinieerd. Vandaag bepalen we een behoefte die openbaar wordt gemaakt, zodat alle ondernemingen die hierop kunnen ingaan een kans krijgen om de opdracht binnen te halen. Voor de artsen betekent dit een culturele revolutie waar ze nog moeite mee hebben.”  

De aanwerving van personeel is een andere uitdaging. Sinds de inwerkingtreding van de regelgeving hebben beide deskundigen hun teams moeten versterken, ondanks de moeilijkheid om de juiste profielen te vinden. Ziekenhuizen kopen zowel kantoorbenodigdheden als nucleaire magnetische resonantie-apparatuur. “Onze inkopers moeten een goede kennis hebben van de ziekenhuisomgeving, naast technische kennis van zoveel mogelijk producten, financieel inzicht, aanleg voor onderhandelingen en een juridische achtergrond”, vertelt Jean-Christophe Gautier. “Uiteraard wordt het steeds moeilijker om mensen met zoveel vaardigheden te vinden.” 

©Belga

Een grote verscheidenheid aan markten  

De bijzonder talrijke opdrachten bestrijken een breed scala aan gebieden: medische apparatuur, geneesmiddelen en steriele producten, allerlei benodigdheden, verbruiksartikelen, renovatiewerken, consultancydiensten enz. “Onze opdrachten kunnen interessant zijn voor allerlei types ondernemingen”, verzekert Jean-Marc Derep. Bedrijven hebben toegang tot al deze opdrachten via het e-Procurement platform.  

Overheidsopdrachten staan in principe open voor alle bedrijven. Toch geven beide deskundigen toe dat grote bedrijven hier gemakkelijk kunnen op ingaan. Jean-Christophe Gautier zegt waarom: “Grote bedrijven doen vaak een beroep op in overheidsopdrachten gespecialiseerde kantoren om de aankondigingen van dergelijke opdrachten op te sporen wanneer die interessant kunnen zijn voor hun klanten. Kleinere bedrijven hebben dus meer moeite om toegang te krijgen tot zulke opdrachten.”  Ook het opstellen van de offerte, met de nodige bijlagen, levert reële problemen op. “Voor sommige bedrijven is zoiets bijzonder abstract. En soms kunnen we daarom geen contract afsluiten met een leverancier die nochtans een uitstekend product of dienst tegen een zeer concurrerende prijs aanbiedt.” De heer Gautier ziet dan ook een prioriteit in de bewustmaking van bedrijven voor de te volgen procedure en in bijstand bij het correct te antwoorden op de aanbestedingen. 

Een gewichtige sector in Brussel 

Volgens een enquête van Beci profiteerde de Brusselse economie in 2016 van 428 miljoen euro uitgaven, dankzij de vier universitaire ziekenhuizen van het UZC Brussel. Reken hierbij een domino–effect op de lokale economie, waardoor de totale impact van de groep op het grondgebied van de stad Brussel meer dan een miljard euro bedraagt. Als we deze resultaten extrapoleren naar de andere ziekenhuizen, wordt het duidelijk dat deze sector een aanzienlijke sociaaleconomische speler is in de hoofdstad.  

In deze context voorziet Jean-Marc Derep dat het volume overheidsopdrachten binnen de ziekenhuissector wellicht zal toenemen. “Als de investeringen stijgen, zullen we ook een groei van de overheidsopdrachten meemaken. Voor de ziekenhuizen zal de uitdaging erin bestaan dit volume te beheren. En onze gesprekspartners zullen in staat moeten zijn hier op in te gaan.”  

Naast medische apparatuur hebben de openbare aanbestedingen van ziekenhuizen ook betrekking op verbruiksgoederen, advies, renovatiewerkzaamheden, noem maar op.  

De ziekenhuizen hebben zich snel aangepast” 

“De inwerkingtreding van de regelgeving inzake overheidsopdrachten betekende een kleine (r)evolutie binnen ziekenhuizen. Inkopen gebeurt niet meer als vroeger – en dat was even wennen. Tussen het medisch personeel en de inkoopmanagers moeten vertrouwen en dialoog tot stand komen. Dit proces is aan de gang …  

Ook al ervaren ziekenhuizen deze wetgeving soms als een keurslijf, ze hebben de zaken in eigen hand genomen en nemen de werkelijkheid voor ogen: ‘We zijn nu onderworpen aan de wet op de overheidsopdrachten. Hoe gaan we daarmee om?’ Het antwoord is een andere structuur, die rekening houdt met de fasen van een overheidsopdracht. Op die manier slaagden de ziekenhuizen er heel snel in om zich aan dit nieuwe gegeven aan te passen. En dit zal blijven verbeteren.  

Overheidsinkopers in ziekenhuizen bestellen nu professioneler. De ziekenhuizen hebben zich in een zeer korte tijdspanne aangepast, ondanks de omvang van de taak. Ziekenhuizen kopen heel veel dingen. Toen de wet van kracht werd, kon van hen niet worden verwacht dat ze voor alles van de ene dag op de andere specificaties zouden ontwikkelen. Ze hebben zich daarom gericht op de meest dringende aankopen, op contracten die afliepen enz. Ze moesten hun activiteiten rationaliseren en prioriteiten stellen. De uitdaging bestaat er vandaag in om uit dit proces voordeel te halen, en dan wel voor alle inkoopbehoeften.”  

Christophe Dubois, advocaat en vennoot bij Equal