Hoewel het tegenstrijdig lijkt, is het net op het moment van indiensttreding dat risico's verbonden aan een toekomstig vertrek moeten worden geanticipeerd. Een goed risicobeheer vereist passende clausules in de arbeids- of consultancyovereenkomst en/of het arbeidsreglement, evenals gepast bedrijfsbeleid.
Het vertrek van bepaalde medewerkers kan een groot risico vormen voor het bedrijf — of het nu gaat om een manager die weggekaapt wordt door een concurrent en bedrijfsgeheimen kent, toegang heeft tot klantenlijsten en van plan is andere medewerkers of klanten mee te nemen, of om een ontslag op initiatief van het bedrijf wegens ongeoorloofd gedrag. Om zich te beschermen, moet een bedrijf anticiperen vanaf het moment van onboarding, het vertrek strategisch beheren (offboarding) en, indien nodig, achteraf bijkomende passende maatregelen nemen.
Onboarding: de basis leggen vanaf dag één
De overeenkomst, de basis van de arbeidsrelatie
Werknemers zijn wettelijk verplicht om zowel tijdens als na hun contract af te zien van het bekendmaken van bedrijfsgeheimen of andere vertrouwelijke informatie, en van het plegen van handelingen van oneerlijke concurrentie. Tijdens het contract wordt elke concurrerende activiteit als oneerlijk beschouwd. De zelfstandige werknemer is daarentegen, buiten oneerlijke concurrentie, in principe vrij om concurrerende activiteiten uit te oefenen.
Zowel voor werknemers als voor zelfstandigen kan de overeenkomst clausules bevatten die bepaalde verboden of verplichtingen versterken, al zijn dergelijke clausules voor werknemers onderworpen aan strikte geldigheidsvoorwaarden.
Vóór elke aanwerving is het dan ook aangewezen na te denken over de (mogelijke) herkwalificatie van de relatie op basis van de feitelijke samenwerking (met name in handelsagentuurregelingen), en over de opportuniteit om bepaalde clausules in de overeenkomst op te nemen, zoals:
- Niet-concurrentie;
- Vertrouwelijkheid;
- Niet-afwerving;
- Intellectuele eigendomsrechten;
- Teruggave van bedrijfseigendommen;
- Enz.
Het arbeidsreglement: het hart van de tuchtprocedure
Ten aanzien van werknemers is het arbeidsreglement een essentieel instrument voor risicobeheer, omdat het de rechten en plichten van werknemers vastlegt en de toepasselijke tuchtstraffen specificeert.
Bedrijfsbeleid: onmisbaar geworden instrumenten
Of ze nu voortvloeien uit wettelijke vereisten of uit bedrijfsbehoeften, interne beleidslijnen zijn een essentieel veiligheidsinstrument geworden. Denk met name aan:
- Een gedragscode;
- Een gegevensbeschermingsbeleid dat de regels voor de verwerking van vertrouwelijke informatie vastlegt;
- Een IT/ICT-beleid dat het gebruik en de teruggave van bedrijfsapparatuur regelt;
- Een beleid inzake het gebruik van bewakingscamera's;
- Het intern reglement met betrekking tot privéonderzoeken, waarvan de regels recent zijn gewijzigd en verstrengd.
Offboarding: het vertrek, vermoedens en crises beheren
Wanneer een vertrek een feit wordt, moeten een juridische, organisatorische en communicatieve aanpak worden gecombineerd.
Bij vermoedens (bijv. het afwerven van klanten of medewerkers, gegevensdiefstal, schending van een niet-concurrentieclausule) moet een hachelijke oefening worden ondernomen: de bewijswaarde van aanwijzingen van foutief gedrag inschatten, de juridische soliditeit van de te ondernemen stappen beoordelen, het profiel van de vertrekkende medewerker analyseren, zijn mogelijke reactie inschatten en het commerciële impact voor het bedrijf afwegen (met name bij oneerlijke concurrentie).
Het verzamelen van bewijzen zal een grote uitdaging vormen en zal sterk worden beïnvloed door de contractuele documenten die vooraf zijn opgesteld:
- Beschikt men over camerabeelden en kan men deze gebruiken?
- Kan men toegang krijgen tot de mailbox van de medewerker en de verzonden en ontvangen e-mails analyseren?
- Kan men privédetectives inschakelen?
- Kan men weigeren bepaalde informatie aan de medewerker mee te delen?
- Kan men derden (bijv. bestaande of potentiële klanten) vrijelijk informeren over de vermeende onwettigheid van een vertrek of het gedrag van de betrokkene?
Al deze vragen moeten zorgvuldig worden geanalyseerd. In een crisissituatie, als de vermoedens bewaarheid worden, kunnen gerechtelijke stappen worden overwogen, doorgaans voorafgegaan door een of meerdere ingebrekestellingen: stakingsvordering, beslag wegens namaking, strafrechtelijke klacht, klacht bij de gegevensbeschermingsautoriteit, enz.
Conclusie: anticipeer, weeg af en documenteer
De bescherming van het bedrijf bij het vertrek van sleutelpersonen berust op een globale strategie:
- Anticipeer vanaf de onboarding via aangepaste en bijgewerkte contracten en beleidslijnen;
- Beheer de offboarding door een gestructureerd onderzoek te combineren met naleving van de gegevensbeschermingsregels en een gecontroleerde communicatie in overeenstemming met de eerlijke marktpraktijken;
- Kies met onderscheidingsvermogen tussen interne maatregelen en gerechtelijke stappen.
In de praktijk gaat het erom "te beginnen met het einde in gedachten": nadenken over vertrekrisico's vanaf het moment van aanwerving, feiten en beslissingen nauwgezet documenteren, de commerciële impact van elke optie afwegen en gericht gebruik maken van de beschikbare contractuele en juridische instrumenten.
Door Ambre Vranckx, Sacha Henet, en Gilles Vandewiele, Eubelius
Dit seminar zal u ook interesseren: Het vertrek van een manager of medewerker: risico’s voorzien, het bedrijf beschermen
