Rappel des bonnes pratiques en matière de télétravail

17 janvier 2023 à 11:01 | 322 vues

[Article invité]

Depuis ce 1er janvier, l’indemnité de bureau maximale qu’un employeur peut octroyer à ses télétravailleurs a été portée à 148,73 € par mois. Cette indemnité est exonérée d’impôt et de cotisations de sécurité sociale.

Alors que le télétravail rencontre de plus en plus de succès en entreprise, mais continue également à faire l’objet d’une réticence de la part de certains employeurs, l’augmentation de l’indemnité de bureau est l’occasion de rappeler les bonnes pratiques en matière de télétravail afin que chacun – employeur et travailleur – puisse y trouver un bénéfice.

Obligation de conclure une convention individuelle avec les télétravailleurs

En cas de télétravail structurel, la conclusion d’un accord écrit préalable au télétravail est obligatoire et certaines mentions doivent également y figurer (celles-ci sont reprises à l’article 6, §2 de la CCT n°85 concernant le télétravail).

En l’absence de convention individuelle, l’entreprise s’expose à certains risques 

En cas d’inspection, le Contrôle des Lois sociales pourrait soulever le fait que vous ne respectez pas la CCT n° 85. A cet égard, l’employeur qui a commis une infraction à une CCT rendue obligatoire est puni d’une sanction de niveau 1, à savoir une amende administrative de 80 € à 800 €, à multiplier par le nombre de travailleurs concernés.
En cas d’accident du travail survenant à domicile, vous prenez le risque que votre assureur refuse d’intervenir. Si vous n’avez pas conclu de convention individuelle, nous vous recommandons donc à tout le moins de vérifier vos conditions d’assurance.
La convention individuelle doit prévoir « les conditions et modalités du retour au travail dans les locaux de l’employeur ». Par conséquent, la conclusion d’une convention individuelle vous permet d’anticiper les problèmes liés au télétravail et d’obliger le travailleur à revenir au bureau s’il abuse du télétravail ou si le bon fonctionnement de l’entreprise l’exige.

 

La convention individuelle est aussi un bon outil pour instaurer un cadre clair en matière de télétravail

La convention individuelle peut être envisagée comme une opportunité afin de mieux cadrer les prestations réalisées en télétravail. L’employeur pourra, par exemple, y préciser si le télétravail à l’étranger est permis et dans quelles limites / sous quelles conditions, afin d’éviter les mauvaises surprises au niveau fiscal et de la sécurité sociale. Il pourra également convenir d’un ou plusieurs jours de présence obligatoire au bureau ou d’activités pour lesquelles le travailleur doit nécessairement se rendre au bureau afin de maintenir une cohésion sociale au sein des équipes.

Le « Combo gagnant » : compléter la convention individuelle par une Policy télétravail

Il est vrai qu’une convention individuelle est parfois un peu trop « rigide », puisqu’elle ne peut être modifiée qu’avec l’accord du travailleur. Si vous souhaitez pouvoir disposer de plus de flexibilité pour adapter les conditions et modalités du télétravail, sachez qu’il est également possible de mettre en place, à côté des conventions individuelles, une Policy télétravail. Celle-ci est de plus en plus populaire au sein des entreprises.

Est-il possible d’exercer un contrôle sur les télétravailleurs ?

Bien que les employeurs se rendent compte du fait que le télétravail devient indispensable pour attirer et conserver les collaborateurs talentueux, beaucoup restent frileux à l’idée d’y recourir principalementpar peur de perdre en quantité / qualité de travail. Comment s’assurer que le télétravailleur n’utilise pas son temps de travail pour faire sa lessive ou garder ses enfants ?

S’il est vrai que les dispositions légales en matière de durée du travail ne sont pas applicables aux télétravailleurs pour les jours de télétravail (de sorte qu’ils n’ont en principe pas droit au paiement d’heures supplémentaires), il n’en demeure pas moins que la convention individuelle peut – et c’est même fortement conseillé – prévoir que le travailleur doit être disponible pendant des plages horaires déterminées, par e-mail, par GSM et/ou par Teams/Skype.

De même, l’employeur peut imposer aux travailleurs de tenir des « timesheets » relatives à leurs prestations en télétravail.

Si le télétravailleur ne respecte pas les instructions de l’employeur, par exemple en étant injoignable ou en ne complétant pas correctement ses « timesheets », l’employeur pourrait mettre fin au télétravail et l’obliger à réintégrer l’entreprise. Un licenciement devient également une option envisageable.

Quels frais peut-on / doit-on rembourser aux télétravailleurs ?

Dans le cadre du télétravail structurel, comme mentionné dans l’introduction, l’employeur peut désormais rembourser au travailleur une indemnité de bureau allant jusqu’à 148,73 € par mois. La seule condition pour que cette indemnité soit exonérée de sécurité sociale et d’impôt est la fréquence du télétravail : celui-ci doit être organisé à hauteur d’1 jour / semaine minimum en moyenne (cela peut être également 2 demi-jours / semaine, ou 1 semaine / mois).

Il n’est pas obligatoire de proratiser ce montant en cas de prestations à temps partiel

L’employeur peut également décider d’allouer un montant forfaitaire par jour de télétravail (par exemple, 20 € / jour) pour autant que le plafond mensuel ne soit pas dépassé.

Il s’agit d’un montant maximum

Il est donc possible d’octroyer un montant moins élevé, voire de ne pas accorder d’indemnité du tout (dans ce cas, il faudra une clause dans la convention individuelle qui prévoit que la rémunération mensuelle du travailleur couvre les frais liés au travail à domicile).

Quid des vacances et des périodes d’incapacité de travail ?

L’ONSS et le fisc acceptent que l’employeur puisse continuer à verser l’indemnité mensuelle forfaitaire de bureau pendant les vacances annuelles et pendant le mois couvert par le salaire garanti.

En plus de l’indemnité de bureau, d’autres frais peuvent être remboursés dans le cadre du télétravail

L’indemnité de bureau vise à couvrir les fournitures informatiques (papier, clé USB, tapis de souris, encre), les fournitures de bureau (carnet de notes, stylos), les fournitures de base (eau, gaz, électricité, chauffage), les frais d’entretien d’assurance, les boissons et le précompte immobilier.

L’utilisation d’un laptop privé et/ou d’une connexion internet privée doit, quant à elle, faire l’objet d’une prise en charge distincte par l’employeur qui peut rembourser aux télétravailleurs un maximum de 20 € / mois pour la connexion internet à domicile et de 20 € / mois pour le laptop (périphériques et logiciels compris).

Par ailleurs, depuis peu, l’ONSS et le fisc acceptent que l’employeur rembourse au travailleur certains mobiliers de bureau ou matériels informatiques, mais des conditions strictes reprises dans la Circulaire fiscale 2021/C/20 relative aux interventions de l’employeur pour le télétravail doivent être respectées.

 

À propos de l’auteure

Morgane Merveille – Avocate associée, Yelaw

 

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