Le télétravail s’imposera largement dans les semaines à venir. En effet, avec l’annonce des dernières mesures par le gouvernement belge pour endiguer la propagation du Coronavirus, les pratiques des entreprises devront être adaptées.
Le télétravail est désormais obligatoire, sauf lorsque les entreprises ne peuvent pas y recourir. Par conséquent, l’employeur facilitera le télétravail autant que possible. Dans ce contexte, quel est le cadre légal du télétravail et comment s’y prendre? C’est ce que nous verrons dans le présent développement.
Quel cadre juridique pour le télétravail ?
La loi belge permet en effet aux travailleurs de demander un télétravail occasionnel en cas de situations de force majeure. Comme pour le télétravail régulier, il s’effectue au domicile du télétravailleur ou en tout autre lieu choisi par lui. Le télétravail ne constitue qu’une modalité de l’organisation du travail. Il n’induit donc aucune modification des droits et obligations du télétravailleur. Le télétravail est effectué dans le cadre de la durée du travail applicable dans l’entreprise. Ceci afin de permettre un encadrement par l’employeur de l’autonomie du travailleur dans l’organisation de son travail. Le travailleur devra donc prester le nombre d’heures prévues dans son horaire de travail. Néanmoins, il n’aura pas à respecter strictement son horaire de travail à cet égard.
Lorsqu’il est compatible avec les fonctions des travailleurs au sein de l’entreprise, l’employeur facilite et permet le télétravail. Le travailleur n’a donc aucun droit absolu au télétravail occasionnel. L’employeur peut en effet refuser sa demande s’il a des motifs fondés pour ce faire. Concrètement, ceux-ci pourraient être liés, par exemple, à des impératifs concernant le fonctionnement du service ou de l’entreprise. L’employeur informe par écrit le travailleur de ces motifs le plus rapidement possible. Cela peut se faire aussi bien sur papier que par la voie électronique. En l’espèce et eu égard du contexte, il semblerait peu légitime de refuser une telle demande. L’employeur et le travailleur doivent trouver un accord, par écrit ou oralement, sur certains aspects du télétravail occasionnel. Concrètement, cela concerne la mise à disposition éventuelle par l’employeur de l’équipement nécessaire et le support technique. De même, les frais relatifs au télétravail occasionnel sont du ressort de l’employeur.
Quels contrôles pour assurer le respect du télétravail ?
L’inspection du travail fera des contrôles au sein des entreprises. Il est donc important de respecter les obligations relatives au télétravail telles qu’elles sont prévues à l’article 2 de l’arrêté ministériel du 18 mars portant mesures d’urgence relatives au Coronavirus.
Comment organiser concrètement le travail à distance ?
La mise en place du télétravail est une opportunité pour faire évoluer les mentalités dans l’entreprise et envisager un management basé sur la confiance, plutôt que sur le contrôle.
Pour réussir votre projet travail à distance, il est primordial d’y associer les différents acteurs de votre entreprise. Ceux-ci englobent naturellement l’équipe RH, les instances représentatives du personnel, les managers, le département informatique ou encore la médecine du travail. Un groupe de travail peut proposer un document de cadrage ou une charte du télétravail qui définit les contours du projet.
Souvent, c’est une occasion pour les équipes de revoir l’organisation du travail. Cela permet de limiter certains temps improductifs de réunion ou de transports et d’offrir davantage d’autonomie à chaque salarié pour mieux séquencer ses missions sur la semaine. Tout au long de sa mise en place, des points réguliers doivent permettre de résoudre les difficultés et affiner le dispositif, dans une logique d’amélioration continue.
Quels outils utiliser pour faciliter le télétravail ?
Le télétravail est aujourd’hui largement facilité par les nouveaux outils de communication.
Ainsi, les réunions d’équipe pourront se faire aisément via une application telle que Zoom, vous permettant de communiquer à deux ou plusieurs simultanément.
De même, il existe des messageries adaptées aux communications instantanées au sein de l’entreprise. Mentionnons à ce titre Microsoft Teams ou Slack, qui peuvent faciliter les communications internes, notamment avec l’extension du télétravail.
Concernant les CRM « Customer Record Management », il existe souvent des accès à distance permettant aux travailleurs de se connecter à distance aux programmes essentiels de l’entreprise. Naturellement, des précautions liés à la confidentialité et à la sécurité des accès à distance et des données personnelles sont à prévoir. D’autres outils comme Asana ou Trello vous permettent de gérer vos projets d’équipe à distance. De même, des solutions de stockage partagées comme Onedrive permettent aux travailleurs d’avoir rapidement accès aux documents partagés au sein de l’entreprise.