Telewerken wordt een begrip waar men de komende weken niet omheen zal kunnen. Met de aankondiging van de laatste maatregelen genomen door de Belgische regering -om de verspreiding van het coronavirus tegen te gaan- zal de zakelijke gang van werken moeten worden aangepast. Telewerken is nu verplicht, behalve wanneer bedrijven er geen gebruik van kunnen maken. Daarom zal de werkgever telewerken zoveel mogelijk faciliteren. Wat is in deze context het wettelijke kader voor telewerken en hoe moet dit worden opgestart? Hier komen we spoedig achter tijdens de actuele ontwikkelingen. Klik hier om erachter te komen of ook uw bedrijf wordt getroffen door een sluitingsmaatregel. Voor alle andere vragen over het coronavirus, bezoekt u onze informatiepagina. 

Welk wettelijk kader voor telewerken?

De Belgische wet staat werknemers toe om occasioneel telewerk aan te vragen in geval van overmacht. Net als bij gewoon telewerken, gebeurt het bij de telewerker thuis of op een andere door hem gekozen locatie. Telewerken is slechts één manier om het werk te organiseren. Het brengt dus geen wijzigingen van rechten en plichten van de telewerker met zich mee. Telewerken vindt plaats als onderdeel van de in het bedrijf geldende werktijden. Dit is om de werkgever in staat te stellen toezicht te houden op de autonomie van de werknemer bij de organisatie van zijn werk. De werknemer moet daarom het aantal uren presteren zoals ze in zijn werkschema voorzien zijn. Hij hoeft zich echter niet strikt aan zijn werkschema te houden.

Indien compatibel met de functies van werknemers binnen de onderneming, faciliteert en maakt de werkgever telewerken mogelijk. De werknemer heeft dus geen absoluut recht op occasioneel telewerken. De werkgever kan het verzoek namelijk weigeren als hij daarvoor gerechtvaardigde redenen heeft. Concreet zouden deze bijvoorbeeld kunnen worden gekoppeld aan verplichtingen met betrekking tot het functioneren van de dienst of de onderneming. De werkgever stelt de werknemer zo spoedig mogelijk schriftelijk in kennis van deze redenen. Dit kan zowel op papier als elektronisch. Op dit ogenblik en, gezien de context, lijkt het ongepast om een dergelijk verzoek te weigeren. De werkgever en de werknemer moeten schriftelijk of mondeling overeenstemming bereiken over bepaalde aspecten van occasioneel telewerken. Concreet gaat het om de eventuele terbeschikkingstelling door de werkgever van de benodigde apparatuur en technische ondersteuning. Evenzo zijn de kosten van occasioneel telewerken de verantwoordelijkheid van de werkgever.

Hoe concreet organiseren?

De implementatie van telewerken is een kans om de mentaliteit in het bedrijf te veranderen en een management samen te stellen op basis van vertrouwen in plaats van controle.

Om te slagen in uw telewerkproject is het essentieel om de verschillende spelers bij uw bedrijf te betrekken. Hieronder vallen natuurlijk het HR-team, medezeggenschapsorganen, managers, de IT-afdeling of zelfs de arbeidsgeneeskunde. Een werkgroep kan een omkaderingsdocument of een telewerkhandvest voorstellen dat de contouren van het project definieert.

Vaak is dit een kans voor de teams om de organisatie van het uit te voeren werk te herzien. Dit maakt het mogelijk om bepaalde onproductieve vergader- of transporttijden te beperken en om elke werknemer meer autonomie te bieden en zo hun opdrachten beter te verdelen over de week. Gedurende deze hele uitvoering zouden regelmatige contactmomenten het mogelijk moeten maken om de moeilijkheden op te lossen en het systeem te verfijnen, in een logica van voortdurende verbetering.

Welke tools kunnen worden gebruikt om telewerken te vergemakkelijken?

Telewerken wordt nu enorm vergemakkelijkt door nieuwe communicatiemiddelen.

Zo kunnen teamvergaderingen eenvoudig plaatsvinden via een applicatie zoals Zoom, zodat u met twee of meer tegelijk kunt communiceren.

Daarnaast zijn er berichtendiensten die geschikt zijn voor directe communicatie binnen het bedrijf. Denk hierbij aan Microsoft Teams of Slack, die interne communicatie kunnen vergemakkelijken, vooral met deze uitbreiding van telewerken.

Wat CRM “Customer Record Management” betreft, bestaat er vaak reeds externe toegang waardoor werknemers vanop afstand verbinding kunnen maken met essentiële bedrijfsprogramma’s. Uiteraard zijn er voorzorgsmaatregelen te nemen met betrekking tot persoonlijke gegevens en de beveiliging die ‘toegang op afstand’ met zich meebrengt. Met andere tools zoals Asana of Trello kunt u uw teamprojecten op afstand beheren. Gedeelde opslagoplossingen zoals Onedrive bieden werknemers alsook snel toegang tot gedeelde documenten in de hele onderneming.