Tout savoir sur l’e-Box entreprise

24 mai 2023 à 15:05 

L’e-Box entreprise, l'outil d'e-government belge devient peu à peu incontournable pour les sociétés. L’e-Box entreprise, l'outil d'e-government belge devient peu à peu incontournable pour les sociétés.

L’e-Box, l’outil d’e-government de l’État belge devient peu à peu incontournable pour les sociétés.

Petit à petit, l’e-Box entreprise fait son nid… Il y quelques semaines, la plateforme d’échange digitale développée pour les entreprises par les services publics annonçait 260.000 utilisateurs actifs et 10.000 nouvelles activations par mois dans notre pays. Mais qu’offre-t-elle exactement ?

 

Échanges

Comme son nom l’indique, l’e-Box fait d’abord office de boîte aux lettres, permettant de recevoir sous format électronique toutes les communications émises par plusieurs administrations publiques et importantes pour votre business. En permettant à l’utilisateur d’envoyer lui-même des documents, la plateforme facilite aussi les échanges avec ces différentes administrations.

Il s’agit en particulier de :

l’administration fiscale : vous recevez des avis d’imposition, des extraits de compte TVA et des notifications de remboursements d’impôts, etc. ;
la sécurité sociale : vous recevez des déclarations, des fiches de paie, des attestations de chômage temporaire, des relevés de carrière, etc. ;
l’administration des douanes : on parle ici de notifications de dédouanement ou des déclarations d’importation/exportation, entre autres documents ;
la Banque Nationale de Belgique : la Centrale des bilans de la BNB envoie à présent la mention de dépôt des comptes annuels uniquement dans votre e-Box Enterprise et non plus par courrier postal.

Via l’e-Box, toute société peut aussi recevoir des documents relatifs à son inscription à la Banque-Carrefour des Entreprises, des notifications relatives aux permis d’environnement, des décisions de justice, des avertissements ou des amendes. Depuis juillet 2022, l’outil sert également de moyen de transmission relatif aux amendes routières : perceptions immédiates, demandes de renseignements, transactions, rappels. On notera, au passage,qu’un tiers de toutes les infractions routières constatées en Belgique sont commises au volant des voitures de société. Depuis octobre 2022, les amendes pénales et les amendes émises par un auditorat du travail sont aussi envoyées via l’e-Box.

 

Avantages de l’e-box

Les avantages mis en avant par les promoteurs de la plateforme, via des témoignages clients sur son site web, sont multiples. Il y a bien sûr la rapidité et l’efficacité. Ainsi Evelien Vanden Brande, DRH de Decospan, souligne que ce canal permet de sauvegarder très simplement les documents dans des dossiers digitaux.

De son côté, Luc De Pauw, Directeur au sein de Securex, explique comment le secrétariat social utilise l’e-Box en tant qu’expéditeur de documents ONSS à ses clients. Il vante le caractère plus sûr et stable de l’outil, comparé à une adresse e-mail d’entreprise, et explique que toute entreprise créée via le guichet d’entreprise Securex passe dorénavant par l’activation obligatoire d’un compte e-Box.

Le site eboxentreprise.be rappelle enfin qu’une boîte électronique, c’est moins de papier, donc bon pour l’environnement.

 

TVA

Les institutions publiques communiqueront avec les entreprises exclusivement par le biais de l’e-Box à partir de 2025. Certains documents ne sont déjà plus disponibles que via ce canal, par exemple l’extrait de compte papier suite à une déclaration périodique TVA. La plateforme permet ainsi de conserver un aperçu sur ses comptes, confirmant que les paiements ont été effectués correctement. De quoi éviter de payer des intérêts de retard ou de basculer vers un compte « spécial » en cas de retard ou erreur de paiement.

Pour d’autres types de documents, des phases de transition sont parfois prévues. L’envoi d’une version papier des amendes routières, par exemple, subsistera jusque fin 2024.

Ceci dit, les autorités se réjouissent ouvertement de voir le nombre de sociétés ayant opté pour le tout digital lors de l’enregistrement de leur boîte. En 2022, on en comptait 168.000. Un an plus tôt, elles n’étaient que 80.000

 

L’e-box entreprise, comment ça marche ?

L’ouverture d’une e-Box ne peut se faire que via un représentant légal de l’entreprise. Avant toute chose, enregistrez-vous sur le site CSAM.be, la plateforme qui donne accès aux services de l’État. Une fois votre enregistrement effectué, la boîte électronique sera automatiquement activée.

Ensuite, pour chaque nouveau document versé dans l’e-Box Enterprise, un e-mail de notification indiquant sa présence vous sera systématiquement envoyé. Les pouvoirs publics considèreront qu’en vous avertissant de la sorte, vous aurez reçu officiellement le courrier à l’instar d’un envoi postal. Libre à vous, ensuite de consulter la plateforme afin de poursuivre le traitement du document.

À ce jour, les messages envoyés renvoient vers le site émetteur du message, comme Myminfin ou Mypension. L’ensemble des documents n’est donc pas centralisé dans une application globale. L’outil ne vous épargne donc pas la consultation des multiples applications de l’administration.

Notez enfin qu’il vous est également possible de rajouter un cogestionnaire d’accès.

 

Les coulisses de l’e-Box

Jusqu’en 2019, les institutions de sécurité sociale étaient les principales utilisatrices de l’e-Box. C’est cette année là que fut votée la loi e-Box, la désignant comme le canal électronique prioritaire de communication à utiliser par l’eGoverment belge à destination des citoyens (e-Box Citoyen) et des entreprises (e-Box Entreprise).

La loi stipule que l’échange électronique de messages via l’e-Box produit les mêmes effets juridiques que l’échange sur supports non électroniques. Un échange via l’e-Box est également censé pouvoir remplacer un envoi recommandé, avec ou sans accusé de réception.

La loi a attribué à l’Office national de sécurité sociale (ONSS) la responsabilité de soutenir l’expansion de l’e-Box. À charge pour celle-ci de développer des partenariats avec différentes institutions publiques pour les intégrer à l’e-Box. C’est l’ASBL Smals qui est chargée du volet technique. Outre l’intégration, on parle aussi de l’optimisation du design et de la convivialité, de la simplification de la procédure de première connexion et du développement de nouvelles fonctionnalités. Smals développe aussi pour l’ONSS, qui disposera des applications permettant l’établissement de statistiques précises concernant, notamment, l’évolution du taux d’utilisation.

Pour Eric Van Lint, product manager e-Box interviewé sur le site web de Smals, le principal défi côté pouvoirs publics est d’atteindre une certaine masse critique d’utilisateurs afin d’augmenter l’intérêt des institutions émettrices à s’intégrer à l’e-Box Entreprise, tant au niveau fédéral que régional, pour rendre son utilisation incontournable.

 

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