Véhicules de fonction : géolocaliser, mais à quelles conditions ?

La géolocalisation des véhicules de fonction peut être un outil utile pour les employeurs et employeuses, mais son usage est strictement encadré.

Géolocaliser, oui… mais à des conditions

La loi réglementant la recherche privée prévoit l’interdiction d’utiliser des appareils ou leurs données en vue de déterminer les lieux où se trouve la personne en question ou les déplacements qu’elle effectue, sauf si cette dernière a donné préalablement son consentement à cet effet. A notre sens, cet article n’empêche pas qu’un système de géolocalisation soit autorisé, à certaines conditions, fixées par l’Autorité belge de Protection des Données (ci-après : « APD »).

L’APD a, en effet, déjà eu l’occasion de préciser, à plusieurs reprises, que le traitement des données de géolocalisation peut être régulier si des conditions sont respectées.

Quelles sont ces conditions ?

La mise en place d'un système de géolocalisation est autorisée si :

1. L’employeur·euse fonde son utilisation sur une bonne base légale, c'est-à-dire généralement l'intérêt légitime dans le secteur privé et l'intérêt public dans le secteur public. Pour ce faire, les tests de finalité, de nécessité et de mise en balance doivent être réalisés :

• Test de finalité : par exemple, des finalités telles que le contrôle des prestations de travail et des heures prestées peuvent constituer des finalités légitimes pour l’utilisation du système de géolocalisation ;
• Test de nécessité : à cet égard, si l’objectif de contrôle des prestations de travail fait partie des finalités, l’APD estime qu’un enregistrement continu des données est disproportionné. Elle souligne à cet égard que le système doit être configuré de manière à pouvoir être désactivé par les travailleurs et travailleuses en dehors des heures de travail. Cela signifie notamment que l’employeur·euse ne doit pas avoir accès aux données ;
• Test de mise en balance : le système de géolocalisation doit avoir un impact limité sur les personnes concernées.

2. L’employeur·euse répond aux conditions de transparence : communication suffisante d'informations relatives au système de géolocalisation au personnel telles que les finalités, la description de la base juridique, les catégories de données à caractère personnel et les durées de conservation de ces données. Cela peut se faire par l’élaboration d’une politique de géolocalisation détaillée contenant ces informations.

De plus, dès le moment où le système de géolocalisation concerne au moins 10 travailleurs ou travailleuses d’une catégorie déterminée, une information et une consultation du conseil d'entreprise sont nécessaires dans les entreprises occupant en moyenne au moins 50 travailleur·euses pendant l’année calendrier précédente.

L’utilisation d’un système de géolocalisation, qui répond aux conditions susmentionnées, permet notamment à l’employeur ou l’employeuse de constater valablement un comportement répréhensible dans le chef d’un travailleur ou d’une travailleuse.

Marjolaine Dessard – Senior Associate Claeys & Engels