De geolokalisatie van dienstwagens kan een nuttig instrument zijn voor werkgevers, maar het gebruik ervan is strikt gereguleerd.
Geolokaliseren, ja... maar onder voorwaarden
De wet tot regeling van de private opsporing verbiedt het gebruik van apparatuur of hun gegevens om te bepalen waar de persoon in kwestie zich bevindt of welke verplaatsingen hij uitvoert, tenzij de betrokkene hiervoor voorafgaandelijk zijn toestemming heeft verleend. Naar onze mening sluit deze bepaling niet uit dat een geolokalisatiesysteem kan worden toegestaan, mits naleving van bepaalde voorwaarden die zijn vastgelegd door de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (hierna "GBA").
De GBA heeft immers al meermaals verduidelijkt dat de verwerking van geolokalisatiegegevens rechtmatig kan zijn, mits een aantal voorwaarden worden nageleefd.
Wat zijn deze voorwaarden?
Het invoeren van een geolokalisatiesysteem is toegestaan indien:
1. De werkgever baseert het gebruik ervan op een geldige rechtsgrond, d.w.z. doorgaans het gerechtvaardigd belang in de privésector en het algemeen belang in de publieke sector. Hiervoor dienen de finaliteitstoets, de noodzakelijkheidstoets en de afwegingstoets te worden uitgevoerd:
- Finaliteitstoets: doeleinden zoals bijvoorbeeld de controle op de arbeidsprestaties en de gepresteerde uren kunnen legitieme doeleinden vormen voor het gebruik van een geolokalisatiesysteem;
- Noodzakelijkheidstoets: indien het doel de controle van arbeidsprestaties is, oordeelt de GBA dat een continue registratie van gegevens disproportioneel is. De GBA benadrukt in dit verband dat het systeem zo moet worden ingesteld dat het buiten de arbeidsuren door de werknemers kan worden uitgeschakeld. Dit betekent onder meer dat de werkgever geen toegang mag hebben tot de gegevens;
- Afwegingstoets: het geolokalisatiesysteem moet een beperkte impact hebben op de betrokken personen.
2. De werkgever voldoet aan de transparantieverplichtingen: er moet voldoende informatie worden verstrekt aan het personeel over het geolokalisatiesysteem, zoals de doeleinden, de beschrijving van de rechtsgrond, de categorieën van persoonsgegevens en de bewaartermijnen van deze gegevens. Dit kan gebeuren via een gedetailleerd geolokalisatiebeleid waarin deze informatie is opgenomen.
Bovendien is het vereist om, zodra het geolokalisatiesysteem betrekking heeft op minstens 10 werknemers van een bepaalde categorie, de ondernemingsraad te informeren en te consulteren in ondernemingen die tijdens het voorgaande kalenderjaar gemiddeld minstens 50 werknemers tewerkstelden.
Het gebruik van een geolokalisatiesysteem dat aan de bovenstaande voorwaarden voldoet, stelt de werkgever in staat om op geldige wijze laakbaar gedrag van een werknemer vast te stellen.
Marjolaine Dessard – Senior Associate Claeys & Engels
Dit artikel kan u ook interesseren: Nieuwe wetgeving: werknemers sneller aansprakelijk voor persoonlijke fout?