Is printen verleden tijd, of kunnen we het aanpassen aan nieuwe gewoonten? Met connectiviteit, cyberbeveiliging en duurzame oplossingen bewijzen bedrijven als Xerox dat printers nog steeds een rol kunnen spelen. Op voorwaarde dat je ze niet gebruikt zoals vroeger.
Er was een tijd dat de printer trots in het midden van elk kantoor stond en zonder nadenken volop werd gebruikt. Tegenwoordig is dat anders. Digitale technologie heeft de bovenhand genomen, telewerken is steeds gebruikelijker geworden en de impact van bedrijven op het milieu wordt nauwlettend in de gaten gehouden. Als gevolg daarvan is printen een meer doordachte handeling geworden.
Bedrijven printen niet meer op dezelfde manier als tien jaar geleden. Spelers zoals Xerox, gespecialiseerd in printservices, ontwikkelen slimmere, veiligere en meer verantwoorde oplossingen.
Printen in het digitale tijdperk
Er werd vaak gezegd dat printers zouden verdwijnen door het digitale tijdperk, maar de realiteit is genuanceerder. Vandaag de dag zijn printers verbonden met de cloud, geïntegreerd in de digitale tools van bedrijven en kunnen ze zelfs uitgerust zijn met artificiële intelligentie. “Om concurrerend te blijven, moeten we complete oplossingen bieden, net als smartphones en hun toepassingen”, legt Jonas Dutreeuw, algemeen directeur van D&O partners een van de belangrijkste Xerox dealers in België, uit.
Het bedrijf heeft daarom een platform ontwikkeld met apps speciaal voor printers, met functies die zijn afgestemd op de behoeften van professionals: Scan-to-Microsoft 365 voor directe overdracht van documenten naar de cloud, elektronische handtekening met DocuSign, automatische vertaling van documenten in 44 talen, archivering en anonimisering van gegevens om te voldoen aan de vereisten van de GDPR ...
Veilig printen
Met de komst van digitale technologie is gegevensbeveiliging een prioriteit geworden. “Xerox en HP zijn de twee leiders op het gebied van cyberbeveiliging van drukwerk”, zegt Jonas Dutreeuw. Dankzij partnerschappen met specialisten op dit gebied, Cisco en Trellix, heeft Xerox geavanceerde beveiligingssystemen ontwikkeld om inbraken te voorkomen en toegang te controleren.
Het 'Follow Me Printing'-principe houdt bijvoorbeeld in dat een document alleen kan worden afgedrukt als de gebruiker zich identificeert met een badge of smartphone. Geen vergeten afdrukken meer op de printer, waardoor zowel de verspilling als het risico op informatielekken afneemt.
Verantwoord printen: kan dat?
Is afdrukken zonder schuldgevoel nog mogelijk? Dat is niet zo eenvoudig. “Er bestaat een vooroordeel dat papier vervuilender is dan digitale documenten, maar de servers die pdf's opslaan en versturen verbruiken enorm veel energie”, zegt de expert.
Tegenwoordig bestaan er verschillende oplossingen om printen verantwoordelijker te maken: gebruik van gerecycled en FSC-gecertificeerd papier, gerecyclede cartridges en recyclingprogramma's ... Het doel is niet om meer te printen, maar om beter te printen.
Heeft de printer dan nog wel een plaats in het moderne kantoor? Volgens Xerox is het antwoord ja, zolang ze niet langer worden gezien als een eenvoudige afdruktool, maar als een bondgenoot van digitale transformatie. De printers zijn verbonden, veilig en verantwoordelijk en maken deel uit van een intelligent documentbeheersysteem dat de productiviteit verhoogt en het milieu beschermt.