De nooit gezien corona-maatregelen zorgen ervoor dat een record aantal werknemers van thuis uit werkt. Voor wie voor het eerst thuis werkt én voor werkgevers die dit nu noodgedwongen invoeren, bundelen we onze toptips!
Tip 1: stop structuur in je dag
Thuis werken laat je toe om je dag meer flexibel en praktisch in te delen. Toch merken thuiswerkers dat het efficiënt werkt als je jezelf een vaste werkstructuur oplegt, met grotere blokken deep work en weinig langere onderbrekingen tussendoor. Begin de dag alvast met een douche en werk niet in je pyjama. Zo ben je meteen veel meer in een werk-mindset.
Tip 2: efficiënte meetings
Stel jezelf de vraag of er effectief 17 mensen moeten deelnemen aan een meeting. Stel je meetings zo praktisch mogelijk samen en gebruik digitale tools die goed werken. BlueJeans, Microsoft Teams en Slack zijn tools die wij bij StepStone regelmatig gebruiken. Ook Google Hangouts, Zoom en het Belgische Vectera zijn bekende online communicatietools. Betrek alle deelnemers actief bij de meetings en vermijd dat mensen een passieve houding aannemen tijdens de meeting. Dat kan met de vijfminutenregel: check om de 5 minuten wat iemand denkt, of iemand nog ideeën heeft, enz. Kan er iemand niet bij zijn? Neem de vergadering op en stuur meteen na de vergadering een kort verslagje met concrete beslissingen en to do’s naar alle betrokkenen.
Tip 3: communiceer volop
Communiceer bij het thuiswerken nog regelmatiger dan op kantoor. Niet om te laten merken dat ‘je echt wel aan het werk bent’, wél om misverstanden te vermijden en om te zorgen dat je niet eenzaam en geïsoleerd geraakt. Zorg ervoor dat je iedere betrokkene op de hoogte houdt. Stuur geen ellenlange mails, maar hou het concreet en beknopt. Maak voor je leidinggevende wekelijks een korte update over je werk. Heel wat teams gebruiken de gratis tool Trello om handig aan projectmanagement te doen. Als leidinggevende heb je zo een handig overzicht van hoe het project vordert en wie welke taken doet.
Tip 4: zorg goed voor jezelf
Blijf gezond tijdens het thuiswerken. Las regelmatig een pauze in. Beweeg voldoende. Blijf uit de snoepkast, maar leg een voorraad vers fruit, gedroogde vruchten en noten aan als tussendoortje. Schep dagelijks een luchtje in de vrije natuur. Profiteer daarbij van de tijd die vrijkomt omdat je niet hoeft te pendelen. Ga niet te laat slapen.
Tip 5: negeer overdag je huishouden
Las in je werkschema vaste momenten in waarop je eventueel huishoudelijke taken kan doen. Zorg dat je op de echte werkmomenten ook écht gefocust werkt, en loop niet steeds naar je vaatwasser, wasmachine, rommelkast of stofzuiger. Plan die taken in om mentale rust te creëren.
Tip 6: thuiswerken met kinderen
Het is quasi onmogelijk om te focussen op werk terwijl je tegelijk op je kinderen past. Nu de scholen gesloten zijn en mensen verplicht thuis moeten werken, zijn we genoodzaakt om dit toch zo goed en zo kwaad als mogelijk te doen. Zijn er bij je thuis twee volwassenen? Werk dan met een beurtrol. De ouder die een dag ‘in de werkbubbel’ zit, wordt zoveel mogelijk met rust gelaten.
Ben je alleen thuis met je kinderen en moet je tegelijk werken? Maak dan voor je kinderen een schema (gebruik bijvoorbeeld de handige planner van Maison Slash) met taken, opdrachten en spelletjes en geef hen de verantwoordelijkheid om zelfstandig hun taakjes tot een goed eind te brengen. Kinderen houden van structuur en het afvinken van lijstjes of inkleuren van takenlijstjes.
- Maison Slash verzamelt op deze Facebookgroep inspiratie voor ouders met kinderen om deze #vijfwekentotpasen door te komen.
- Netflix is de eerste maand gratis. Al is het gezond om schermtijd toch te beperken en vaak naar buiten te gaan (hou wel afstand van anderen!).
- De bibliotheek zet een hele reeks gratis luisterboeken (voor kinderen én volwassenen) online.
- Bedenk een langer project waar ze enkele dagen zoet mee zijn, zoals ‘bouw met al je lego-steentjes zoveel mogelijk gebouwen’.
- De Wablieft-krant zet alle artikels tijdelijk gratis open. Ideale lectuur voor kinderen en moeilijke lezers.
- Deze site verzamelt kleurplaten uit 113 musea wereldwijd.
- Zet een boekenruil op met buren (en doe dat veilig: handen wassen!).
- Werk zo gefocust mogelijk tijdens dutjes, tijdens het dagelijkse filmmoment, of – als het niet anders kan – na kinderbedtijd.
- Maak er vooral het beste van. Geniet van de tijd samen. Stress niet. En vooral: was je handen – vaak!
- Ga vanuit de zetel op virtueel museumbezoek in twaalf wereldberoemde musea.
Tip 7: werkgevers: vertrouw je medewerkers en toon begrip
Werkgevers moeten begrip aan de dag leggen voor de situatie in tijden van corona. Tegelijk moeten ze erop vertrouwen dat hun thuiswerkend personeel echt wel werk zal verzetten.
“Succesvol thuiswerk staat of valt met vertrouwen dat je medewerkers hun taken uitvoeren, of je hen nu kan zien of niet,” zegt Aaron McEwan, vicepresident van onderzoeksbureau Gartner. Leidinggevenden maken zich vaak zorgen omdat ze geen zicht hebben op de werkroutines en workflows van hun thuiswerkende medewerkers. Thuiswerkers organiseren hun werk volgens de tijdstippen waarop ze meest productief zijn. Het vertrouwen dat ze van hun manager krijgen, werkt motiverend om het werk goed uit te voeren.
Het heeft dus geen enkele zin om bureaucratische regeltjes op te leggen als ‘mail je baas als je pauze neemt’. Heb begrip voor de thuissituatie van je medewerkers tijdens deze crisis en communiceer open en eerlijk in beide richtingen.
