In het tijdperk van digitalisering en sociale media speelt het beroepsleven zich steeds meer af in een ontastbare wereld die moeilijk te omkaderen valt. Toch zijn de risico’s voor ondernemingen heel reëel: het lekken van vertrouwelijke informatie, reputatieschade, publicaties die ingaan tegen de waarden van het bedrijf of productiviteitsverlies. Hoe kunnen we deze ontsporingen voorkomen zonder inbreuk te maken op de rechten van de werknemers? We zetten de regels ter zake op een rij en delen onze praktische aanbevelingen.
Het gezagsrecht van de werkgever, gecombineerd met de loyaliteitsplicht van de werknemer, rechtvaardigt het opleggen van regels voor het gebruik van professionele digitale tools en sociale media. Deze bevoegdheid is echter niet onbeperkt en moet verzoend worden met bepaalde rechten van de werknemers, met name het recht op privacy en de vrijheid van meningsuiting. De uitdaging bestaat erin een evenwicht te vinden tussen de belangen van de onderneming en deze werknemersrechten. Vanuit dat perspectief moeten de beginselen van doelbinding, proportionaliteit en transparantie de leidraad vormen voor elk bedrijfsbeleid.
Spelregels vastleggen voor digitale tools
De regels kunnen worden opgenomen in het arbeidsreglement, een bedrijfs-cao of een intern beleid (policy). De keuze van de onderneming hangt onder meer af van haar omvang en het sociaal klimaat. Een doeltreffend beleid verduidelijkt met name of privégebruik van professionele middelen is toegestaan, binnen welke grenzen, welke types websites of inhoud verboden zijn en welke informatie als vertrouwelijk moet worden beschouwd. Wanneer er overlegorganen aanwezig zijn, is voorafgaande informatie aan de werknemersvertegenwoordigers vereist.
Controleren? Ja, maar binnen bepaalde grenzen
Het toezicht op de naleving van de vastgestelde regels is mogelijk, maar moet voldoen aan de voorwaarden van collectieve arbeidsovereenkomst nr. 81 betreffende de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de werknemers ten opzichte van de controle op de elektronische netwerkcommunicatiegegevens. Deze cao staat controles toe voor welbepaalde doeleinden, zoals het voorkomen van ongeoorloofd gedrag of de bescherming van de economische belangen van de onderneming. Werknemers moeten vooraf worden geïnformeerd over de mogelijkheid van zulke controles, het doel en de modaliteiten ervan. Eventuele sancties moeten uitdrukkelijk in het arbeidsreglement vermeld staan.
Sociale media: uitglijders liever voorkomen dan genezen
Het invoeren van een socialemediabeleid maakt het mogelijk om bepaalde risico’s te voorkomen, zoals kritiek op collega’s, publieke opmerkingen over de werkgever of inhoud die het imago van de onderneming kan schaden. Dit beleid herinnert er nuttig aan dat online publicaties in de regel tot de publieke sfeer behoren, dat elke gebruiker verantwoordelijk is voor zijn eigen privacyinstellingen en dat elke communicatie met betrekking tot het bedrijf respectvol moet blijven. Er kan ook in worden opgenomen dat discriminatoire, racistische, beledigende uitlatingen of uitspraken die onverenigbaar zijn met de waarden van de onderneming tot sancties kunnen leiden. Om doeltreffend te zijn, moet zo’n beleid ook duidelijk bepalen op welke werknemers, welke types sociale media en in welke omstandigheden het van toepassing is.
Tot slot
De risico’s die gepaard gaan met digitale tools en sociale media behoren voortaan tot de dagelijkse werkelijkheid. Hoewel het noch mogelijk noch wenselijk is om al het online gedrag van werknemers te monitoren, helpt een duidelijk kader om het risico op ontsporingen te beperken. Een weldoordacht beleid, dat transparant is over de doelstellingen en de controle-instrumenten, vormt dan ook een nuttige investering om conflicten te vermijden en doeltreffend op te treden bij ontsporingen.
Door Julien Hick, Partner / Advocaat NautaDutilh en Zoé Harles, Associate / Advocate NautaDutilh