[Coproductie] De terugbetaling van de door de werknemers gedragen kosten in het kader van de uitoefening van hun functie zijn in principe vrijgesteld van sociale zekerheidsbijdragen en belastingen. Hiermee worden bijvoorbeeld de kosten bedoeld voor het inrichten van een thuisbureau, parkeerkosten, de kosten van de carwash of de representatiekosten (kleine relatiegeschenken, deelname aan professionele evenementen, enz.).
In deze context kennen tal van ondernemingen – vaak op maandbasis – forfaitaire kostenvergoedingen toe aan de betrokken werknemers. De terugbetaling op reële basis, aan de hand van onkostennota’s en verantwoordingsstukken, resulteert immers vaak in praktische problemen voor de werkgevers (te zware administratieve lasten, enz.).
Indien deze terugbetalingen van kosten eigen aan de werkgever worden vermeld op de fiscale fiche, zijn ze voor de werkgever (in sommige gevallen slechts beperkt) aftrekbaar in de vennootschapsbelasting.
De werkgevers moeten evenwel voorzichtig zijn bij het invoeren van hun politiek inzake kostenforfaits en bij de praktische uitwerking ervan.
In het bijzonder eisen de inspectiediensten van de RSZ regelmatig de regularisatie van sociale zekerheidsbijdragen op het geheel of een deel van de forfaitaire onkostenvergoedingen. Ofwel omdat dezelfde kosten eveneens terugbetaald worden op reële basis. Ofwel omdat zij van mening zijn dat de werkgever (die de bewijslast draagt) niet aantoont dat de forfaitaire bedragen op redelijke wijze de door de werknemer werkelijk gedragen kosten dekken.
Om een herkwalificatie van de forfaits in loon en de zware financiële gevolgen hiervan (op parafiscaal en fiscaal vlak) te vermijden, bestaat er geen ‘magische formule’, maar wel een aantal praktische richtlijnen. Indien deze gevolgd worden, zullen de werkgevers bij een eventuele (fiscale of sociale) controle hun werkwijze kunnen verdedigen en kunnen zij zo een eventuele herziening anticiperen.
Wij geven u hieronder 5 praktische aanbevelingen.
- Ga te werk per functiecategorie en per kostenpost
Het is aangeraden om per functiecategorie te werken, d.w.z. eenzelfde forfait toe te kennen aan alle werknemers die een functie van dezelfde aard uitoefenen.
Deze werknemers dragen namelijk in principe dezelfde kosten, in dezelfde mate, tenzij er specifieke omstandigheden worden aangetoond.
Het is tevens aangeraden om de kostenvergoeding op te splitsen in verschillende uitgaveposten en dit op basis van ernstige criteria (kosten voor een thuisbureau, representatiekosten, enz.). Een globaal bedrag doet vragen rijzen in het geval van een controle.
Men moet dus specifiek een overzichtstabel opstellen die de maandelijkse forfaitaire bedragen weergeeft per (1) functiecategorie en (2) per kostentype.
- Hanteer de door de RSZ en de fiscus aanvaarde forfaitaire bedragen
In zijn ‘Instructies’ stelt de RSZ voor bepaalde types van kosten en onder bepaalde voorwaarden forfaitaire vergoedingen voor (bijvoorbeeld vandaag 126,94 EUR per maand voor kosten gerelateerd aan een thuisbureau, 15 EUR per maand voor de parkeerkosten). De fiscale administratie doet dit ook in fiscale circulaires (bijvoorbeeld vandaag 20 EUR per maand voor het gebruik van een private computer in geval van telewerk) of in fiscale voorafgaande beslissingen.
Indien de werkgever hogere forfaits wenst toe te kennen, moet hij in principe aantonen dat de werknemers wel degelijk hogere bijkomende kosten dragen, wat niet eenvoudig is.
Hoewel deze door de ‘administratieve jurisprudentie’ uitgewerkte forfaits niet juridisch bindend zijn, is het voor de werkgever raadzaam om deze bedragen in de praktijk toe te passen (of zo goed mogelijk te benaderen).
- Laat de forfaitaire vergoedingen valideren door de Dienst Voorafgaande Beslissingen
Het is aanbevolen de vastgestelde kostenforfaits te laten valideren door de Rulingdienst (zijnde de Dienst Voorafgaande Beslissingen in fiscale zaken).
Indien de werkgever de door hem toegekende kostenvergoedingen dient te verantwoorden, kan de fiscale ruling een doorslaggevend element zijn, zeker indien de (para)fiscale instanties voor een bepaald type kosten geen forfait hebben bepaald.
Dit is bijvoorbeeld het geval voor representatiekosten waarvoor de RSZ in zijn “Instructies” geen forfait vermeldt
Hoewel de instellingen voor sociale zekerheid (RSZ en zijn inspectiedienst) juridisch gezien niet gebonden zijn door een fiscale ruling, is deze toch een zeer belangrijk element bij de beoordeling van het dossier. Volgens de regelgeving is het begrip ‘kosten eigen aan de werkgever’ hetzelfde voor fiscale als voor sociale zekerheidsdoeleinden. Met andere woorden, aangezien een fiscale ruling wordt verkregen na een ernstig onderzoek door de Rulingdienst van de realiteit van de kosten en het redelijk karakter van de forfaits, moet deze dan ook mee in overweging worden genomen voor sociale zekerheidsdoeleinden.
We geven mee dat de procedure voor de Rulingdienst begint met een prefiling, die vertrouwelijk is.
- Dubbel gebruik vermijden
Er bestaat geen verbod voor ondernemingen om kosten terug te betalen op voorlegging van verantwoordingsstukken indien er reeds een (maandelijkse) forfaitaire kostenvergoeding wordt toegekend.
Het is echter cruciaal dat de terugbetalingen op reële basis geen betrekking hebben op de kosten die al gedekt worden door het forfait, bijvoorbeeld kleine parkeerkosten die worden gedekt door een vaste maandelijkse prijs van 15 EUR, maar ook worden vergoed via onkostenverklaringen op basis van tickets.
Met andere woorden, dubbel gebruik moet worden vermeden. Dit is een gouden regel. Als deze niet wordt gerespecteerd, dan zouden de kostenforfaits een verdoken bezoldiging vormen.
Uiteraard mogen de hogere professionele kosten die niet gedekt worden door het forfait (bijvoorbeeld hotel- of restaurantkosten) altijd terugbetaald worden door de werkgever via onkostennota’s of via een kredietkaart (mits rechtvaardigingsstukken).
- Formaliseer de praktijk inzake kostenforfaits
Het is eveneens belangrijk de toegepaste praktijk inzake kostenforfaits in een onderneming te formaliseren, bijvoorbeeld in bijlagen aan de arbeidsovereenkomst of in een policy die in het bijzonder de toekenningsvoorwaarden voor forfaitaire vergoedingen uiteenzet (pro rata bij langdurige afwezigheden, in geval van halftijdse tewerkstelling, enz.).
Heldere regels maken het ook mogelijk om dubbele terugbetalingen te vermijden.
Avocat Senior Associate Claeys & Engels
