De controle van de digitale tools en sociale netwerken van werknemers kan misbruiken aan het licht brengen die een sanctie of zelfs een ontslag kunnen rechtvaardigen. Die controle moet dan wel correct zijn uitgevoerd, en de verzamelde gegevens moeten vervolgens als bewijs kunnen worden gebruikt om een sanctie of ontslag te rechtvaardigen.
Voorafgaande informatie en beperking van de controle
Elke controle waarbij persoonsgegevens betrokken zijn, moet de AVG naleven. Werknemers moeten dus vooraf worden geïnformeerd over de mogelijkheid van een controle, de doeleinden ervan en de belangrijkste modaliteiten.
De werkgever moet een welbepaald doeleinde en een passende rechtsgrond vastleggen. Een controle kan gerechtvaardigd zijn door de gerechtvaardigde belangen van de werkgever, met name bij een vermoeden van misbruik of tekortkomingen. De controle moet echter zo gericht mogelijk blijven in het licht van het doeleinde ervan. Specifiek voor de controle van elektronische communicatie versterkt cao nr. 81 de voormelde verplichtingen inzake informatie, finaliteit en proportionaliteit.
Zo zou de werkgever, in plaats van de volledige mailbox van een werknemer te doorzoeken, zijn zoekopdracht moeten beperken tot een bepaalde periode en tot trefwoorden die verband houden met de vermoede feiten. E-mails die duidelijk als ‘privé’ zijn aangemerkt, moeten altijd buiten beschouwing worden gelaten.
Op sociale netwerken kan er geen sprake van zijn de profielen van werknemers zonder bijzondere reden regelmatig te monitoren. Een openbaar profiel op sociale media mag daarom nog niet vrij door de werkgever worden gebruikt. Elke controle moet een welbepaalde reden hebben en proportioneel blijven.
Nagaan of de controle onder private opsporing valt
Een intern onderzoek dat erop gericht is feiten vast te stellen die een werknemer worden verweten, met name door de controle van e-mails en sociale netwerken, kan onder de wet van 18 mei 2024 tot regeling van de private opsporing vallen. Deze wet legt dan verschillende vereisten op, onder meer met betrekking tot de organisatie van het onderzoek, de verzameling en verwerking van informatie, de documentatie van het onderzoek en de rechten van de betrokken persoon.
De naleving van deze regels is essentieel, aangezien een schending ervan een rechtstreekse impact kan hebben op de mogelijkheid om de verzamelde gegevens als bewijs te gebruiken. Bepaalde bewijzen die tijdens het onderzoek zijn verkregen, zouden nietig kunnen worden verklaard. Ze zouden dan niet door de werkgever kunnen worden gebruikt om de feiten te bewijzen die een sanctie of ontslag rechtvaardigen. Vooraleer over te gaan tot een controle van de e-mails of sociale netwerken van een werknemer in het kader van een intern onderzoek, is het dus onontbeerlijk zich ervan te vergewissen dat het toepasselijke wettelijke kader wordt nageleefd.
Het gevolg dat aan de controle moet worden gegeven
Zodra de informatie in het kader van de controle is verzameld, eventueel aangevuld met andere elementen die tijdens een intern onderzoek zijn verkregen, moet de werkgever bepalen of de vastgestelde feiten een verwittiging, een gewoon ontslag of, in de ernstigste gevallen, een ontslag om dringende reden rechtvaardigen. Deze beslissing moet worden genomen met inachtneming van de regels en termijnen die van toepassing zijn op de beoogde maatregel.
Er moet ook rekening mee worden gehouden dat de bewijslast van de feiten die aan de beslissing ten grondslag liggen, bij de werkgever ligt. Hij moet voldoende precieze, betrouwbare en in principe rechtmatig verkregen bewijselementen kunnen voorleggen om de realiteit van de verweten tekortkomingen aan te tonen. De wijze waarop de informatie werd verzameld, is bijgevolg doorslaggevend om de sanctie of het ontslag bij betwisting doeltreffend te kunnen verdedigen.
Controleren, ja, maar niet zomaar
De controle van digitale tools en sociale netwerken kan een waardevolle bron van informatie zijn om bepaalde misbruiken of tekortkomingen op te sporen en vast te stellen, en zo een sanctie of ontslag te onderbouwen. Die controle moet dan wel worden uitgevoerd met naleving van de toepasselijke regels. Zo niet, dreigt het gebruik van de verzamelde bewijzen in het gedrang te komen. Voorzichtigheid is dus geboden, zowel bij de wijze waarop de controle wordt uitgevoerd als bij het gebruik van de verkregen informatie.
Door Thierry Duquesne, Partner | Avocat NautaDutilh et Alix de la Barre, Associate | Avocate NautaDutilh