In een snel veranderende arbeidsmarkt investeren ondernemingen steeds meer in opleidingen om de competenties van hun teams op peil te houden en te ontwikkelen. Sommige opleidingen zijn duur en roepen bij HR-afdelingen een steeds terugkerende vraag op: is het mogelijk om deze investering veilig te stellen als de werkne(e)m(st)er kort daarna de onderneming verlaat?
In België bestaat er een antwoord op die vraag: het scholingsbeding.
Wat is het scholingsbeding?
Het scholingsbeding is een wettelijke bepaling waarmee de werkgever aan de werkn(e)em(st)er kan vragen om een deel van de kosten van een opleiding terug te betalen als hij/zij de onderneming vrijwillig verlaat binnen een bepaalde periode.
Het gaat hier niet om een strafbeding, maar om een mechanisme dat ontworpen is om een evenwicht te vinden tussen de investering van de werkgever en de vrijheid van de werkne(e)m(st)er.
Een strikt, beschermend kader
Het scholingsbeding wordt geregeld door de Arbeidsovereenkomstenwet van 3 juli 1978 en voldoet aan een aantal specifieke vereisten. Het is alleen geldig als aan alle volgende voorwaarden voldaan wordt:
1. Een opleiding die daadwerkelijk tot een kwalificatie leidt
De opleiding moet:
- een competentie aanleren die overdraagbaar is op de arbeidsmarkt,
- verder gaan dan een gewone interne bijscholing,
- een concrete meerwaarde bieden voor de werkn(e)em(st)er.
Met andere woorden, ze moet de "inzetbaarheid" van de medewerk(st)er buiten zijn/haar huidige functie verbeteren.
2. Strikte contractuele formaliteiten
Het beding moet:
- schriftelijk worden opgesteld,
- opgenomen worden in de arbeidsovereenkomst of (indien dit niet het geval is) in een bijlage die vóór het begin van de opleiding ondertekend wordt.
Het beding moet het volgende nauwkeurig beschrijven:
- de werkelijke of objectief berekenbare kostprijs van de opleiding,
- de aard en inhoud van de opleiding,
- de afschrijvingsduur (maximaal 3 jaar);
- het degressieve bedrag dat terugbetaald moet worden, naargelang de vertrekdatum.
3. Een beperkte, degressieve terugbetaling
De wet voorziet in een begrenzing van de terugbetaling:
- 80% als het vertrek plaatsvindt binnen de eerste 12 maanden,
- 60% tussen de 13ᵉ en 24ᵉ maand,
- 40% tussen de 25ᵉ en 36ᵉ maand,
- 0 % na meer dan 3 jaar.
Deze degressiviteit weerspiegelt de geleidelijke afschrijving van de investering.
Wanneer is het beding niet van toepassing?
Het scholingsbeding kan nooit toegepast worden als:
- de werkne(e)m(st)er ontslagen wordt door de werkgever (behalve om dringende reden),
- de opleiding verplicht is (bv. veiligheid, opleidingen die door de wet of de sector opgelegd worden),
- de opleiding noodzakelijk is voor de functie,
- de werkelijke kostprijs van de opleiding niet aangetoond wordt,
- het niet voldoet aan een van de wettelijke voorwaarden.
Uit heel wat geschillen blijkt dat slecht geformuleerde of te algemene bedingen vaak ongeldig verklaard worden.
Een nuttige HR-tool... indien correct gebruikt
Wanneer het scholingsbeding goed geformuleerd is, wordt het een middel om:
- investeringen in opleiding te beschermen,
- dure ontwikkelingsprojecten veilig te stellen,
- aan toekomstgericht talentmanagement te doen.
Het gebruik ervan moet wel gematigd, transparant en begrijpelijk blijven voor de medewerk(st)er. Duidelijke communicatie is essentieel om elk gevoel van dwang te vermijden.
Best practices voor HR
- Formaliseer het beding in een duidelijke en nauwkeurige bijlage.
- Documenteer de werkelijke kostprijs (facturen, offertes, overeenkomsten).
- Zorg ervoor dat de opleiding kwalificerend is.
- Voorzie een redelijke afschrijvingsperiode.
- Verduidelijk de aanpak aan de medewerk(st)er vanuit een partnerschapsgerichte ingesteldheid.
Conclusie
Het scholingsbeding is geen belemmering voor mobiliteit. Het is een manier om ervoor te zorgen dat de onderneming niet alleen opdraait voor de kosten van een belangrijke opleiding waarvan de werkne(e)m(st)er elders onmiddellijk zou kunnen profiteren.
Als dit beding goed toegepast wordt, biedt het een evenwichtige combinatie van HR-strategie, investering in competenties en rechtszekerheid.
Door Daniel Binamé,Development and Partnerships Manager Partena Professional
Download hier de checklist van Partena Professional:
HR-checklist: Veilig gebruikmaken van een scholingsbeding