De noodzaak om personeel te rekruteren, vaak synoniem met groei, is op het eerste gezicht goed nieuws. De uitdaging blijft echter om de juiste profielen te vinden zonder de financiële middelen uit te putten, de eerste administratieve processen op te zetten, medewerkers te motiveren en taken te delegeren zonder de controle te verliezen. Als starter word je dan een HR-manager die voor een heleboel uitdagingen komt te staan.
De eerste uitdaging is het aantrekken van profielen die werkelijk aansluiten bij de behoeften en de filosofie van het bedrijf. Dit betekent dat je duidelijk de vaardigheden moet identificeren die nodig zijn om het bedrijf te laten groeien. Het is ook belangrijk om jezelf aantrekkelijk te maken in de ogen van potentiële kandidaten door je sterke punten optimaal te benutten. “Je moet een voldoende aantrekkelijk salarispakket kunnen combineren met verwachtingen op het gebied van flexibiliteit en mobiliteit. Maar als ze hun passie voor hun project of technologie kunnen overbrengen, kan een starter een extra voordeel hebben ten opzichte van een groot bedrijf”, legt Amélie Alleman, oprichter van het rekruteringsplatform Betuned, uit.
Ze integreren ...
De lockdown door Covid, die voorheen enigszins verwaarloosd werd, heeft het belang van integratie duidelijk gemaakt. Veel van de werknemers die tijdens deze periode werden aangenomen, verlieten hun bedrijf al snel omdat ze alleen op afstand met het bedrijf in contact konden komen. Vandaag de dag staat een succesvol onboardingprogramma – kennismaking met teams, training in tools, mentoring door een collega, systematische dialoog tijdens de eerste weken … – bovenaan elke HR-agenda.
Maar let op: een succesvolle introductie betekent ook dat iedereen op de hoogte moet zijn van de situatie. “Kmo's rekruteren vaak overhaast, soms meerdere mensen tegelijk, zonder een echte strategie. Maar als het team niet klaar is om ze te verwelkomen, loopt het vaak uit op een nachtmerrie”, zegt Margot Féard, oprichter van Inspirite, een coachingsplatform voor kmo's en start-ups.
… en ze behouden
Small is beautiful? Niet helemaal. Al enkele jaren is het in kleine bedrijven net zo moeilijk om werknemers te behouden en te motiveren als in grote bedrijven. Voor Margot Féard is het zelfs de grootste uitdaging. “Werknemers zijn op zoek naar meer zingeving, erkenning en persoonlijke ontwikkeling. Maar deze aspecten ontbreken in zeer operationele omgevingen waar de urgentie van het dagelijks werk de overhand neemt. Omwille van onmiddellijke efficiëntie wordt opleiding vaak beperkt tot hard skills, terwijl soft skills, hoewel essentieel, maar al te vaak aan de kant worden geschoven”, merkt ze op. Daarom is het een goed idee om al bij de eerste aanwervingen een goed opleidingsplan op te stellen dat de betrokkenheid, de samenwerking en het aanpassingsvermogen van het team versterkt, wat allemaal cruciale factoren zijn om te kunnen groeien.
Maar is het in kleine organisaties, waar nabijheid de norm is, noodzakelijk om HR-gesprekken en beoordelingsgesprekken te systematiseren? Voor de twee experts is het antwoord ja: “Ook al zijn ze in het begin informeel, ze zijn essentieel om feedback te geven, doelen te stellen en loopbaanontwikkeling te bespreken”, zegt Margot Féard.
“Het is niet omdat we een klein bedrijf zijn dat we elkaar voortdurend zien, bijvoorbeeld tussen ontwikkelaars op kantoor en verkopers of installateurs in het veld. In veel bedrijven komen mensen maar een of twee dagen per week naar kantoor. Het is dus des te belangrijker om tijd vrij te maken om persoonlijke ontwikkelingskwesties te bespreken, eventuele problemen op te lossen en te controleren of we nog steeds op één lijn zitten. En dat geldt nog meer voor introverte persoonlijkheden”, beaamt Amélie Alleman, die onlangs ook Jobloom heeft opgericht, een digitale dienst voor employer branding.
De sleutels tot een sterke bedrijfscultuur
Kunnen deze gesprekken, naast hun individuele dimensie, dienen als basis voor wat later een bedrijfscultuur zal worden? Margot Féard is hiervan overtuigd. “Mij wordt vaak de vraag gesteld hoe je met weinig middelen een sterke cultuur kunt ontwikkelen”, zegt ze. Om dit te realiseren, identificeert de expert een aantal zeer praktische en toegankelijke sleutels.
Ten eerste, transparante communicatie. Zelfs in een klein team is het cruciaal om werknemers regelmatig op de hoogte te houden van de visie, doelstellingen en beslissingen van het bedrijf. “Dit kan via een wekelijkse teammeeting of een eenvoudige interne nieuwsbrief. Een werknemer die begrijpt waar het bedrijf naartoe gaat, wordt vanzelf een ambassadeur”, benadrukt ze.
Vervolgens een mentaliteit van co-creatie. Door het team te betrekken door hen inspraak te geven en naar hun mening te vragen, krijgt iedereen het gevoel echt impact te hebben op het bedrijfsproject.
Ten slotte mogen feedback en erkenning niet beperkt zijn tot formele momenten. Als deze gesprekken zowel constructief als welwillend zijn, moedigen ze voortdurende verbetering aan en laten ze zien dat er naar je geluisterd wordt. “Het waarderen van successen, hoe klein ook, met een ‘dankjewel’, een vermelding in een vergadering of een eenvoudig gebaar zoals een teamlunch, helpt echt om betrokkenheid op te bouwen”, benadrukt Margot Féard, die erop wijst dat een cultuur van spontane communicatie helpt om problemen snel aan te pakken, voordat ze escaleren.
Tijdrovende administratie vermijden
Tot slot betekent een team uitbreiden ook dat een aantal overeenkomsten en processen geformaliseerd moeten worden om fouten en sancties te voorkomen. Naast de noodzaak van strikte arbeidscontracten, inclusief voordelen en specifieke clausules zoals vertrouwelijkheid en concurrentiebeding, krijgt de ondernemer te maken met nieuwe verplichtingen zodra hij of zij aan de slag gaat, op het gebied van payroll en alle wettelijke formaliteiten.
Te beginnen met RSZ-aangiftes en loonberekeningen. Hiervoor zullen ze een beroep kunnen doen op een erkend sociaal secretariaat, waar er in ons land geen tekort aan is. De uitdaging? Zorgen dat de vaak tijdrovende administratieve kant van HR het menselijke aspect, wat nog altijd het allerbelangrijkste is, niet overschaduwt. “Want HRM is in de eerste plaats een kwestie van openheid en empathie”, besluit Amélie Alleman.