[genodigde artikel]
Neem even een kijkje naar conventionele enquêtes over interne tevredenheid: communicatie verschijnt altijd in de top drie van de delicate onderwerpen. Er bestaan heel wat kwalitatieve tools, maar alles hangt af van de manier waarop de mens communiceert. Met een goede communicatie kunt u ook delicate kwesties aankaarten. Zo bijvoorbeeld het gedrag op de werkplek. In elk geval is dit de goede manier om het teamwerk efficiënt te ontwikkelen en te verbeteren. Er bestaat een nauwe band tussen communicatie, gedrag, teamwerk en de goede werking van een organisatie. Waarom ze zo belangrijk zijn? Hieronder leest u een paar punten om even over na te denken.
Communicatie is ieders zaak
Een slechte communicatie heeft een heel concrete negatieve invloed op de anderen. Zelfs de meest toegewijde mensen kunnen hierdoor hun motivatie en hun kalmte verliezen. De gevolgen kunnen ook de prestaties van het team aantasten. Om betrokkenheid te verkrijgen, is uw overtuigingskracht een essentiële communicatievaardigheid. Hier kan er geen sprake zijn van manipulatie of enige vorm van dwang ten aanzien van de gesprekspartner. Vandaar het fundamentele belang om zowel aan de vorm als aan de inhoud te sleutelen. U stimuleert het brein van de gesprekspartner ook door uw stem, uw gebaren en de kwaliteit van de informatie. Laten we echter toegeven dat we meestal focussen op de inhoud en veel minder op de vorm.
Impact …
Elke situatie dwingt u, als verantwoordelijke van de organisatie, zich uit te drukken en een standpunt in te nemen. U zult grenzen moeten leggen, regelmatig herinneren aan het kader van de situatie en ook coherent en geloofwaardig moeten optreden. Deze authenticiteit is een delicaat te vinden evenwicht tussen gezag en tolerantie.
Leiding geven aan teams is soms niet gemakkelijk …
Sommige medewerkers zullen duidelijk overdrijven. Anderen zullen zich “gewoon”negatief gedragen. En nog anderen zullen ronduit stokken in de wielen steken. De verhalen volgen vaak hetzelfde stramien: u probeert de boodschap te verzachten maar op den duur wordt u door gebrek aan reactie erg directief of agressief om die boodschap toch over te brengen. Met alle gevolgen van dien. Uw organisatie kan aan productiviteit en efficiëntie inboeten. Of u verliest aan geloofwaardigheid en gezag. Voor werknemers betekent dit een ongepaste manier om met het probleem om te gaan. En als de situatie onhoudbaar wordt, gebeurt het dat collega’s ontslag nemen. Effectief communiceren als leidinggevende betekent nog niet dat u een bekrompen persoon bent zonder respect voor de medewerkers. Integendeel: door duidelijk en precies te communiceren vermijdt u conflicten en ingewikkelde discussies.
Hoe brengt u gedragingen ter sprake?
We zijn ervan overtuigd dat een interne cultuur die iedereen het recht geeft gedragingen ter sprake te brengen (maar dan wel tactvol), de goede manier is om positief gedrag binnen de organisatie aan te moedigen. Zolang we niets doen, zal de neerwaartse spiraal van negatief gedrag schade blijven aanrichten.
Waarom doen wij niets?
De betrokken persoon uitnodigen op een gesprek over het probleem is op zich al een hele karwei. Hoe pakken we dat aan? We moeten hier uitleggen en toelichten waarom een bepaald gedrag ons stoort. We betreden dan een andere dimensie van de organisatie, waar respect en tolerantie de boventoon voeren: we leggen de grenzen van wat wij kunnen aanvaarden en luisteren naar de grenzen van de gesprekspartner. Hierbij moet u de regels en gevolgen kunnen aanvaarden: als u een dergelijk onderwerp met een collega bespreekt, moet u zelf accepteren over die zaken te worden aangesproken. Want ook uw gedrag en houding kunnen ter sprake komen. Hoe dan ook, de boodschap is duidelijker: “ook uw mening vind ik belangrijk.”
U bespaart hiermee geld en maakt de collega’s gelukkiger
Houd rekening met de voordelen voor de organisatie: 28% extra productiviteit, 12,5% stijging van de omzet, 16% minder kosten, 15% minder personeelsrotatie en 11% minder ziekteverzuim (volgens de gegevens van “Aanspreken? Gewoon doen!”, van Gytha Heins, Ed. Boom, 2017). Een ware investering, dus.
De dynamiek van het team beheren en creëren: nieuwe normen
De lockdown, het al dan niet zelfgekozen telewerk, zieke mensen in de omgeving, tijdelijke werkloosheid, de verplichting om naar de werkplaats te komen … De gezondheidscrisis heeft talloze moeilijke situaties veroorzaakt die wij allen op onze eigen, individuele manier hebben meegemaakt. Hoe is het met de medewerkers gesteld? Zijn er spanningen ontstaan? Is de geloofwaardigheid van het management team aangetast? Hoe beheert u als manager de angsten en onzekerheden in uw team?
Samenwerking
De organisaties die in deze moeilijke tijden het best presteren, doen een beroep op collectieve intelligentie. De richtlijnen voor de toekomst, de manier van werken, de positionering van de organisatie: allemaal vraagstukken waar medewerkers hun zegje over moeten doen. Samenwerking heeft positieve effecten: meer verantwoordelijkheid, betrokkenheid, denkwerk, initiatief enz.
Mensen activeren
In wezen berust niet alles op de leidinggevenden. Medewerkers zijn bereid om zich verder in te zetten voor hun beroep. Tenminste als medeverantwoordelijkheid een feit wordt. En dat gebeurt via effectieve communicatie, praten over gedragingen en ontwikkelen van een teamdynamiek.
Over de auteur
Nicolas Delebois, Managing Director bij L&AD SRL